¿Sabías que el empleado promedio dedica más de un día laboral completo por semana a redactar correos electrónicos que, en su mayoría, no se leen? Una investigación de OnePoll y Slack reveló este dato alarmante, que se suma a otro aún más preocupante: el 45% de los trabajadores ha perdido información crucial (fechas límite, reuniones, etc.) por no haber leído un correo electrónico importante.
¿Te suena familiar? La sobrecarga de correos electrónicos puede ser una verdadera pesadilla, pero no tiene por qué ser así. Con un poco de organización y las estrategias adecuadas, es posible convertir tu email en un aliado, en lugar de un enemigo. Descubre 10 formas fáciles y rápidas de organizar tu bandeja de entrada.
1. Ordena tus correos electrónicos en carpetas
Para poner orden en tu bandeja, ¡usa las carpetas! Sí, crea fólderes con los que establecer un sistema de clasificación. Según la urgencia (Responder hoy, En curso, etc.), el tema (Finanzas, Personal, etc.) o lo que necesites. De este modo, podrás concentrarte en revisar solo las carpetas relevantes en cada momento, lo reduce las distracciones y mejora tu capacidad de respuesta.
Lee también: Cómo redactar un correo de seguimiento después de una entrevista
2. Crea filtros para que los correos se ordenen en las carpetas
De seguro en el punto anterior pensaste, ¡ahora tengo otra tarea!, y no es así. La mayoría de los proveedores de correo electrónico te permiten ordenar tus mensajes automáticamente.
¿Cómo? A través de filtros que le indican qué hacer con ciertos mensajes. Por ejemplo, puedes crear uno que mueva todos los correos que digan «factura» a una carpeta con el mismo nombre, o que coloque los correos de tu jefe en una carpeta especial para que los veas primero.
3. Deshazte de las suscripciones que ya no te interesan
¿Te has suscrito a boletines informativos o notificaciones que ya no aportan valor? Revisa tu bandeja para identificar esos correos electrónicos no deseados, ¡y elimínalos!
De esta manera, reduces la cantidad de mensajes que recibes. Lo que se traduce en menos desorden para clasificar, ya sea de forma manual o automática, y te dará más tiempo para enfocarte en lo importante.
4. Categoriza con etiquetas
Las etiquetas brindan un sistema de organización más flexible y potente para tu bandeja de entrada. A diferencia de las carpetas, donde un correo electrónico solo puede pertenecer a una, las etiquetas permiten clasificar un mismo mensaje bajo múltiples categorías.
Imagina un correo electrónico sobre una factura de un cliente específico para un proyecto en curso. En este caso, agregas las etiquetas Factura, Cliente XYZ y Proyecto ABC. Así, podrás encontrar rápidamente ese correo electrónico buscando por cualquiera de esas etiquetas, incluso si también está archivado en una carpeta específica, como Facturas pendientes.
5. Establece cuentas de correos para cada parte de tu vida
¿Te sientes abrumado por la cantidad de correos electrónicos que recibes? Si eres freelancer o simplemente quieres separar tus asuntos personales y profesionales, crear diferentes cuentas de correo electrónico para cada área de tu vida puede ser una gran solución.
¿Cómo te beneficia esto?
- Organización: Cada parte de tu vida tendrá su propio espacio, lo que te facilita encontrar los mensajes que necesitas rápidamente.
- Claridad: Podrás identificar de inmediato si un correo electrónico está relacionado con tu trabajo, proyectos independientes, asuntos personales o cualquier otra categoría que definas.
- Menos distracciones: Al separar tus bandejas de entrada, puedes evitar distraerte con correos electrónicos no importantes mientras te concentras en una tarea específica.
6. Silenciar conversaciones
Puede que al principio una conversación entre compañeros de trabajo te incluyera y fuera relevante, pero si llega un punto en el que deja de serlo, para evitar recibir notificaciones, lo más ideal es silenciarla.
¡Y no te preocupes!, los nuevos mensajes de la conversación silenciada no se eliminan. Se archivan de manera automática, por lo que puedes acceder a ellos en cualquier momento si los necesitas.
7. Deshazte de las pestañas que no usas
¿Sabías que puedes deshacerte de esas pestañas de Gmail que no te aportan nada? Gmail te permite personalizar tu bandeja de entrada para que solo veas las categorías que te interesan.
¿Cómo hacerlo?
- Abre Gmail y haz clic en el ícono de Configuración (engranaje) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Ver todos los ajustes.
- En el menú, haz clic en Recibidos.
- En la sección Categorías, desmarca las casillas junto a las pestañas que deseas desactivar.
- Para terminar, haz clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página.
Ahora bien, ten en cuenta que la pestaña Principal no se puede deshabilitar, y que los mensajes de las que deshabilites se mostrarán en esta. Así las cosas, si una pestaña recibe muchos correos, te recomendamos no desactivarla para evitar perder mensajes.
8. Archiva los correos que podrían serte útiles en el futuro
Si tu bandeja de entrada se llena de correos electrónicos que no necesitas ahora mismo, pero que sí podrían serte útiles en el futuro, la función archivar te permite guardarlos sin que ocupen espacio en tu bandeja de entrada principal.
Además, estos siempre estarán disponibles para ti en Archivados. Así mismo, considera que también es posible automatizar el archivado, con filtros como el remitente o el asunto.
¿Una ayuda extra para organizar tu bandeja de entrada?
Si bien las estrategias mencionadas anteriormente te brindan una base sólida para organizar tu bandeja de entrada, existen herramientas que pueden complementar y potenciar tus esfuerzos. Hiver, Saneboz, Maildrop son solo algunos de los nombres más famosos. ¡Toma el control de tu bandeja de entrada y disfruta de una experiencia de correo electrónico más productiva, organizada y libre de estrés!
