Hay días en los que el trabajo fluye y cuando terminas, te sientes satisfecho contigo mismo. Claro que no todos son tan agradables, a veces te distraes y haces cualquier cosa, menos las tareas del día. ¿Pero qué es lo que cambia? ¿Qué afecta? Pues existen varios factores e incluso hábitos que afectan la productividad. Veamos cuáles son y, en especial, cómo solucionarlo para no perjudicar tu trabajo.
1. No tener un plan para el día
Si empiezas el día sin saber qué tienes que hacer, te distraerás fácilmente. Es como intentar llegar a un lugar sin mapa: te perderás. Lo mejor es planificar tu día a partir de listas de tareas.
Así, no tendrás que preocuparte por recordar todo y podrás concentrarte en trabajar. Además, ir marcando las tareas completadas te motivará a seguir adelante. Después de todo, son como pequeñas victorias.
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2. Pasar mucho tiempo respondiendo mensajes
Todos los días recibimos muchos mensajes: correos, chats, llamadas… y es fácil caer en la trampa de querer responder a todo al instante. Pero si lo haces, dejas que otros controlen tu tiempo. En lugar de eso, decide tú qué es lo más importante. Haz primero tus tareas principales y deja los mensajes para después.
Aunque está bien revisar tus mensajes, hazlo en un momento que tú elijas. Puedes responder rápido a clientes importantes o a tu jefe, pero la mayoría de los mensajes pueden esperar. Tú decides cuándo y cómo responder. Así, te aseguras de que tu trabajo importante no se vea interrumpido.
3. Practicar la multitarea
Cada vez que saltamos de una tarea a otra, el cerebro necesita tiempo para adaptarse. Esto significa que si cambiamos constantemente de actividad, estamos perdiendo tiempo. Incluso si solo tardamos 5 minutos en volver a concentrarnos, 12 cambios al día suman una hora.
Para evitar esto, agrupa tareas similares. Por ejemplo, dedica un tiempo a responder correos, otro a llamadas, y otro a tareas que requieran concentración. Al hacer tareas parecidas juntas, tu cerebro se mantiene enfocado y eres más productivo.
4. Asistir a demasiadas reuniones
A veces, vamos a reuniones que parecen importantes, pero al final sentimos que perdimos el tiempo. Es fácil aceptar todas las invitaciones a reuniones, pero si lo haces, puedes pasar demasiado tiempo en ellas, y no en tu trabajo real. Para evitar esto, sé selectivo. No vayas a todas las reuniones, solo a las que realmente te ayuden a hacer mejor tu trabajo.
Para saber si una reunión vale la pena, pregúntate: ¿Me ayudará esto a trabajar mejor? Si la respuesta es sí, ve. Si no, mejor usa ese tiempo para hacer tus tareas importantes.
5. Tener demasiadas prioridades
Si siempre tienes una lista larguísima de tareas, es normal que te sientas abrumado. Ver que no terminas todo te desmotiva y te hace sentir que no avanzas. Además, tener demasiadas tareas significa que estás trabajando demasiado, o que no estás eligiendo bien qué es lo más importante.
Para trabajar mejor, limita tu lista de tareas diarias a unas 12 cosas. Algunas pueden ser muy rápidas, como hacer una llamada corta o enviar un mensaje. Si tienes más tareas, organízalas para otros días. Así, te enfocas en lo más importante y te sientes más productivo.
6. Poner proyectos grandes en tu lista de tareas
En común poner tareas grandes en nuestra lista de pendientes, como «terminar el proyecto X». Pero esto no funciona, porque no sabemos por dónde empezar. Para evitarlo, divide esos proyectos grandes en tareas pequeñas y claras. Por ejemplo, en lugar de «terminar el proyecto X», opta por «escribir el borrador del informe X» o «llamar al cliente Y para hablar del proyecto X».
De este modo, sabes exactamente qué hacer y puedes avanzar poco a poco. Aunque no termines todo el proyecto en un día, al menos habrás adelantado algunos pasos. ¡Dividir y conquistar es la clave!
7. No descansar
Trabajar muchas horas sin descanso es malo para la salud y la productividad. Muchas empresas no dejan que sus empleados descansen lo suficiente, y eso causa estrés y cansancio.
En ese sentido, para que las personas trabajen mejor, necesitan desconectar de forma regular. Un momento de relajación, así sea corto, ayuda a relajar la mente y a reducir el estrés.
Lo ideal sería que cada persona tuviera un tiempo de descanso proporcional a sus horas de trabajo. Además, sería bueno hacer pausas cortas de unos 10 minutos entre tareas. Así, la mente se refresca y se puede trabajar con más concentración.
8. No trabajas en un lugar adecuado
El lugar donde trabajamos es muy importante para hacer bien nuestro trabajo. Aspectos como la luz, la temperatura, el ruido y la limpieza afectan la capacidad para concentrarnos y hacer tareas.
Para que tu espacio de trabajo sea mejor, asegúrate de que haya buena luz, preferiblemente natural. La temperatura ideal es entre 21 y 23 ºC. También es bueno tener lugares tranquilos para concentrarse y limpiar regularmente.
9. No hay capacitación
Para que los empleados hagan bien su trabajo, necesitan tener las habilidades y el conocimiento adecuados. Es importante que siempre estén aprendiendo y mejorando. Así, la empresa se asegura de que todos sean productivos y estén al día con lo que necesitan saber.
Para ayudarlos, la empresa puede revisar qué habilidades tienen y cuáles necesitan mejorar. También ofrecer diferentes formas de aprender, como cursos en línea o talleres.
Mejora tu productividad
La falta de planificación, la mala gestión del tiempo, el entorno de trabajo e incluso no desarrollar las habilidades afectan la productividad. Sin embargo, con estrategias sencillas como la planificación, la priorización de tareas, la gestión del tiempo y la creación de un ambiente de trabajo adecuado, es posible mejorar significativamente la productividad y alcanzar un mayor nivel de satisfacción laboral. Recuerda que pequeños cambios y el desarrollo de buenos hábitos pueden marcar una gran diferencia en tu día a día.
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