“Llegó un correo electrónico del programa de afiliados de Amazon, ¿lo leíste?”, “¿Recibiste mi email con el currículum del nuevo candidato?” y “Te envié un correo con el briefing del evento” son solo algunos de los mensajes que recibimos día a día y que demuestran cuán importante es este canal de comunicación. Sin embargo, también es crucial cuidar la forma en la que se redacta un email, de modo que pueda ser efectivo.
Nadie, pero nadie, quiere perder tiempo en su bandeja de entrada. Pasar más de 5 minutos intentando descifrar de qué va un mensaje con bloques de textos grandes y difíciles de leer, no es eficaz. Así las cosas, te dejamos 7 tips infalibles para que puedas redactar mejores correos electrónicos. ¡Aquí vamos!
1. Define el propósito y el objetivo del email
Antes de empezar a redactar, es importante puntualizar el propósito y el objetivo del correo electrónico que vamos a enviar. ¿Quieres informar o solicitar algo? ¿Confirmar una reunión o persuadir al destinatario? Al tener claro este punto, podrás estructurar tu email de manera más efectiva y comunicar tu mensaje de manera precisa con la información correcta. Incluso, puedes planificar el mensaje en un cronograma y plantear su estructura en un documento borrador.
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2. Procura que tu asunto sea conciso y claro
El tema del correo electrónico es la primera impresión que el destinatario tendrá de tu mensaje, por este motivo es importante elegir las palabras correctas y, sobre todo, ser breve. Utiliza un asunto claro y conciso que resuma el contenido y la intención del email. Esto ayudará a captar la atención del destinatario y aumentar la probabilidad de que abra el correo y lea el contenido.
Por ejemplo, si deseas consultar por un tema de pagos, el asunto podría ser “Salario junio – (nombre del remitente)”. En el asunto es importante evitar las mayúsculas, ya que son la forma escrita de “gritar” y pueden ser tomadas de mala manera.
Así mismo, es importante utilizar con suma precaución términos como “URGENTE”, ya que esto significa alerta y solo puede ser aplicado en ciertos momentos. Si lo incluyes en cada mensaje, el destinatario entenderá que si todo es urgente, en realidad nada lo es.
3. Utiliza un saludo adecuado
El saludo es el primer contacto que estableces con el destinatario y será el que marque el tono en el que se desarrollará todo el mensaje. Utiliza un saludo adecuado según el contexto y la relación que tengas con la persona.
Recuerda que se puede ser educado sin excederse en formalidades que, muchas veces, quedan forzadas. Si no estás seguro sobre como iniciar la conversación, es recomendable utilizar un saludo formal, como “Estimado” seguido del nombre del destinatario.
4. Jerarquiza la información y no te extiendas de más
Muchas veces, por el simple hecho de querer dar detalles, terminamos brindado información de más que hace que el mensaje quede confuso. La claridad y la concisión son fundamentales al redactar un email efectivo, como así también la jerarquización de la información. Es fundamental que inicies con los temas que se deben resolver más rápido y continúes con los que no tienen tanta urgencia.
Recuerda que, en estos casos, menos es más. Evita utilizar jerga o tecnicismos innecesarios y ve directo al punto, organiza tu mensaje en párrafos cortos y utiliza frases simples y directas. Si cumples con estos pasos, facilitarás la lectura y comprensión del contenido por parte del destinatario y podrás obtener una respuesta acertada.
5. Utiliza un tono adecuado
Este punto viene de la mano con los dos anteriores, ya que es importante establecer un tono al principio del correo y mantenerlo a lo largo de todo el mensaje. Además, debe ser adecuado para el contexto y la relación con el destinatario para evitar confusiones o situaciones incómodas.
Evita utilizar un tono demasiado formal o informal, a menos que la relación con la persona te permita hacerlo. Así mismo, asegúrate de que tu tono sea respetuoso, profesional y amigable, según corresponda.
6. No olvides despedirte
Recuerda que un email funciona como una conversación y, así como saludaste al inicio, debes despedirte de forma cortés. Al finalizar tu correo electrónico, utiliza un cierre adecuado como “Atentamente” o “Saludos cordiales”, seguido de tu nombre y datos de contacto. Esto ayuda a mantener un tono profesional y muestra cortesía hacia el destinatario, lo que permitirá que se sienta a gusto leyendo tus correos y elija contestarte.
7. Revisa y corrige tu email antes de enviarlo
Antes de hacer clic en enviar, tómate un momento para revisar y corregir tu email, esto no te llevará demasiado tiempo y te ahorrará malentendidos. Verifica que no haya errores ortográficos o gramaticales y que el mensaje sea coherente y claro. Además, adjunta los archivos o enlaces necesarios si es relevante para el contenido del mensaje.
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Email efectivo, ¡la clave para tener conversaciones más fructíferas!
No caben dudas de que el avance de la tecnología es muy positivo para los trabajos actuales, pero lo más importante es saber aprovechar estas herramientas al máximo y utilizarlas a nuestro favor. Por este motivo, la redacción de un email efectivo será la puerta de entrada a soluciones concretas a nuestras dudas y podremos establecer conversaciones más fructíferas para cumplir los objetivos laborales.
La redacción no es una ciencia exacta y es importante saber adaptarse a contextos y situaciones. Esperamos que estos tips te sean de ayuda para analizar tu contexto laboral y poner en práctica otro tipo de comunicación dentro de la empresa. ¡Es hora de escribir y observar la gran diferencia en la recepción de tus correos!
