La batalla por ser el servicio de productividad y comunicación preferido de las empresas es entre Office 365 vs. Google Workspace. Seguramente, antes de entrar al presente artículo utilizaste una de las aplicaciones de cualquiera de las suites. Con frecuencia recurrimos a herramientas de Microsoft, como: Word, Excel, PowerPoint; o a sus equivalentes en Google: Docs, Sheets, Slides. No obstante, ¿te has preguntado cuál es la mejor opción para trabajar?
Para responder a esa pregunta, una buena opción sería que reflexiones con qué herramientas te sientes más cómodo. Por ejemplo, si prefieres usar las aplicaciones de escritorio, sin que nadie vea lo que haces, entonces lo ideal para ti sería Office 365. En cambio, si lo tuyo es el trabajo con ediciones en tiempo real, con programas en la nube, quizás tu mejor opción sea Google Workspace.
Ambos softwares son excelentes, pero si manejas un equipo extenso de colaboradores, es momento de que elijas el más adecuado para todos. Según un estudio de Statista en 2022, el 59 % del mercado en Estados Unidos prefirió al servicio de Google; mientras que el 41 % restante escogió al de Microsoft. Sin embargo, te contaremos sobre los dos para que decidas entre Office 365 y Google Workspace y sepas cuál le conviene más a ti y tus compañeros.
Office 365
Office 365 ofrece todo lo necesario para un trabajo colaborativo exitoso. Entre las aplicaciones principales que sus paquetes ofrecen tenemos: Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, etc. Según tus necesidades y las de tus compañeros, puedes elegir entre los siguientes paquetes mensuales: Básico (6 dólares), Estándar (12,50 dólares) y Prémium (22 dólares).
Ventajas
- Pruebas sus herramientas por más tiempo: en todos sus planes, Office 365 te ofrece un mes gratuito antes de iniciar tu suscripción.
- Instalas sus aplicaciones en escritorio: si lo tuyo son los programas de escritorio, con Office 365 vas a poder instalar algunos y trabajar sin conexión a internet.
- Tienes más almacenamiento en el plan Básico: en Office 365, sin importar el paquete, cada usuario cuenta con 1000 GB de espacio en la nube. En cambio, en el plan inicial de Google Workspace solo se ofrecen 30 GB.
Desventajas
- Debes guardar y organizar tus documentos: al utilizar una aplicación de escritorio, por ejemplo, Word, tú y tu equipo tienen que estar seguros de que están trabajando con la versión correcta. ¿Te imaginas encontrarte en una reunión importante y que tus compañeros tengan archivos diferentes? Sean organizados para no tener esos inconvenientes.
- Desconoces quienes realizaron modificaciones: las herramientas en el escritorio son muy útiles para trabajar en privado, aunque al no hacerlo en la nube y si estás con colaboradores, no vas a ver las modificaciones en tiempo real ni quien las realizó.
- Necesitas descargar e instalar las nuevas funciones: debes estar atento a las actualizaciones que Microsoft realice. Además, al necesitar instalaciones, tu equipo puede quedar expuesto a amenazas.
Google Workspace
Al igual que en Office 365, con Google Workspace tendrás las herramientas indispensables para que a tu equipo no le falte nada. Aquí, cada una de las aplicaciones de Microsoft tiene su variante. Por ejemplo, no dispones de Word, pero sí de Google Docs. En cuanto a precios, la realidad es que casi no hay diferencia con Microsoft. Los paquetes son: Básico (6 dólares), Estándar (12 dólares) y Plus (18 dólares).
Ventajas
- Trabajas en tiempo real: dado que los programas de Google Workspace se ubican en la nube, tú y tu equipo tienen más facilidades para realizar modificaciones en conjunto.
- Cuentas con más almacenamiento en el paquete Estándar y Plus: como te explicamos, el plan Básico de Workspace solo ofrece 30 GB. Sin embargo, el Estándar y Plus tienen 2000 y 5000 GB, respectivamente. Con eso, superan por mucho a los 1000 GB que da Office 365.
- Respaldas tus archivos con facilidad: no importa si realizaste cambios en tus documentos y se te cerró el programa. En Workspace, tus modificaciones se guardan de forma automática y tus archivos permanecen actualizados en la nube.
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Desventajas
- Tienes un periodo de prueba inferior: aquí, el tiempo de uso gratuito es de solo 14 días, la mitad de lo que brinda Office 365.
- Necesitas extensiones para trabajar sin conexión: como sus aplicaciones no son de escritorio, para editar archivos sin conexión vas a tener que activar una extensión para uso offline y utilizar Google Chrome como navegador.
- Dispones de menos participantes en videoconferencias: a diferencia de los 300 participantes que ofrece Office 365 en las videoconferencias de Teams, el máximo de Workspace es de 100 asistentes para su Google Meet.
Sigo sin ver un ganador, ¿cómo decidirme?
La respuesta del vencedor entre Office 365 vs. Google Workspace está en ti mismo. Con la información que has visto en el presente artículo, descubriste algunos de los principales pros y contras de cada servicio de productividad. Recuerda que ambos son eficaces, pero piensa también en qué es más conveniente para ti y tus colaboradores.
Como pudiste notar, el precio no es un factor importante para tomar la decisión, ya que la diferencia en ese sentido es mínima. Te recomendamos utilizar sus versiones de prueba para que decidas junto a tu equipo cuál es la mejor opción. Si ya estás suscrito a una de las suites, ¡coméntanos cómo ha sido tu experiencia en los comentarios!
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