Es algo natural en el ser humano sentir temor hacia lo desconocido, a dejar nuestra zona de confort y aventurarnos a algo nuevo. Un ejemplo de esto lo vemos en el manejo de un equipo remoto. Antes era impensable que los trabajadores pudieran realizar sus funciones fuera de la oficina, pero con el avance de la tecnología y el surgir de nuevas herramientas, es cada vez más común ver empresas que utilizan este tipo de trabajo.
Sin embargo, la gestión de un equipo remoto no es fácil, lo cierto es que trae consigo varios desafíos. Ante esta realidad, no solo las herramientas digitales son nuestras aliadas, sino que debemos contar con habilidades para liderar con eficiencia un equipo a distancia. ¿No sabes cuáles son estas técnicas?, no desesperes, que en este post te daremos 5 tips para manejar a teletrabajadores de una manera eficiente.
1. Establece horarios y reglas básicas
Primero lo primero, antes de que tu equipo remoto empiece a realizar las actividades, establece horarios y reglas básicas en el trabajo. Esto les ayudará a estar organizados y conocer los límites del día a día.
Nadie quiere que le estén vigilando, pero es necesario que controles el flujo de horas a trabajar para evitar malos entendidos, no interrumpir a deshoras y pagar completo.
Por ello, si deseas saber si el trabajador está cumpliendo con la cantidad de horas y horarios estipulados, te recomendamos usar DeskTime, una plataforma de monitoreo de actividades que registra las horas de trabajo de los empleados, gestiona los horarios y supervisa el progreso de las tareas y proyectos.
Además, no olvides establecer reglas básicas como:
- Modo de realización de una tarea.
- Normas de convivencia.
- Canales de comunicación principales.
- Uso de cámara en las reuniones.
- Actualización de tareas, entre otras.
Lee también: 7 recomendaciones para motivar a un equipo de trabajo remoto
2. Estimula una cultura de intercambio de ideas
Como gerente o mánager, es esencial que te asegures de que todos los empleados se sientan satisfechos con sus tareas, relaciones entre compañeros y contigo como líder.
Escucha y valora a tus empleados, ya que esto ayuda a prevenir problemas de desmotivación y disminuye la posibilidad de tener un ambiente de trabajo tóxico. Para que los miembros del equipo sientan que los estás escuchando y tomas en cuenta, lo mejor es estimular una cultura de intercambio de ideas.
La comunicación efectiva es vital para los entornos de trabajo remoto, pues con ella transmitirás de manera concisa y clara lo que quieres hacer y hacia dónde deseas llegar. Cuando te comunicas de manera adecuada se reducen los errores, malos entendidos y la conducta del empleado cambia para mejor.
Para ello, es importante:
- No ignorar las consultas y dudas que te hacen: debes estar pendiente de los canales de comunicación (teléfono, email u otro aplicativo).
- Asistir a las reuniones virtuales programadas con tu equipo
- Dar soluciones simples pero efectivas a los problemas
- Impulsar la colaboración entre el equipo: crea grupos de WhatsApp de solo empleados, para que entre ellos se apoyen y resuelvan dudas.
- Crear canales de comunicación para temas en específico: una buena opción es Slack, porque te permite organizar los proyectos en diversos canales. Además, admite la conexión entre colegas y la posibilidad de compartir archivos y documentos desde diferentes plataformas en la nube, como Google Drive y Office 365
3. Sé líder y jefe a la vez
¿Eres jefe o líder? ¿Qué es mejor? A ver, ambos conceptos suelen confundirse. Un jefe es la cabeza de la empresa, es el superior y por lo general impondrá su autoridad para mandar y administrar las tareas de sus subordinados.
Por su parte, un líder es una persona que guía, escucha y motiva al equipo de trabajo, al mismo tiempo que influye de forma positiva en los demás y no siempre ocupa una posición de mando.
Entonces, ¿qué posición escoger? Te recomendamos ser la mejor versión de ti mismo combinando los dos roles. Esto lo puedes hacer siguiendo estos consejos:
- Trata de hallar el punto medio que combine lo mejor de ambos roles.
- Desarrolla una cultura participativa en el equipo de trabajo.
- Comunica de modo eficaz para reforzar las relaciones laborales.
- Resuelve cada problema de manera diferente.
- Reconoce los sentimientos y emociones de tus empleados.
- Ordena con convicción, siempre apuntando hacia el éxito en común.
4. Establece reuniones virtuales regulares con tu equipo remoto
Parte de tu trabajo va a consistir en establecer reuniones virtuales con el equipo, para hablar sobre algo en específico, consultar los avances de sus tareas, despejar dudas, establecer nuevos proyectos o proponer soluciones a problemas que se presenten en las jornadas diarias.
Con las reuniones virtuales no solo te ahorras el costo y tiempo que supone reunirse de forma presencial, sino que podrás conectarte desde cualquier lado y con cualquier persona en el mundo.
La realización de reuniones virtuales les permite a tus empleados interactuar y ser más productivos sin la necesidad de estar físicamente en la oficina, lo que a su vez les da mayor flexibilidad y satisfacción laboral.
Para que la comunicación a distancia sea un éxito te recomendamos seguir estos pasos:
- Organiza el encuentro con antelación: coordina con tu equipo de trabajo remoto la fecha y hora ideal para llevar a cabo la reunión virtual. Puedes usar herramientas para agendar citas como Google Calendar o NeedToMeet
- Escoge un programa de videoconferencia: hay muchas plataformas digitales en las que podrás llevar a cabo la reunión, las más populares son Zoom y Microsoft Teams. Ambas tienen versiones gratuitas y de pago
5. Utiliza herramientas digitales para la gestión de proyectos y grupos
En entornos virtuales, como el trabajo remoto, tenemos que hacer uso de herramientas que nos ayuden a gestionar tareas, coordinar equipos y realizar colaboraciones.
En este sentido, el uso de herramientas digitales para la gestión de proyectos marca la diferencia entre estar actualizados o desactualizados en el trabajo. De hecho, se ha demostrado que el 80 % de las empresas aplican herramientas de colaboración para optimizar sus operaciones comerciales.
Dicho esto, dos buenas y muy populares herramientas, en lo que a gestión de proyectos se refiere, son las siguientes:
- Notion: este software es todo en uno, podrás personalizarlo a tu manera y según las necesidades de tu equipo remoto. Permite incluir gráficas, tablas, líneas temporales, calendarios y demás.
- ClickUp: combina varias herramientas en una misma plataforma, para gestionar el trabajo en espacios, carpetas, listas, tareas o subtareas.
¡Equipo remoto, a brillar!
Recuerda que si quieres liderar equipos de manera remota y lograr que la jornada laboral sea rentable para todos, usa la comunicación y tecnologías. Planifica de forma cuidadosa y emplea un enfoque estratégico, que te permita establecer una cultura de trabajo en equipo, fomentar la colaboración y el compromiso.
Ahora es tu oportunidad de aplicar estos tips y hacer que tu equipo remoto funcione de la mejor manera, con gran eficiencia y productividad.
Te puede interesar: 5 consejos útiles para colaborar con un equipo remoto
