En un mundo cada vez más competitivo, es esencial ser más productivo para lograr el éxito tanto en lo laboral como en lo personal. Sin embargo, a menudo nos encontramos abrumados por la cantidad de cosas que tenemos que hacer y no sabemos cómo organizarnos. Por fortuna, existen varias técnicas para ser más productivo y alcanzar nuestras metas.
Algunos de estos métodos te servirán para sacar el máximo provecho a tus reuniones, otros para estar motivado y saber cuándo te conviene trabajar. Esperamos que te sirvan tanto como le sirvieron a los famosos que los crearon e implementaron.
1. Las dos pizzas de Bezos
Jeff Bezos, el fundador y CEO de Amazon, es conocido como por ser uno de los hombres más ricos del mundo. Además, de un empresario muy audaz. Bezzos tiene un enfoque muy claro sobre cómo deben ser sus reuniones: debe haber un número limitado de personas, y ese número tiene que ser el que pueda comer dos pizzas.
Esto significa que cuanto menos personas participen en la reunión, mejor. Con un número reducido de participantes, todos tienen más tiempo para compartir sus ideas y no se sienten intimidados. Esto evita que una sola opinión prevalezca y la reunión sea más eficiente. En resumen, todos pueden participar y la reunión no se extiende de manera interminable.
2. La técnica pomodoro
Esta es una de las técnicas para ser más productivo que más recomiendan los expertos. El método consiste en trabajar durante 25 minutos y descansar 5; es decir, un pomodoro. Así las cosas, cuando hayas realizado 4 pomodoros, podrás tomarte un descanso de 20 minutos.
En general, la técnica pomodoro nos permite mantenernos enfocados y evitar la fatiga mental. Para hacerla, opta por utilizar un cronómetro o una aplicación para ayudarte a tomar el tiempo, y aprovechar cada segundo de tu jornada.
Aquí puedes leer más sobre la técnica pomodoro.
3. El método Jerry Seinfield
Jerry Seinfeld es conocido por hacernos reír con su legendaria serie, pero también es un buen empresario e inversor. Además, es el autor de un método práctico que ayuda a incrementar la productividad. Se llama “No rompas la cadena”.
Este método consiste en marcar en el calendario con un rotulador rojo una “X” grande cada día en que progresas en una tarea o en un objetivo específico. La idea es dedicar un tiempo cada día a ese proyecto, ya sea escribir un libro, diseñar un sitio web, aprender un idioma, o lo que sea. Este método no te permite poner excusas para no dedicar tiempo todos y cada uno de los días.
El día que no trabajaste en tu objetivo verás que falta la “X” roja y lo verás como una señal de haber fallado. Es como los videojuegos para celulares que te estimulan a entrar todos los días con pequeños premios.
Seinfield lo aplicaba en su escritura. Él decía que la mejor forma de escribir mejores chistes era haciéndolo todos los días. Así que su objetivo era escribir aunque sea un rato cada día.
¿Cómo puedes aplicar esta técnica? Si estás estudiando, es claro: estudia o practica todos los días excepto en los días de descanso. Y si necesitas ser más productivo en tu carrera, trabaja cada día en un proyecto en curso.
4. Anota lo que hiciste y no lo que tienes que hacer
Marc Andreesen, cofundador de Netscape Communications Corporation, tiene un enfoque único en la productividad. En lugar de escribir en una libreta o en Trello las tareas que debe realizar cada día, registra solo las que ha completado, aunque parezcan insignificantes. Así se siente satisfecho, trabaja con una actitud más positiva y tiene una visión más clara de cuan eficiente ha sido, lo que lo hace sentir y ser más productivo.
5. La ley de Pareto
Según la ley de Pareto, conocida también como la regla 80/20, se estima que el 80 % de los resultados obtenidos en un trabajo provienen del 20 % de los esfuerzos y tiempo invertido en él. Mientras que conseguir el otro 20 % de los resultados requiere invertir el 80 % del tiempo restante.
Si podemos identificar cuáles son las tareas más productivas en nuestra empresa y enfocar nuestros esfuerzos en ellas, podemos aumentar nuestra eficiencia. Pero si nos perdemos en tareas que no son rentables y nos ocupan la mayor parte del tiempo, nuestro rendimiento disminuirá.
6. El método de Ivy Lee
El método de Ivy Lee para mejorar la productividad fue desarrollado por… Ivy Lee, un prominente hombre de negocios en el campo de las relaciones públicas. Creó este método para ayudar a Charles Schwab a mejorar la eficiencia de su equipo de trabajo.
El método consiste en que cada empleado determine cada noche las 6 tareas más importantes que deben ser completadas al día siguiente. Estas tareas deben ser organizadas en orden de importancia. Y la importancia de estas tareas se basa en cuánto impacto pueden tener en los resultados de la compañía. Al enfocarse en las tareas más relevantes, podemos mejorar nuestra eficiencia en el trabajo al haber establecido un orden de prioridades apropiado.
7. Trabaja con bloques de 5 minutos
Elon Musk cada vez tiene más tareas: es dueño de Tesla, SpaceX, Twitter, tiene 7 hijos y opina todo el día en su red social favorita. ¿Cómo hace para que el tiempo le alcance para todo? Ha encontrado una forma de gestionar su tiempo y ser más productivo con el time blocking.
Este método consiste en crear bloques o fragmentos de tiempo para una sola tarea. Por ejemplo, escribir este artículo de 9 a 11 horas, estudiar de 11 a 12, leer sobre marketing digital de 12 a 13. ¿Qué tiene de especial la técnica de Musk? Que mide el tiempo en bloques de 5 minutos.
Esto no significa que establece un límite de 5 minutos para cada tarea, sino que planifica con bloques de 5. Por ejemplo, revisar el correo electrónico en un bloque de 5 minutos, una reunión con proveedores por 6 bloques de 5 minutos, y preparar un un discurso por 4 bloques de 5 minutos.
8. Trabaja en el horario que eres más productivo
Esto puede ser difícil de hacer cuando cumples horarios, pero se puede aplicar perfectamente. Lo primero que tienes que hacer es crear una tabla de datos y estudiar tu propio rendimiento.
En la tabla anotarás de 1 al 10 cuán productivo has sido en cada hora del día. Deberías hacer esto al menos durante una semana, pero lo ideal es que lo hagas por más tiempo para tener datos más representativos, ya que no todas las semanas somos igual de productivos. Una vez que tienes construida tu tabla ya sabes en qué horario eres más productivo.
Luego tienes que seguir tres simples pasos:
- Revisar las tareas que tienes que hacer durante el día.
- Buscar las más importantes o las que te presentan mayor dificultad.
- Poner en tu calendario esas tareas para hacerlas en las horas que eres más productivo.
¿Cuál de las técnicas para ser más productivo te sorprendió?
Aunque algunas de estas técnicas para ser más productivo son archiconocidas, otras no lo son tanto. ¿Cuál te sorprendió más? ¿Crees que podrás poner en práctica alguna? ¿O cuáles son las que más te funcionan? Cuéntanos en la caja de comentarios.
Te recomiendo leer qué es Deep Work y por qué es una de las técnicas para ser más productivo.
