Buzón de correo electrónico lleno, notificaciones de WhatsApp pendientes por revisar, videollamada entrando, reunión por Zoom en 5 minutos… ¡¿Por dónde empezar?! Antes de colapsar, comienza por organizar y optimizar la comunicación con tu equipo de trabajo remoto.
El trabajo a distancia ofrece grandes ventajas, pero también grandes retos. Lo sabes, ¿verdad? Uno de sus retos es conseguir fluidez y efectividad en la comunicación. Al definir pautas, llegar a acuerdos y escoger las herramientas adecuadas puedes hacer la diferencia, aumentar la productividad y sacar los proyectos adelante con mayor eficacia.
Por supuesto que habrá días caóticos (¡todos los hemos tenido!), donde las cosas se saldrán de control y ni siquiera el sistema mejor estructurado podrá ayudarte. Sin embargo, si en tu rutina y dinámica laboral minimizas las complicaciones del día a día, esos momentos de crisis serán más fáciles de gestionar.
Ideas para mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo remoto
La comunicación oportuna, clara y efectiva es la base de cualquier relación, hasta de las laborales. En estos entornos, disponer de normas o pautas consensuadas y de público conocimiento entre todos los colaboradores y los ayudará a trabajar mejor. Toma nota de las siguientes ideas, incorpórala a tus rutinas y socialízalas con tu equipo para encontrar las dinámicas que les funcionen mejor.
1. Utiliza las herramientas de apoyo tecnológico
Parece obvio, por tratarse de un entorno virtual; sin embargo, saturar el correo electrónico o el WhatsApp es una mala práctica muy común. Por eso a muchos alguna vez se nos ha presentado, la molesta situación de encontrar la bandeja de entrada llena de mensajes y tener que “adivinar” qué es lo urgente, lo informativo o lo importante.
Sin duda, el correo electrónico es una herramienta indispensable, y no se trata de eliminarlo, sino de optimizarlo. Esto puedes conseguirlo con ayuda de otras herramientas tecnológicas. La invitación es a explorar y diversificar los canales de comunicación con tu equipo remoto.
Por ejemplo, una herramienta de gestión de proyectos puede ser muy útil para hacer seguimiento, enviar actualizaciones, notificar avances, y más. Dos de las más amigables son Asana y Trello. Asimismo, puedes considerar aprovechar sistemas de mensajería instantánea u otros de trabajo colaborativo.
¿Cómo saber cuál utilizar? Bueno, debes tener claridad sobre el tipo de trabajo que desarrollas y encontrar las ventajas de cada herramienta, para identificar la mejor par tu equipo. Recuerda, no todo funciona para todos. Y a veces, incluso un documento compartido en Google Docs, puede ser una solución simple y efectiva.
2. Asigna un propósito a cada canal
En el primer punto, te recomendamos contar con más de una herramienta de comunicación. Ahora, para garantizar un buen flujo en la información, respuestas oportunas y productividad, dale un propósito a cada canal.
Todos los colaboradores deberán estar de acuerdo y conocer las reglas de uso. Acá algunos ejemplo:
- Herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, conocer el estado de cada actividad, controlar avances y fechas de entrega, u otros asuntos asociados.
- Chats y sistemas de mensajería instantánea para reportes rápidos, saludos diarios y relacionamiento entre colegas.
- Reuniones virtuales para iniciar o cerrar proyectos, desarrollar lluvias de ideas o informes mensuales o semanales (según se requiera).
- Correo electrónico para tareas que requieran compartir archivos, comunicaciones formales o con clientes externos.
Estas son solo ideas. Deberás ensayar los usos de cada canal hasta encontrar la estrategia que permita el engranaje prefecto de tu equipo.
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3. Sé claro, conciso y coherente
Ten presente que la comunicación no la hacen las herramientas, sino las personas detrás de ellas. Por eso, una buena comunicación depende en gran medida de lo que tú y cada miembro del equipo haga.
Sin importar el canal o el interlocutor, si se trata de un asunto laboral tu comunicación deberá ser de la siguiente forma:
- Clara: Usar lenguaje preciso y comprensible para todos. Dar explicaciones sencillas, apegadas a los hechos y con suficiente información para que se entienda.
- Concisa: Ve al punto. Sé breve. Solo si te lo piden, ahonda en detalles o amplía los datos. Ponte en el lugar de la otra persona: dale lo antes posible la información relevante, para que te preste la atención que requieres y no se disperse con distractores.
- Coherente: Ten definidas tus posiciones y comunica de manera transversal tus mensajes. Recuerda que en un equipo de trabajo remoto, muchos colaboradores no se conocen y es difícil reconocer sus posturas o anticipar sus reacciones o decisiones. Si muestras consistencia en lo que comunicas, evitarás malos entendidos.
4. Genera contenidos inteligentes
Aunque acabamos de decirte que seas conciso, sabemos que no siempre es posible. En esos casos, lo que te sugerimos es que hagas contenidos inteligentes. Con esto nos referimos a que presentes la información de manera amigable y fácil de consumir. Acá, tres tips prácticos:
- Divide la información. Cuando presentas bloques muy largos de información, puede pasar que el receptor se abrume, se pierda lo fundamental, o hasta peor, que no termine de verla. Dependiendo si usas un documento escrito, un video o una presentación, podrías, por ejemplo: usar intertítulos, enviar clips independientes, dedicar una diapositiva para cada tema.
- Facilita la información. Si vas a hacer referencia a un documento o a un recurso digital, incluye el enlace. Con este gesto, minimizas errores, le ahorras tiempo a tu colega, evitas trabajar sobre versiones diferentes de un determinado archivo, y en términos generales, facilitas la comunicación con tu equipo remoto.
- Incluye un resumen ejecutivo. Identifica los puntos esenciales de tu comunicación y preséntalos en un apartado independiente. De esa manera, informarás lo fundamental y los detalles estarán disponibles para quién necesite o quiera ampliar.
5. Cuida tu lenguaje corporal
Aunque solo aplica para video llamadas o reuniones virtuales, no debes pasarlo por alto. La forma como te sientas, como miras a la pantalla, si bostezas y hasta el hecho de si enciendes o no la cámara hablan mucho de ti y de tu trabajo. Ten presente tu postura y actitud en estos escenarios, para dar una buena impresión y proyectar entusiasmo, interés y proactividad.
6. Ten en mente los diferentes contextos del equipo remoto
Con la virtualidad, es fácil ignorar situaciones de contexto que en la presencialidad son evidentes. Indagar, reconocer y adaptarse a las condiciones de cada colaborador es imposible. Pero percatarse de cosas como la zona horaria, normas culturales y circunstancias personales (hijos, discapacidades, u otras), ayuda al equipo en general a tener empatía, respetar límites y tener consideraciones.
Crea un ABC de la comunicación con tu equipo de trabajo remoto
Para concluir, te invitamos a incluir en un manual todas las ideas que mencionamos anteriormente y funcionen para ti y tu empresa. No tiene que ser un gran tratado. Crea un protocolo general que informe sobre las reglas básicas de comunicación: políticas sobre horarios de trabajo, entrega de reportes, uso de herramientas, notificaciones, y lo que consideres relevante para tu caso.
Este es un buen primer paso para fomentar una cultura de la buena comunicación con tu equipo remoto. Te aseguramos que evitarás malos entendidos, mejorarás el ambiente laboral y aumentarás la productividad.
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