¿Cuál es la diferencia de gestionar un equipo virtual de escritores de uno presencial? Es posible que no mucha, si se hace a un lado lo obvio, la distancia. No hay nada que no pueda hacer un buen enfoque, una buena planificación y tener claro a qué se está apuntando. Te damos algunos consejos para administrar con eficiencia a un equipo de redactores remotos.
1. Arma una estrategia de contenido
Ten presente que antes de crear un equipo debes tener preparada una estrategia de contenido. Asegúrate de responder los siguientes puntos, para luego comenzar a contratar escritores:
- ¿A qué público objetivo estarán dirigidos los artículos? ¿Qué necesidades e intereses pretendes cubrir?
- ¿Qué tipo de contenido producirás? Esto te ayudará a definir un propósito.
- Delimita cuántos artículos publicarás cada día o cada semana, así como el estilo y la extensión que te gustaría que tuvieran dichos artículos.
- ¿Cuál será tu estrategia de marketing de contenidos?
Para tu grupo de redactores será crucial esta información. Es la dirección que necesitan para crear artículos de calidad.
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2. Redacta una guía de pautas
Una guía de pautas ayudará a entender a los escritores hacia dónde vas y qué es lo que necesitas. Este documento debe estar muy bien organizado, procura dejar plasmada la estructura, el formato, la terminología y qué tipo de escritura deseas. E incluso describe paso a paso y con ilustraciones cómo te gustan las cosas y los errores que deben evitar cometer. Si es posible, ¡coloca ejemplos!
Debes permitirle el acceso de forma permanente a esta guía, para que ellos puedan consultar cuando lo requieran. Así mismo, cuando realices modificaciones hazlo saber, y deja resaltados los cambios para que puedan ubicarlos con facilidad.
3. Define cuántos escritores necesitas y qué rasgos buscar
La escritura es muy diversa y cada escritor se especializa en un área. Tener claro qué rasgos buscas en un escritor te ayudará a hallarlo con mayor facilidad. Por supuesto, debes asegurarte también que este posea buenas habilidades para la redacción, además de ortografía. Si no tiene estos atributos, en definitiva no lo quieres en tu proyecto.
Por otro lado, para determinar cuántos escritores necesitas, primero deberás armar un plan de publicación. Este es el indicador perfecto para darte esa respuesta. También puedes preguntarle al freelancer cuántos artículos está dispuesto a hacer durante la semana sin comprometer la calidad.
Busca escritores experimentados que tengan, al menos, una compresión básica de SEO. Es un requisito importante para cualquier página web y su posicionamiento en los motores de búsqueda.
4. Usa una herramienta para asignar los temas
Hay muchas herramientas que te ayudarán no solo a organizar el calendario de publicaciones, también podrás asignarle a cada redactor el tema que le corresponde, incluso programar la fecha límite de entrega y colocar procesos. Por ejemplo, redactado, en revisión y publicado. Trello, Asana y ClickUp son algunas de las tantas aplicaciones que puedes usar.
5. Coloca una fecha límite flexible
Planifica las fechas de entrega con al menos una semana de anticipación. Esto le permitirá al escritor poner en orden sus compromisos. Además, disminuyes la probabilidad de que incumplan con la actividad y de entorpecer tu cronograma de edición y publicación.
También considera que en caso de que alguno no pueda cumplir, tendrás tiempo para asignarlo a otro miembro del equipo de redactores.
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Otros consejos para administrar a un equipo de redactores remotos
El secreto para administrar un equipo de redactores se podría resumir en una palabra, organización. Sin embargo, también hay otros aspectos a tener en cuenta para que la gestión sea exitosa.
- Es necesario definir un estilo, pero no seas tan estricto en este punto. El estilo que definas deberá permitir toques y sabores personales. Recuerda que cada escritor es único y pretender que todos creen artículos idénticos, no tendrá buenos resultados.
- Es probable que siempre te topes con escritores ansiosos, aquellos que quieren recibir más asignación y no dudan en pedir más trabajo. Considera asignarles temas con más de dos semanas de anticipación.
- Mantén una comunicación abierta con los escritores, no dudes en darles feedback si hay algo que se deba mejorar.
- Facilítales un canal para que ellos pueda hacer preguntas.
La comunicación es la clave cuando sientas que algo se está saliendo de control. Administrar un exitoso equipo de redactores remotos es un proceso que lleva tiempo, esfuerzo y enfoque.
