Arnold Palmer, celebre golfista, dijo alguna vez “Haz siempre un esfuerzo total, incluso cuando las probabilidades están en tu contra”. Esto en nuestro caso se traduciría a algo como: a pesar de estar inmerso en un bucle de improductividad, esfuérzate porque vas a salir de esta.
A muchos nos cuesta gestionar nuestro tiempo de forma adecuada y terminamos por acumular tareas y proyectos, lo que nos causa estrés, negación e improductividad. Nos enredamos en un ovillo de esos que los gatos tanto adoran y después no sabemos cómo escapar.
Sin embargo, tenemos buenas noticias para ti: es posible romper el ovillo de lana y alcanzar la productividad total a través de técnicas y estrategias efectivas. Aquí te presentaremos algunas ideas que puedes implementar para romper el bucle y administrar tu tiempo y trabajo de la mejor manera.
¿Qué es el bucle de improductividad?
El bucle de improductividad se da cuando una persona queda atrapada en un ciclo repetitivo de falta de productividad. Es una situación que parece no tener fin, y a menudo se siente como estar atrapado en una rutina de bajo rendimiento, donde la falta de resultados es constante.
Por lo general, te das cuenta de que estás en este bucle cuando:
- Las tareas se acumulan.
- Los proyectos no avanzan.
- Experimentas una sensación frecuente de agobio.
- Las horas no son suficientes para terminar una tarea.
- Empiezas algo, pero nunca lo terminas porque llegan más cosas por hacer.
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¿Qué puedes experimentar cuando estás atrapado en este bucle?
Una persona que vive cada instante en la improductividad suele experimentar sensaciones o emociones negativas y dañinas para su crecimiento profesional. Por ejemplo:
- Frustración por no cumplir con las expectativas diarias.
- Estrés y agobio por la cantidad de problemas sin resolver.
- Angustia por la cantidad de tareas por hacer.
- Desmotivación y falta de energía para comenzar a realizar un trabajo.
- Culpa porque crees que no aprovechaste el tiempo de manera efectiva.
- Inseguridad y duda acerca de sus conocimientos y habilidades.
- Desesperación ante la sensación de estar dentro del bucle.
- Falta de concentración y enfoque para realizar nuevas tareas.
- Insatisfacción con el trabajo.
¿Te has sentido así? ¿Piensa que alguno de los puntos anteriores se relaciona contigo y tu trabajo? Si has dicho sí, es posible que estés en un círculo vicioso de improductividad. Pero no te preocupes, no todo está perdido, hay maneras en las que puedes salir de estas emociones negativas.
¿Cómo romper el esquema de baja productividad?
Para romper el bucle de improductividad en el trabajo tienes que desarrollar un enfoque estratégico que te permita avanzar de una vez por todas. Para ello es necesario que implementes un cambio de rumbo y hábitos. A continuación, algunas recomendaciones para lograrlo:
1. Para todo y autoevalúate
Lo primero que tienes que hacer es detenerte a reflexionar sobre qué es lo que te está pasando y cómo puedes superar las barreras que encuentres en tu camino hacia el desarrollo. Es importante que te des cuenta de que el modo que estás empleando para hacer tu trabajo no funciona o funciona a medias.
Reflexiona sobre cuáles son tus hábitos y patrones de trabajo actuales y si estos son adecuados para la tarea que intentas realizar. Identifica las áreas en las que estás siendo menos productivo y las posibles causas de ello. Una vez detectado el problema podrás enfrentarlo.
Una buena opción para reflexionar sobre tus acciones es usar el análisis DAFO. De acuerdo a un estudio publicado en la revista Enseñanza e Investigación en Psicología, con la matriz DAFO podrás seleccionar tus fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades para lograr un desarrollo posterior.
2. Establece metas claras y realistas
Hay que ser realista. Si te propones hacer 5 tareas al mismo tiempo o desarrollar un gran proyecto en un día, será complicado lograrlo. Haz a un lado las metas exageradas y céntrate en pequeños objetivos que aporten resultados efectivos y rápidos.
Proponte metas específicas y alcanzables para cada día, semana o mes laboral. Esto te ayudará a tener una visión clara de lo que necesitas lograr y a mantenerte enfocado en las tareas relevantes.
Te recomendamos la metodología SMART, la cual es una aliada para establecer objetivos realistas. Según S. J. Scott en su libro “Metas SMART en palabras simples“, estos objetivos tienen que estar alineadas con tus hábitos, deben relacionarse entre sí y tienen que realizarse a diario para poder llegar a ser posibles.
3. Prioriza y organiza
Las listas son geniales y necesarias si deseas estar organizado, por ende, haz una lista de tareas diarias o semanales que tengas por hacer y ordénalas en función de su importancia y urgencia.
Prioriza tus tareas mediante el modelo ICE Scoring, el cual dicho por Oltra Badenes es “una forma relativamente rápida y sencilla de asignar un valor numérico a diferentes proyectos, acciones a llevar a cabo, propuestas de mejora, ideas potenciales, etc., para de este modo, poder priorizarlos en función de su valor relativo”.
Esto te permitirá enfocarte en las tareas más cruciales y evita dispersarte en actividades que no tienen mucha importancia. Esta herramienta es ideal para gestionar cualquier tipo de labor.
4. Utiliza técnicas de gestión del tiempo
La técnica pomodoro es perfecta para afrontar situaciones como estas, en las que tienes tareas acumuladas y no sabes cómo salir de ellas. Trabajar en bloques de tiempo con pausas ayuda ya que mejora la concentración, te impulsa a estar motivado, refuerza tus objetivos, aumenta el proceso de trabajo, entre otros aspectos. Estos beneficios se describen en el libro “La técnica Pomodoro” de Francesco Cirillo.
Este sistema te permite aprovechar mejor tu tiempo y cambiar tu estilo de trabajo, haciéndote más productivo al tiempo que gestionas las interrupciones y las complejidades de cada tarea.
5. Elimina distracciones
Identifica las principales distracciones que te alejan de tus metas diarias y busca formas de eliminarlas o en la de medida de lo posible, reducirlas. Empieza por apagar las notificaciones de tu teléfono o coloca el celular en modo silencioso, también cierra las pestañas innecesarias, aquellas que no están asociadas al trabajo, en tu navegador.
Crea un entorno de trabajo libre de distracciones. Si es necesario, utiliza aplicaciones o extensiones que bloqueen de forma temporal el acceso a sitios web no relacionados con tu trabajo. Por ejemplo, puedes usar Bloqueo de sitios web, una extensión de Google Chrome que te permite crear una lista de sitios negativos para ti en los cuales sueles perder el tiempo.
¿Listo para romper el bucle y dar el siguiente paso?
Ahora queda de tu parte ejecutar cada una de estas acciones. Si te organizas, eres constante y cambias tu rutina, podrás darte cuenta como poco a poco vas saliendo de ese caparazón en el que estabas.
El bucle de improductividad no tiene por qué ser una situación infinita y sin remedio, ya que solo tú tienes la llave para abrir la puerta hacia una mayor productividad.
¿Estás listo para dejar a un lado monotonía, el sedentarismo y la falta de motivación? ¿Estás listo para dejar atrás la inacción constante y abrazar una vida de alta productividad? Esperamos con muchas ansias que conteste: “¡SÍ, ESTOY LISTO!“.
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