Las reuniones. Las benditas reuniones. Ni Elon Musk las tolera. Y hay empresas dónde, dependiendo del cargo, es salir de una para entrar a otra. No dejan cumplir con las tareas y, para colmo, una encuesta de la Universidad de Carolina del Norte, a 182 gerentes senior de diversas industrias, reveló que el 71 % son improductivas.
Así las cosas, antes de entrar y salir como un autómata de reunión en reunión, descubre cuántas reuniones se recomienda tener al día, en qué horario y otros consejos que te serán de utilidad.
¿Por qué no es bueno tener tantas reuniones al día?
Para las empresas, la respuesta es sencilla: el costo. Por su parte, los trabajadores también lidian con un costo, pero esta vez psicológico. Esto, porque las reuniones suelen aumentar el estrés y la ansiedad. Imagina que tienes un deadline cerca y ¡pum!, una reunión. O que tienes los nervios de punta porque debes hacer una presentación a tus superiores.
Así mismo, está la sobrecarga de información y tareas que afectan la salud mental y física. Ojo, que no es que odiamos las reuniones, solo que hay que hacerlas menos frecuentes y otras cositas para que sean más efectivas y no tengan estos efectos. A eso vamos.
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¿Cuántas reuniones se recomienda tener al día?
Al grano: dos o tres. Además, se aconseja que sean durante la tarde y reservar la mañana (cuando se es más productivo) para cumplir con las tareas sin ningún tipo de interrupción. El día también influye. Siempre será mejor una reunión a mitad de semana que un lunes o viernes.
Esto incluye, en especial, a los gerentes, ya que parte de su día debe estar dedicada al futuro de la empresa, sus objetivos y ambiciones. Y si las reuniones son frecuentes, y no abordan estos temas, los alejan de esta esencial labor.
¿Cómo lograr que las reuniones sean más productivas?
Por fortuna, no todo son malas noticias, y ya que las reuniones son necesarias, veamos cómo podríamos hacerlas un poco más amenas para todos.
- Establece un día de la semana en el que no se realicen reuniones. Esta solución ha sido implementada por empresas como Asana, donde tienen la regla de que los «miércoles no hay reuniones», con el objetivo de que se cuente con un gran bloque de tiempo para trabajar concentrado.
- También funciona programar todas las reuniones un mismo día o los mismos días de la semana. Por ejemplo, martes y jueves. Esto permite una mayor organización, y deja otros días de la semana para trabajar sin este tipo de interrupciones.
- Mantén las reuniones por debajo de los 20 minutos. Así mantendrás la atención de los asistentes, y no interferirás con su agenda.
- Limita el número de participantes: entre 5 y 8 asistentes. Esto, según Robert Sutton, quien afirma que «los equipos grandes apestan» y deben mantenerse pequeños para ser más productivos.
- Crea una agenda. Esto puede ser desde el propio Google Meet que, además de indicar cuándo comienza y termina la reunión, tiene un espacio para una descripción en el que se pueden agregar los objetivos y, si es el caso, cómo deben prepararse los asistentes. De acuerdo a Calendar, esto reduce en 8 minutos la duración de las reuniones.
¿Cómo reducir el número de reuniones?
Ahora tendrás reuniones más productivas y cortas, ¿pero cómo reduces su número? Para empezar, pregúntate si realmente es necesario hacerla o basta con un correo electrónico.
Así mismo, filtra las reuniones a las que eres invitado. Y se recomienda rechazar aquellas que no tienen una agenda. O, en su defecto, enviar un mensaje a quien la convocó para que te indique de qué va a tratar.
Reuniones sí, pero no excesivas
Si las reuniones te dejan muy poco margen para realizar tus tareas, se recomienda un cambio, tanto en la forma en la que las haces, como en su número. Te hemos dejado una serie de consejos que te podrían ser de utilidad. Recuerda que la clave está en el equilibrio de hacer reuniones productivas que te permitan realizar tus tareas. ¡Vamos!
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