Es posible trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Y no, no se trata de un chiste, una broma o un imposible. Una tarea puede tomar menos tiempo si armas un plan, minimizas las distracciones y colaboras de forma inteligente.
En este artículo, te contamos cuáles son esas estrategias a implementar en tu día a día, para que, además, de terminar con tus responsabilidad más rápido sin comprometer el nivel, ¡te quede tiempo para ti! Ya sea que desees descansar o dedicarte a tus hobbies.
1. Colabora de forma inteligente
Hay una razón por la que «esa reunión podría haber sido un correo electrónico» se ha convertido en una frase tan popular, e incluso en un meme, en los últimos años. En una encuesta realizada por Korn Ferry, el 67 % de los trabajadores expresó que las reuniones excesivas les impiden hacer su trabajo. Las reuniones excesivas son solo un ejemplo de colaboración ineficiente en el trabajo. También hay problemas derivados de los sistemas de chat internos, hilos de correo electrónico abrumadores e incluso tareas confusas.
Hoy en día, con muchos equipos trabajando de forma remota desde ubicaciones distribuidas, es importante mejorar la transparencia y minimizar el exceso de comunicación. Una forma de hacerlo es con una herramienta de colaboración, como Hive, que reúne todos los sistemas de comunicación, documentos y tareas del equipo en un tablero centralizado.
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2. Deja de realizar múltiples tareas
¿Alguna vez te preguntaste cómo puedes estar trabajando en 5 cosas a la vez, pero nunca logras nada? Esto se debe a que la multitarea es un mito de la productividad. De hecho, se ha demostrado que se tarda un 40% más en realizar tareas cuando se realizan varias a la vez.
¿La alternativa? Monotarea. Como te puedes imaginar, esto se refiere a hacer una sola tarea a la vez, por intervalos más cortos que se correlacionan con el promedio de atención humana de aprox. 18 a 20 minutos. Si tienes problemas para concentrarte en una sola tarea, asegúrate de alejarte de las distracciones. Apaga tus notificaciones, cierra las pestañas del navegador que no usas y presta atención a cuánto más rápido puedes trabajar cuando te concentras en una sola cosa.
3. Usa un temporizador mientras trabajas
Este es un consejo básico para trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Puedes usar un temporizador o un cronómetro para realizar un seguimiento de cuánto tiempo trabaja en cada tarea. Cuando estableces una cantidad predeterminada de tiempo para realizar cada tarea, intentas ganarle al reloj y trabajar más rápido.
De acuerdo con el concepto de negocio de la Ley de Parkinson, «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se le asigna». Esto quiere decir que si no tienes muchas tareas vas a hacer que la tarea que tienes que completar te lleve más tiempo del necesario. De esa forma sientes que estás ocupado todo el día, pero la verdad es que hiciste un uso muy poco productivo de tu tiempo.
Si no estableces un tiempo definido para completar una tarea, es posible que tardes más de lo necesario en completarla. Por lo tanto, intenta establecer objetivos cronometrados específicos para cada tarea para acelerar tu trabajo a lo largo del día.
4. Haz un plan
Cuando planificas tu jornada laboral con anticipación, puedes ahorrar tiempo entre tareas. Aquí hay tres pasos para ayudarte a planificar tu trabajo:
- Anota todo lo que necesitas lograr durante el día. Esto te ayudará a recordar las tareas que debes completar y evitarás sobrecargarte. Solo asegúrate de que tu plan sea realista y alcanzable. Deberías tener la capacidad para poder lograr todo lo que incluiste en tu plan en el tiempo que tienes disponible.
- Prepara una lista de cosas por hacer incluyendo solo las tareas grandes que toman tiempo. Si también agregas microtareas, sobrecargarás tu lista de tareas pendientes, lo que genera un estrés innecesario y la sensación de que no terminarás más de cumplir con todo lo pendiente. A medida que vas terminando una tarea, táchala de la lista de tareas.
- Planifica a largo plazo. Considera cualquier fecha límite futura y días de vacaciones en tu plan para asegurarte de completar tu trabajo a tiempo. Si planificas con anticipación, puedes disfrutar de tus descansos sin pensar en el trabajo. Pon recordatorios en tu calendario para mantenerte pensando en el futuro.
5. Establece metas incrementales
Una forma de aumentar la productividad y la motivación es establecer pequeños hitos que conduzcan al objetivo general. Estos objetivos más pequeños te darán algo por lo que trabajar en la inmediatez, lo que fomenta la motivación y evita que te pierdas en el panorama general. Para trabajar más rápido sin sacrificar la calidad, esto es imprescindible.
El establecimiento de objetivos no es solo una mejor práctica para el trabajo, es bien sabido que influye en el éxito. Al hacerlo, creas un impulso, ya que al tener identificada una meta, se estimula tu deseo de llegar allí lo más rápido posible.
6. Minimiza las distracciones
Trata de minimizar las distracciones mientras trabajas. Por ejemplo, puedes apagar la televisión o la radio a menos que sea por música que te ayude a concentrarte. También puedes considerar apagar tu teléfono o ponerlo en vibración. Una buena forma de evitar la tentación es no tener el celular a la vista. Si lo tienes a mano y estás viendo su pantalla, de seguro lo prendes solo para ver si tienes algo, y te tientas de entrar en las redes y sin darte cuenta perdiste media hora.
Si trabajas desde casa, cierra la puerta si es posible para evitar que otros te molesten. Ahora bien, en caso de no contar con una habitación para ti solo, puedes usar auriculares con música, así evitas distraerte con los ruidos y charlas de tu alrededor.
7. Agrupa tareas similares
Cuando te enfocas en tareas relacionadas, gastas menos energía mental cambiando entre diferentes tareas. Por ejemplo, puedes dedicar un tiempo determinado para responder a todos tus correos electrónicos o programar una lista de llamadas telefónicas en sucesión. Luego sigues con la carga de información. Después continúas con llamadas a clientes. Y así sucesivamente.
Cada vez que empiezas un tipo de tarea necesitas pensar en lo que tienes que hacer, y tal vez necesites distintos tipos de herramientas para cada tarea y eso significa perder tiempo. Si realizas todas las tareas similares juntas, lo evitas. ¡Inténtalo!
8. Tómate el tiempo para desconectarte del trabajo
Este es un gran consejo para terminar esta lista de cómo trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Reservar tiempo personal para desconectarte del trabajo puede aumentar tu productividad. Programa un descanso durante el día y la semana, y concéntrate en hacer algo que te guste durante ese tiempo personal.
Por ejemplo, podrías dedicar las primeras horas de tu día a algo que te importe, como hacer yoga, dar un paseo o jugar con tus hijos. Esto debería ayudarte a despejar tu mente, ponerte de mejor humor y mantenerte concentrado durante el las horas de trabajo para que puedas trabajar más rápido.
También debes tratar de desconectarte de los pensamientos relacionados con el trabajo durante los fines de semana para que puedas volver al trabajo renovado y listo cada semana. Puede ser útil configurar cuentas de correo electrónico separadas, es decir, no tener en una misma casilla de correo los mails personales y los profesionales. De esta forma limitarás tu acceso a mensajes profesionales durante el fin de semana.
¿Y tú cómo logras trabajar más rápido sin sacrificar la calidad?
Existen muchas formas de trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Poniendo a prueba estas medidas que te aconsejamos podrás ver con cuáles te sientes más cómodo y cuáles te resultan más efectivas. Lo importante es que encuentres tu propia forma de mantenerte enfocado y que puedas mejorar tu productividad.
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