Pronóstico de ventas, ¿qué es y cómo hacerlo? 

Al momento de hacer una planeación estratégica sería muy conveniente tener una bola de cristal que te dijera cuál es el mejor camino, ¿verdad? El pronóstico de ventas, aunque no es mágico, es una herramienta que te puede mostrar una idea del futuro del negocio. 

Este pronóstico permite tomar decisiones oportunas e informadas, llevar una mejor contabilidad y, en suma, tener una hoja de ruta clara para tu negocio. Todo con base en la misma información que ya generan tu operación y el entorno. ¿Te gustaría saber cómo hacerlo? Acá te decimos.

¿Qué es un pronóstico de ventas?

El pronóstico de ventas es una predicción sobre las futuras ventas de una compañía. Esa proyección se basa en datos socioeconómicos, sectoriales y propios de la compañía y sirve para entender la dinámica comercial del negocio, así como para anticipar situaciones delicadas.

En otras palabras, esta herramienta es un análisis del comportamiento de las ventas, de la industria y el mercado en general. Dicho análisis permite calcular cuántas unidades se venderán de un determinado producto o servicio, los nuevos clientes que traerá una campaña o los ingresos de la compañía, por ejemplo.

Ahora bien, no se trata de un sistema infalible. Al igual que con el pronóstico del clima, las cosas pueden resultar diferentes a lo esperado. De ahí la importancia de realizarlo de manera cuidadosa. 

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¿Cómo hacer un pronósticos de ventas?

El siguiente paso a paso es un proceso general que te ayudará a familiarizarte con el desarrollo de esta herramienta de predicción. Luego podrás adaptarla al enfoque que más te favorezca. 

1. Define un objetivo para tus métricas

Lo ideal es que el pronóstico de ventas te ayude a resolver situaciones específicas. Por ende, te sugerimos comenzar por definir cuál es el problema que quieres resolver, por ejemplo: ¿cuál producto tiene más salida? ¿Qué tipo de cliente o cuál mes es más eficiente?

Una vez sepas cuál es tu norte, será más fácil identificar qué información vas a recolectar, hacer cálculos y obtener mediciones útiles y confiables. Preguntas como las siguientes pueden ayudarte a definir tus objetivos:

• ¿Sobre cuál o cuáles productos o servicios quieres hacer la proyección? Esto te ayuda a delimitar el alcance de tu pronóstico. Además, te permite organizar las mediciones, programar proyecciones independientes y periódicas para toda tu oferta o según tus necesidades. 
• ¿Por cuánto tiempo quieres pronosticar? El propósito de tu medición te ayuda a delimitar el alcance de la misma, así: ¿necesitas una proyección para el segundo semestre del año o una que usarás para tu planeación anual o para los próximos 5 años?
• ¿Cuál es el precio actual y futuro de tus productos o servicios? Aunque el precio parezca un dato obvio, es importante prestar atención y tomar nota sobre variaciones por temporada, volumen u otros cambios.
• ¿Unidad de medida de tus productos o servicios? Dependiendo de tu modelo de negocio podrías medir lo que vendes por unidades, volumen, hora, membresías, y más. Este dato hace más preciso el cálculo de los ingresos en una proyección.

2. Recopila y registra información sobre la actividad de tu negocio

El principio de todo buen análisis es la información. Sin datos, es imposible hacer una proyección. Eso sería más una adivinación y la probabilidad de que salga mal es bastante alta. De modo que si aún no tienes una hoja de cálculo  software para la gestión de relaciones con los clientes (CRM).que lleve el registro de tus clientes, ventas, inventario y otros datos de valor, ¡comienza a documentarla ya!

¿Qué información deberías incluir? La respuesta es: toda la que consideres importante. Ahora, tranquilo, no te dejaremos con esa generalidad. Mira estas ideas:

• Número de unidades vendidas por producto / por mes / por cliente.
• Número de cancelaciones de pedidos o devoluciones.
• Rentabilidad de cada producto.
• Porcentaje de crecimiento.
• Número de representantes comerciales.
• Duración promedio del ciclo de ventas.
• Clientes nuevos por mes.
• Clientes recurrentes.

3. Escoge un método para hacer el pronóstico de ventas

Los pronósticos de ventas pueden tener enfoques cualitativos, cuantitativos o, incluso, un poco de ambos. Eso dependerá de la cantidad y la calidad de la información que tengas para realizarlo. 

Enfoque cualitativo

Los pronósticos cualitativos funcionan muy bien cuando no se cuenta con datos históricos o confiables. Existen varias metodologías para desarrollarlos. Acá te las explicamos brevemente:

• Opinión de expertos. Se trata de una especie de consultoría en la que expertos en ventas analizan información del mercado y del negocio para predecir su comportamiento futuro.
• Método Delphi. Es un proceso basado en realizar encuestas a un panel de expertos, en series que se repiten hasta llegar a un consenso o a conclusiones definitivas.
• Análisis de las expectativas del consumidor. Se utiliza para medir la probabilidad de compra de un producto o servicio en una muestra de prospectos. Con base en los resultados de la muestra se puede pronosticar la posible demanda futura.
• Analogía histórica. Es un pronóstico de ventas de un producto nuevo o basado en información histórica sobre la demanda y venta de ofertas similares o versiones anteriores. 

Enfoque cuantitativo

Este enfoque genera pronósticos más precisos (aunque no infalibles), puesto que se basa en datos numéricos específicos. Por eso requiere un trabajo previo y riguroso de recolección de información. Es importante tener en cuenta que sin datos suficientes, las mediciones pueden generar conclusiones falsas. 

Acá te explicamos las dos técnicas más sencillas y comunes para aplicar este método.

1. Tasa de crecimiento medio

Para calcularla se necesita información histórica de las ventas del negocio. Se debe multiplicar la tasa de crecimiento de las ventas por los ingresos generados en un periodo anterior. Esta técnica utiliza una fórmula: multiplicar las ventas del mes por 1 más la tasa de crecimiento de ventas mensual.

Por ejemplo: supongamos que tu negocio vendió 2000 dólares el último mes y eso representa un incremento del 10% frente al mes anterior. Con base en estos datos obtendrás tu pronóstico del próximo mes con la siguiente operación: 2.000 x (1 + 10%).

2. Run Rate

Esta táctica consiste en darle un valor a un periodo de tiempo específico, de modo que se pueda calcular un pronóstico. Para ello, se debe dividir el total de ingresos percibidos hasta la fecha de corte que definas por el número de periodos en que has conseguido dichos ingresos; y luego multiplicarlo por los periodos restantes en el marco del pronóstico. 

Lo explicaremos con un ejemplo muy sencillo: si en un mes tuviste ingresos de 1200 dólares, divídelo en 30 días para calcular el promedio de ventas diarias. Eso te daría 40 dólares cada día. Luego, si quieres pronosticar los ingresos del primer trimestre, deberás multiplicar el valor diario por los días restantes del trimestre. En este caso, serían 60 días; con lo cual se obtendría un total de 2400 dólares. Por último, sumas este valor al valor percibido en el primer mes, y obtienes la proyección a tres meses.

4. Haz los ajustes pertinentes

Si bien los datos propios de tu modelo de negocio son la base de tu pronóstico de ventas, los factores externos se deben tener en cuenta para hacer cálculos más certeros. De hecho, estos factores pueden hacer toda la diferencia en tu proyección, sobre todo porque están fuera de tu control. Por ejemplo, el volumen o capacidad de producción podrías manipularla, pero la inflación no.

Ahora, veamos algunos de los factores que pueden afectar tu proyección:

• Inflación. Es el aumento de los precios en un periodo de tiempo determinado. Esto puede afectar el valor de tus insumos o los cobros de proveedores, en la capacidad de compra de tus consumidores, entre otros. Si no tienes en cuenta este valor, podrías estar proyectando tus ventas por fuera de lo que la economía permitiría para hacer viable tu negocio.
• Competencia. Ten en cuenta su participación en el mercado y evalúa su impacto sobre tu propia participación. 
• Cambios en los hábitos de consumo. Las ventas se pueden ver afectadas por los hábitos de los consumidores. Por ejemplo, si ofreces un servicio de internet, tus ventas pueden aumentar si tu cliente teletrabaja, porque va a requerir más megas y más velocidad, pero si cambia a un trabajo presencial va requerir menos servicio de tu parte. 
• Estacionalidad. Este factor se relaciona con el anterior. Por ejemplo, si ofreces servicios turísticos, las temporadas de vacaciones serán más dinámicas para tu negocio. Y los servicios educativos, funcionarán al contrario. ¿Cierto?
• Normatividad. Es fundamental estar enterado de cambios en la normatividad que rige tu negocio, tanto por restricciones como por permisos o beneficios que puedan presentarse. Asimismo, y muy importante, se debe seguir el contexto tributario.

5. Utiliza una plantilla para hacer el pronóstico de ventas

Existen distintos programas y softwares creados para hacer proyecciones. Sin embargo, es muy fácil comenzar solo con una hoja de cálculo. Es funcional hacerlo en un archivo de este tipo, porque te permitirá visualizar el comportamiento de las ventas a lo largo del tiempo además, te facilitará realizar los cálculos.

Puedes construir una plantilla básica de la siguiente manera: en la primera línea incluye todos los meses del año (esto en caso de que quieras hacer una proyección anual, pero podrías adaptarla a tus necesidades). Y en la primera columna de la izquierda incluye una celda para unidades vendidas, valor por unidad e ingresos totales.

Luego, puedes seguir incluyendo columnas según tus necesidades, así:

• Tasa de crecimiento: crear una fórmula para calcular la tasa de crecimiento de ventas a partir del segundo mes o periodo definido.
• Estacionalidad: calcular el porcentaje de ventas, para identificar los meses en que más ventas hay y los que bajan el rendimiento.
• Representante de ventas: sirve para monitorear su gestión.
• Canales o puntos de ventas: este dato permite evaluar por qué medio hay más transacciones para el negocio.
• Inflación, impuestos, y otras variables: es útil para optimizar cualquier cálculo y visualizar otros gastos o ingresos.

6. Analiza la información y saca conclusiones

Una vez tengas tu planilla y la diligencies de manera periódica para realizar tus proyecciones, el paso final es analizar la información y sacarle provecho. De nada servirá una hoja de cálculo bien diligenciada, si no se capitaliza su contenido. 

El análisis es la lectura crítica de los datos. Identificar puntos de crisis, momentos de crecimiento, estabilidad, y todos los escenarios posibles. Por último y con base en eso, sacar conclusiones, plantear cambios y estrategias y tomar decisiones.  

Pronóstico de ventas, un apoyo financiero y estratégico

La vida y subsistencia de todo negocio está en sus ventas. Nada más cierto que esto, ¿verdad? De ahí que el pronóstico de ventas sea un recurso con el potencial de sostener e incluso salvar una empresa. 

Sin duda, es una herramienta de apoyo que impacta los aspectos financieros y estratégicos de cualquier negocio. Frente a lo financiero, mide la viabilidad de la estrategia de precios, da claridad a los estados de pérdidas y ganancias, y es aporte para realizar el balance general de la empresa, entre otros asuntos relacionados. 

En cuanto a lo estratégico, es insumo para plantear nuevas metas de ventas u objetivos de negocio, optimizar procesos y sustentar la toma de decisiones. Todo es posible porque el pronóstico de ventas permite supervisar oportunamente el estado del negocio e identificar problemas y oportunidades de mejora. 

Un buen pronóstico de ventas te permite:

• Calcular la demanda. De modo que puedas aumentar la producción o pararla; fortalecer el equipo comercial, y más.
• Realizar inversiones más certeras. Esto no solo se refiere a acertar en las necesidades de expansión del negocio, sino también en el momento financiero oportuno.
• Definir objetivos medibles y de impacto. Da visibilidad a las nuevas oportunidades de negocio o de mejora.
• Optimizar estrategia y proceso de ventas. Comprender el comportamiento de tus ventas, te permitirá cambiar y ajustar lo que no funciona y reforzar lo que sí.
• Generar alertas tanto de producción como financieras. La proyección de ventas evidencia posibles crisis o debilidades en tu negocio y te da margen de tiempo para subsanarlas.

Hacer un pronóstico de ventas es más sencillo de lo que crees

Al conocer todos los insumos y la ayuda que te brinda el pronóstico de ventas, estamos seguros que quieres desarrollar el tuyo propio. Así que no esperes más y comienza a registrar la información que necesitas. Entre más pronto inicies, más datos tendrás para tus predicciones. 

Al comienzo puede parecer complejo, pero poco a poco te irás familiarizando con las fórmulas, los datos y los cálculos, y todo fluirá con más facilidad. Además, las hojas de cálculo serán tu mano derecha. Tu mayor trabajo está en registrar la información y sacar las conclusiones. ¡Seguro que puedes! 

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