Algunos se sienten más productivos cuando se concentran en sus tareas y las terminan en menos tiempo. Otros cuando finalizan muchas tareas en un día. E incluso están quienes se consideran más eficientes después de dar por completada una tarea compleja. Sea cual sea tu caso, siempre es bueno buscar nuevas formas de ser más profuctivo en el trabajo. En este artículo, te ofrecemos algunos consejos que pueden ser de utilidad.
¡Espera! No te alarmes. No se trata de imposibles, sino de pequeñas acciones que puedes implementar en tu lugar de trabajo y que juntas sumarán una gran diferencia. Ahora te las explicamos.
1. Prioriza tus tareas
Hay actividades que toman más tiempo que otras. Por ejemplo, redactar una cadena de correos electrónicos es mucho más laborioso que enviarlos o armar la lista de receptores de dicho correo. En ese sentido, la recomendación es realizar las tareas más difíciles primero y luego proseguir con las más sencillas.
De la misma manera, realizar las cosas más pesadas en la mañana, que es cuando la mayoría tiene más predisposición y energía. De esta manera te asegurarás de cumplir con lo más importante antes de que te llegue la modorra del medio día o posalmuerzo.
Te puede interesar: Trampa de la eficiencia laboral: ¿qué es y cómo escapas de ella?
2. Establece objetivos para el día
Otro de los consejos para ser más productivo en el trabajo es establecer pequeñas metas para cumplir durante el día. No solo se trata de organizar tus tareas, sino también de lo que quieres lograr: enviar 5 correos a proveedores, revisar 10 informes de la pila, entre otros. Trata de ponerte un límite de tiempo para lograrlo, por ejemplo, llamar a 12 clientes hasta antes del almuerzo.
El objetivo no es estresarse si no se cumplen estas metas, sino motivarse con el tiempo límite y mantenerse en movimiento. Si lo pruebas, verás cómo las cosas funcionan más rápido.
3. Toma descansos regulares
Un problema muy recurrente es que muchos piensan que los descansos no son productivos. Estas personas no pueden estar más equivocadas. De hecho, sin las pausas es más probable que tu nivel de rendimiento general descienda. Por ello, es importante que tomes descansos adecuados.
No hablamos solo de dormir tus horas completas por la noche, sino también de las pausas activas. De tener 15 minutos para estirar el cuerpo y comer algo, hasta dar una vuelta y sacar al perro. Verás cómo incluso los problemas más complejos parecen resolverse más rápido.
4. Realiza una tarea a la vez
Multitarea no es sinónimo de productividad. Eso es algo que algunos jefes y coordinadores no entienden, pues creen que mientras más trabajo te agregan, lo realizarás mejor y de manera más eficiente. En realidad, la sobrecarga laboral genera que las cosas no salgan como deberían.
Así las cosas, te sugerimos realizar una tarea a la vez, pero poner todo tu empeño en ella. ¿Qué significa esto? Trata de reducir al mínimo las distracciones como las notificaciones del celular, la tentación de revisar las redes y conversar con tus colegas.
5. Delega tus tareas
Querer abarcarlo todo nunca es buena idea. Ya sabes lo que dice el dicho: el que mucho abarca, poco aprieta. Es verdad que existen tareas pequeñas que podemos hacer nosotros mismos, pero cuando compiten con trabajos más complejos, una de las mejores opciones es delegarlas. De esta manera podrás enfocarte en las cosas que requieren más concentración.
Descubre: Deep work: qué es y cómo aumenta la productividad
6. Configura tu día por bloques
Uno de nuestros consejos para ser más productivo en el trabajo es que empieces a dividir tu día por bloques (mañana, tarde y noche) y conforme a ello, organices las tareas que debes realizar en cada uno. Por ejemplo:
- Mañana: Sacar el perro a pasear, recoger la ropa de la tintorería, estudiar un capítulo para la siguiente lección de la maestría.
- Tarde: Revisar correos, responder a los proveedores, hacer y mandar cotizaciones.
- Noche: Hacer ejercicio, revisar respuestas de los proveedores, alistar los temas para la reunión de mañana.
De esta forma se hará mucho más sencillo hacer las tareas y llevar un orden de lo siguiente que debes realizar. Evitarás perder el tiempo con horas muertas y tu día rendirá para hacer más cosas.
7. Usa la regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos es un excelente recurso para aumentar la productividad, y consiste en que si una tarea tarda menos de dos minutos, debes hacerla de inmediato, ya que corres el riesgo de olvidarla y dejarla pasar. Esto puede ser desde responder un comentario que dejaron en las redes que manejas como community manager, hasta responder el correo electrónico de tu jefe.
8. Detalla el esquema a seguir para tus reuniones
Si hay algo más molesto que una reunión de una hora en la que nadie llegó a ningún acuerdo, no sabemos lo que puede ser. Y seamos honestos, este tipo de reuniones suelen suceder con más frecuencia de lo que queremos. Todo, porque no sabemos optimizar nuestro tiempo.
Como parte de estos consejos para ser más productivo en el trabajo y evitar tener reuniones fatigantes, te sugerimos preparar con anticipación todos los puntos que quieres tratar. Por ejemplo, si te interesa preguntarle a tu jefe sobre la próxima campaña del Día de los Enamorados, o cómo van a abordar cierto tema en la comunicación de la empresa, apunta esos temas en una hoja y llévala a la reunión.
Esto te recordará por dónde tiene que ir la línea de la reunión y prevendrá distracciones y cambios de tema que lleven a lugares no productivos.
La productividad y sus formas
Recuerda que la productividad tiene muchas formas: desde atender 5 reuniones en un día, hasta redactar un correo bien estructurado para solicitar algo a una autoridad. Cada persona tiene su concepto de lo que es ser productivo según su realidad y se adapta a lo que más le conviene. Por ello, esperamos que estos consejos para ser más productivo en el trabajo, aunque generales, te sean de utilidad.
