La mayoría de la gente usa a Excel para hacer cálculos simples o llevar sus gastos. Pero hacen todos los cálculos de forma manual y sienten que el programa no es tan útil. La verdad es que Excel es una de las herramientas más poderosas que hay, y puedes hacer mucho más de lo que te imaginas.
Existen cursos enteros para aprender las fórmulas y métodos más complejos. Podrías pasarte horas aprendiendo a usar esta hoja de cálculo. Para empezar, aquí te mostramos 7 trucos de Excel que te ayudarán a trabajar más rápido y ser más eficiente.
Además, ten en cuenta que en esta lista intentamos ir subiendo la complejidad de a poco, así que vamos a empezar con trucos básicos y terminaremos con una función que puede ser complicada de entender si eres novato en Excel.
1. Atajos fundamentales de Excel
A continuación, te dejamos los atajos de teclado para seleccionar filas, columnas o toda la hoja de cálculo en Mac y Windows. Esto te permitirá seleccionar más rápido lo que necesites sin tener que arrastrar el mouse, que muchas veces hace que elijas cualquier cosa y luego tengas que corregir la selección.
Sí, empezamos con trucos de Excel bastantes simples pero muy útiles.
En Mac
- Para seleccionar una fila entera, presiona la tecla Command (⌘) + shift + derecha/izquierda.
- Para seleccionar una columna entera, presiona la tecla Command (⌘) + shift + abajo/arriba.
En Windows
- Para seleccionar una fila entera, Ctrl + shift + derecha/izquierda. O haz clic en el número de la fila a la izquierda de la pantalla.
- Para seleccionar una columna entera, Ctrl + shift + abajo/arriba. O haz clic en la letra de la columna en la parte superior de la pantalla.
- Para seleccionar toda la hoja de cálculo, presiona Ctrl + A. O puedes presionar sobre la esquina superior izquierda, donde hay un triangulito gris, justo donde se unen las columnas con las filas.
Si no eres fan de Excel, puedes leer cuáles son las mejores 9 alternativas a las hojas de cálculo de Microsoft.
2. Suma condicional
Este es uno de los trucos de Excel más útiles, ya que a veces tenemos varios datos en una misma columna, pero no nos interesan todos. Solo queremos que se sumen aquellos que cumplen una determinada condición. Ahí entra esta función.
Ten en cuenta que dependiendo el teclado y la versión que tengas de Excel, en algunas de las fórmulas que te muestro en lugar de usar punto y coma ( ; ) usan una coma ( , ).
La función SUMAR.SI se usa para adicionar los valores de un rango de celdas que cumplen una determinada condición. La sintaxis de la función es la siguiente:
=SUMAR.SI(rango1; criterio1; rango2)
Donde rango1 es el rango de celdas en el que se buscará el criterio, criterio1 es la condición que se debe cumplir; puede ser un valor, una fórmula o una referencia a una celda que contiene el criterio. Y, para terminar, rango2 es el rango de celdas que se sumarán si se cumple el criterio.
Por ejemplo, supongamos que tienes una hoja de cálculo con una tabla que muestra los siguientes datos:
| Producto | Categoría | Precio |
|---|---|---|
| A | Frutas | $5 |
| B | Verduras | $3 |
| C | Frutas | $6 |
| D | Verduras | $4 |
| E | Frutas | $2 |
Lo que nos interesa es sumar los precios de las frutas y queremos que ignore los precios de los demás productos. Podemos usar la función SUMAR.SI de la siguiente manera:
+SUMAR.SI(B1:B6;”Frutas”;C1:C6)
La función buscará en la columna B (categoría) los valores que sean iguales a “Frutas”, y sumará los valores correspondientes en la columna C (precio). Entonces la función devolvería como resultado: $13 (5 + 6 + 2).
Ten en cuenta que el rango de celdas especificado para el criterio y para el rango de suma deben tener las mismas dimensiones.
3. Promedio
Esta es una de las funciones más básicas y usadas. La función PROMEDIO se usa para calcular el promedio de un rango de celdas. La sintaxis que tienes que usar es:
=PROMEDIO(rango)
Donde rango es el conjunto de celdas que deseas incluir en el cálculo del promedio.
Por ejemplo, si deseas calcular el promedio de las ventas de un mes en una hoja de cálculo. Si la venta correspondiente a cada día está en una celda de la columna B, puedes usar la función PROMEDIO de la siguiente manera:
=PROMEDIO(B2:B31)
La función calculará el promedio de las ventas de cada día del mes en las celdas B2 a B31. Veamos un ejemplo con solo 5 días:
| Día | Ventas |
|---|---|
| 1 | 100 |
| 2 | 150 |
| 3 | 200 |
| 4 | 250 |
| 5 | 300 |
Para calcular el promedio se usaría la siguiente fórmula:
=PROMEDIO(B2:B6)
Es importante saber que solo se tomarán en cuenta las celdas que contengan números y no estén vacías. Si quieres calcular el promedio de un rango de celdas que no esta contiguo, debes seleccionarlas y separarlas con una coma. Por ejemplo, si deseas calcular el promedio de las ventas de un mes en una hoja de cálculo, pero solo de los días laborales, puedes usar la función PROMEDIO de la siguiente manera:
=PROMEDIO(B2:B7,B11:B15,B18:B22,B25:B31)
La función calculará el promedio de las ventas de cada día laboral del mes en las celdas B2 a B7, B11 a B15, B18 a B22 y B25 a B31.
4. Generar número aleatorio
La función de número aleatorio puede tener muchos usos. Por ejemplo, sirve para crear un sorteo; le das a cada participante un número y luego con esta función elijes un número al azar para definir al ganador. También se usa en fórmulas estadísticas.
La función ALEATORIO inicialmente genera un número aleatorio (o random) entre 0 y 1. Así se escribe la función:
=ALEATORIO()
Sin embargo, si necesita generar un número aleatorio dentro de un rango específico (por ejemplo, entre 1 y 10), puede utilizar la siguiente fórmula:
=(MAX-MIN+1)*ALEATORIO()+MIN
Donde MAX es el número máximo del rango y MIN es el número mínimo del rango. Por ejemplo, para que el número esté entre 1 y 10, la fórmula sería:
=(10-1+1)*ALEATORIO()+1
La función devolvería un número aleatorio entre 1 y 10 cada vez que se recalcula la hoja.
Y si deseas generar un nuevo número aleatorio, debes presionar F9. Esto recalculará la hoja y generará un nuevo número aleatorio.
5. Concatenar
La función CONCATENAR se utiliza para unir textos de varias celdas en una sola. La sintaxis es la siguiente:
=CONCATENAR(texto1, texto2, …, texto_n)
Donde texto1, texto2, …, texto_n son las celdas o los textos que deseas unir.
Por ejemplo, supongamos que tienes una tabla que tiene los siguientes datos:
| Nombre | Apellido |
|---|---|
| Juan | Pérez |
| Ana | García |
| Pedro | Sánchez |
Y que en la columna C quienes unir el nombre y el apellido en una sola celda. Para ello, puedes usar la función CONCATENAR de la siguiente manera:
=CONCATENAR(A2,” “,B2)
La función unirá el contenido de la celda A2 (nombre) con un espacio en blanco y el contenido de la celda B2 (apellido). Es decir que en la celda C2 verías el resultado: “Juan Pérez”.
También es posible usar la función & en lugar de CONCATENAR, el sintaxis sería: =A2&” “&B2.
Es importante tener en cuenta que si quieres concatenar varios campos, se pueden seguir agregando más celdas o textos a la función, separando cada uno con una coma.
6. Extraer caracteres
Para extraer caracteres de una celda se pueden usar tres funciones: IZQUIERDA, MED y DERECHA. Esto es útil por ejemplo si tienes una tabla con productos y cada uno tiene un ID muy largo y quieres guardar un ID más corto para cada uno, por ejemplo solo los primeros 3 caracteres o los últimos 3. Vamos a ver cómo se usa cada una de estas funciones.
Izquierda
La función IZQUIERDA se utiliza para extraer un número específico de caracteres desde el lado izquierdo de un texto. Esta es la función:
=IZQUIERDA(texto, num_caracteres)
Donde texto es el texto del que deseas extraer los caracteres y num_caracteres es el número de caracteres que deseas extraer.
Por ejemplo, si quieres extraer las primeras 3 letras de un nombre completo en una celda, se usaría la siguiente fórmula: =IZQUIERDA(A1,3)
MED
La función MED de Excel se utiliza para extraer un rango específico de caracteres de un texto. La sintaxis de la función es:
=MED(texto, inicio, longitud)
Donde texto es el texto del que deseas extraer los caracteres, inicio es el número de caracteres desde el inicio del texto donde comienza la extracción y longitud es el número de caracteres que desea extraer.
Por ejemplo, si quieres extraer desde el 4to caracter hasta el 6to de un nombre completo en una celda, se usaría la siguiente fórmula: =MED(A1,4,3)
Derecha
Como te imaginarás, la función DERECHA se usa para extraer un número específico de caracteres desde el lado derecho de un texto. La sintaxis es:
=DERECHA(texto, num_caracteres)
Por ejemplo, si quieres extraer las últimas 3 letras de un nombre completo en una celda, se usaría la siguiente fórmula: =DERECHA(A1,3). Así si en una celda el nombre es Pedro, con esta fórmula obtendrías “dro”.
Ten cuenta que en todos los casos el texto puede ser una referencia a una celda o un texto escrito directamente en la fórmula. También tienes que saber que estas funciones son útiles para trabajar con textos de longitud variable o para extraer partes específicas de un texto.
Otra aclaración importante es que en algunas versiones de Excel en lugar de tener que usar una coma tendrías que usar un punto y coma. La fórmula quedaría: +DERECHA(A1;3)
7. VLOOKUP
Este es uno de los trucos de Excel más complicados, pero puede ser muy útil cuando necesitas buscar un valor específico en una columna de una tabla y devolverlo en otro lado. La sintaxis se escribe de esta forma:
=VLOOKUP(valor_buscar, rango_tabla, columna_devolver, [exacto_o_aproximado])
Donde:
- valor_buscar es el valor que desea buscar en la tabla.
- rango_tabla se refiere al rango de las celdas que contiene la tabla.
- columna_devolver es el número de columna en la tabla que contiene el valor que desea devolver.
- [exacto_o_aproximado] es una opción que especifica si el valor buscado debe ser exacto (FALSO) o aproximado (VERDADERO). Si se omite, se asume FALSO.
Por ejemplo, supongamos que tienes una hoja de cálculo con una tabla que contiene los siguientes datos:
| Código | Producto | Precio |
|---|---|---|
| P01 | Laptop | $800 |
| P02 | Celular | $500 |
| P03 | Tablet | $300 |
Y además tienes otra hoja con una lista de códigos de productos y quieres saber el precio correspondiente.
Para buscar el precio del producto con código P02, puedes usar la función VLOOKUP de la siguiente manera:
=VLOOKUP(“P02”,A1:C4,3,FALSO).
La función buscará en la primera columna (código) el valor “P02”, y devolverá el valor correspondiente de la tercera columna (precio). La función devolvería como resultado: $500. Si tu Excel está en español, probablemente tengas que hacerlo así: =BUSCARV(“P02”;A1:C4;3;FALSO).
Hay que mencionar que es necesario que la primera columna de la tabla tenga valores únicos para que la función pueda buscar de manera precisa y eficiente. Es decir, no se pueden repetir, por eso conviene que sea un código o un ID. Además es recomendable tener la tabla ordenada para que sea más rápido el proceso de búsqueda.
Hay más trucos de Excel
Si te gustaron estos trucos de Excel y quieres aprender más, avísanos y podríamos hacer una segunda parte. Recuerda ponerte manos a la obra. Busca o inventa otros ejemplos y practica estos trucos hasta afianzar lo aprendido.
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