Te conectas con 30 minutos de retraso. Saludas por el chat del grupo a tus compañeros que sí iniciaron su jornada en el horario establecido. Vas a la cocina por un poco de café. Te sientas en tu área de trabajo. Buscas tu agenda en una de las gavetas del escritorio. Ves que tienes varias asignaciones pendientes. No sabes por dónde comenzar. Tu cerebro colapsa. ¿Cómo puedo ser más organizado en el trabajo?
Mientras tratas de conseguir una respuesta en tu mente, tu jefe te pregunta si ya tienes listo el informe que te solicitó la semana pasada. Consultas en tu libreta. Olvidaste anotarlo. Pides disculpas. Te comprometes a tenerlo listo al final de la tarde. Tratas de cumplir, pero mientras lo haces, recibes más solicitudes de otros departamentos con carácter de urgencia. No logras enfocarte en ninguna tarea.
¿Has vivido una situación similar? ¿Qué has hecho cuando te encuentras en esta posición? ¿Cómo has logrado salir adelante? En este artículo te brindaremos algunos tips que te ayudarán a ser más organizado en el trabajo y a gestionar de una manera más asertiva tu tiempo.
1. Sé puntual
Ser puntual te permitirá iniciar el día con buen pie y tener la mente tranquila para comenzar a desarrollar tus actividades. Asegúrate de convertirlo en un hábito, no solo en el ámbito laboral, sino también en todas las áreas donde te desenvuelvas. Verás cómo mejora tu calidad de vida.
2. Prioriza las tareas
Clasifica las tareas por orden de importancia. Define las fechas en que debes entregarlas y los pasos a seguir para completarlas. Puedes hacerlo a través de notas adhesivas, y colocarlas en algún lugar visible, o mediante una herramienta digital como Google Calendar, Trello, ClickUp y más.
3. Prueba la técnica “cómete esa rana”
Esta es una técnica de gestión de tiempo que consiste en atender primero las tareas más difíciles. Comienza tu jornada laboral abordando los asuntos más complejos y luego atiende aquellos que sean más sencillos para ti. Cómete esa rana te permitirá aprovechar las horas de la mañana que suelen ser las más productivas.
4. Aplica la técnica del pomodoro
Esta técnica consiste en dividir tu trabajo en intervalos; 25 minutos de concentración y 5 minutos de descanso para aumentar tu productividad. Durante los 25 minutos de concentración debes evitar, a toda costa, prácticas que te interrumpen y distraen como chequear las redes sociales, esta es la única forma en la que la técnica será efectiva.
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5. Organiza tus espacios
Tener un escritorio organizado te proporcionará un entorno de armonía. Trata de ordenar todas tus carpetas y mantener en tu estación de trabajo lo que consideres necesario. Este consejo también aplica para tu escritorio virtual. Si tienes tu pantalla repleta de documentos, es probable que pierdas mucho tiempo tratando de conseguir lo que estás buscando.
6. Delega el trabajo
Parte de organizar es saber delegar. Identifica qué tareas debes hacer y cuáles puedes asignar a tus compañeros. Ten en cuenta que para que esto funcione, es necesario que le proporciones la información detallada a la persona que escojas para que pueda cumplir de una forma eficiente con la entrega.
7. Establece rutinas
La idea es que con estas rutinas, conviertas las tareas diarias en hábitos, por ejemplo, antes de comenzar, revisa tu agenda para ver cuáles son los puntos que ameritan mayor atención. Luego, revisa tu bandeja de entrada y responde los correos más importantes. Cuando termines, puedes aplicar la técnica “cómete esa rana” para abordar los temas más difíciles y que requieren mayor concentración.
8. ¡Descansa!
Otros consejos para ser más organizado tienen que ver con los descansos que debemos tomar para despejar por unos minutos nuestra mente. Trabajar varias horas sin parar puede ser contraproducente para nuestra salud. Aunque muchos creen que de esta forma están siendo más eficientes, lo cierto es que más adelante este comportamiento puede pasar factura.
Para evitar que el trabajo en exceso afecte tu bienestar físico y emocional, aplica estos tres consejos:
- Programa descansos: si has estado frente a tu computador por varias horas, toma unos minutos para que tu vista descanse. Piensa en algo que te dé paz y tranquilidad. Si lo prefieres, sal a pasear en tu hora de almuerzo; ve a un parque si tienes la posibilidad de hacerlo.
- Realiza ejercicios de estiramiento: estas dinámicas las puedes realizar con tu grupo de trabajo vía online. Escojan una canción y a un responsable de guiar los ejercicios por un lapso de 10 minutos. Traten de cumplir esta actividad a la misma hora, todos los días. Verán cómo esta rutina les permitirá no solo relajar el cuerpo, sino también integrarse más como equipo.
- Practica la meditación: siéntate en un lugar tranquilo de tu casa, cierra los ojos y concéntrate en tu respiración. Haz el esfuerzo de mantener la mente en blanco.
Beneficios de ser organizado en el trabajo
Ser organizado en nuestro lugar de trabajo se traduce en un sinfín de beneficios en el ámbito personal y profesional, entre ellos, menos estrés. Y es que tener claro cuáles son las actividades del día y el orden en el que la debemos hacer, nos permitirá ordenar nuestras prioridades y tener la mente menos embotada. Ya no estaremos tan abrumados como la persona que mencionamos en la introducción de nuestro artículo. Tendremos un norte y objetivos bien definidos que nos ayudarán a cumplir con nuestras metas.
Es probable que surjan algunos temas durante el día que te obligarán a cambiar tu agenda, una reunión improvisada, por ejemplo, que te quitará parte del tiempo que tenías programado para atender los asuntos pendientes del día anterior. También es probable que te enfrentes a una tarea desconocida y no sepas cómo abordarla. No siempre tendrás el control de todo.
Habrán momentos en que aun teniendo herramientas de gestión de tiempo, sentirás que la situación se escapa de tus manos, en estos casos, es indispensable que mantengas la calma y seas flexible contigo. Atiende lo más importante. Prioriza. Pregunta si tienes dudas. Y sobre todo, disfruta el proceso. Sé feliz con lo que haces y con la forma como lo haces, ese es tu verdadero propósito.
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