“¿Me escuchan todos? ¿Y ahora?” de seguro lo has dicho u oído en más de una oportunidad. Las videoconferencias son una alternativa práctica para reunirse en la distancia y permiten lograr el objetivo primordial del teletrabajo: Mantener al equipo de trabajo unido y conectado aún desde sus propias casas.
No podemos negar que muchos de nosotros estábamos acostumbrados a vernos frente a frente e interactuar sin que te digan “estás en mute”. Pero existen ventajas: La tecnología nos ha tendido la mano y permite continuar con nuestras labores. En este artículo veremos 8 tips para tener una videoconferencia productiva, y evitar situaciones de estrés durante el trabajo.
1. Ten tu conectividad bajo control
Partimos con un punto esencial que en muchas oportunidades creemos tener resuelto. La reunión puede ir “viento en popa” hasta que empiezan los problemas de conexión a Internet: La imagen se vuelve borrosa, el audio se entrecorta y se pierde la comunicación efectiva que tenías. Esto puede afectar el hilo comunicativo, la concentración del equipo y resulta una pérdida de tiempo.
¿Qué hacer al respecto? Es necesario ocuparse antes de que algo así suceda. Prefiere utilizar un acceso a Internet que ya conozcas y tengas registrado. Asegúrate de que la red wifi se encuentre óptima y estable para comenzar la reunión.
Es recomendable contar con un soporte comunicacional complementario en caso de imprevistos, como un teléfono móvil, para avisar sobre cualquier incidencia al anfitrión.
2. Escoge la plataforma según tus necesidades
¿Ya sabes qué plataforma de videoconferencias vas a utilizar? Si te encargaron la misión de crear la reunión y no tienes muy claro cuál plataforma elegir, primero averigua qué herramientas requieren para llevar a cabo la reunión.
En el mercado existen múltiples plataformas diseñadas para iniciar videoconferencias, ofreciendo además distintas facilidades como pizarras, puntero, acceso a documentos, chats grupales y personales, entre otras. Escoge la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo.
Agendar una reunión en una plataforma nueva que no sepas manejar puede resultar ineficiente. ¡Date el tiempo de conocer las distintas plataformas existentes! Crea, indaga y prueba con anterioridad para ampliar tu experiencia digital.
3. Cuida de tu imagen y entorno para tener una videoconferencia productiva
Trabajar desde casa no debe ser un impedimento para mostrarnos presentables ante los demás. Parte de una comunicación efectiva está en cuidar aspectos visuales y auditivos de tu videoconferencia.
Aspectos visuales
Refiere a tu apariencia y elementos físicos a tu alrededor. Lo ideal en una reunión virtual es mantener una presentación limpia: Cara lavada, cabello bien peinado y una vestimenta que vaya acorde a tu rubro laboral. En cuanto al espacio, opta por una habitación con pocos objetos, y un fondo neutro que permita enfocar la atención en ti.
Descubre: ¿Cómo vestir para una reunión de trabajo virtual?
Aspectos auditivos
Tiene que ver con lo que los demás pueden oír desde que activas tu audio. ¿Se encuentra todo en completo silencio? Los ruidos externos pueden impedir que los participantes te escuchen con claridad. Cerrar ventanas y colocar tu celular en silencio son buenas formas de lograr que una videoconferencia sea productiva.
¿En qué afecta una imagen y entorno descuidados? Primero, en la percepción que tienen los demás de ti: Comunica poco profesionalismo. Por otro lado, puede desconcentrar a los demás participantes. Imagínate presentar un asunto importante ante tu equipo de trabajo con un perejil en el diente o con tu mascota pidiendo atención. No resulta muy ameno.
4. Informa los pasos a seguir
Como vimos anteriormente, actualmente existen muchas opciones para realizar videoconferencias y no todos tendrán conocimiento de cómo emplearlas correctamente.
Es importante tener en consideración que cada plataforma cuenta con su propio método de ingreso, por lo que es de vital importancia que cada participante sea notificado sobre su funcionamiento con antelación.
Algunas plataformas requieren de un usuario registrado para ingresar, otras son de acceso libre. Unas están disponibles directamente desde la web, otras deben ser descargadas. Así existen muchos otros factores que deben ser conocidos por todos. Esto evitará errores o retrasos en tu equipo de trabajo.
La información puede ser enviada por correo electrónico o ir adjunta en la descripción de la invitación calendarizada de la reunión, la cual queda automáticamente registrada en los teléfonos móviles de los trabajadores.
5. Únete cinco minutos antes
Como dicen, “es mejor prevenir que lamentar”. Ante cualquier inconveniente, lo adecuado es conectarse a la videoconferencia con tiempo y no andar corriendo. Así puedes probar tu conexión, cámara y micrófono con total tranquilidad. La puntualidad es una cualidad muy bien vista y digna de ser imitada, por lo mismo: ¡Únete cinco minutos antes y chequea que todo esté en orden!
6. Incentiva la participación y ¡ten una videoconferencia productiva!
La clave de una reunión productiva está en la comunicación activa de todos sus participantes. Muchas veces debido a la incomodidad de encontrarse en una plataforma virtual, las personas prefieren mantenerse en silencio y no comentar durante la presentación.
Si bien respetar los turnos de habla conservando los micrófonos apagados es una buena práctica, los silencios durante la reunión pueden cortar el hilo comunicacional del equipo.
Los participantes pasivos o también conocidos como “fantasmas” no contribuyen a la productividad del equipo. La presencia de un líder que incentive la participación motiva a los demás a expresar su opinión y compartir nuevas ideas.
Prevé los obstáculos y tendrás una videoconferencia productiva
Las reuniones virtuales pueden ser una herramienta efectiva para unir al equipo de trabajo como también pueden ser una total pérdida de tiempo y productividad si se utilizan de manera incorrecta. Para obtener los mejores resultados hay que prever los obstáculos y errores que se puedan presentar en el camino.
Una buena imagen sumada al uso correcto de las videoconferencias comunica a los demás tu disposición, profesionalismo y atención a los detalles. Así que para una siguiente oportunidad, ¡no los pases por alto! Te aseguro que siguiendo estos seis tips para tener una videoconferencia productiva marcarás la diferencia.
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