¡Hey, reclutador! ¿Quieres conocer el secreto para tener un 2023 más relajado? Para muchos, el momento de empezar los procesos de selección es estresante y puede extenderse más de lo que pensaban. Decenas de hojas de vida, candidatos no tan aptos y poco tiempo para cerrar el proceso e incorporar el candidato a la empresa. Sin embargo, existe algo que te ahorrará tiempo y toneladas de preocupación: el sistema ATS.
Quizás te preguntas ¿qué es el sistema ATS? Explicado de manera rápida, es un software que usan las grandes empresas y sus reclutadores para automatizar el proceso de selección. Pero ¿en qué consiste y cómo puedes hacer para implementarlo? De esto vamos a hablar en este artículo, así que no dejes de leer.
¿Qué es el sistema ATS?
ATS significa Applicant Tracking System, en español se traduce a ‘Sistema de Seguimiento de Candidatos’. Se trata de una herramienta informática que agiliza el proceso de selección de candidatos desde la convocatoria hasta la contratación. Estos softwares filtran automáticamente toda la información de los postulantes y la ordenan según la configuración que el personal de Recursos Humanos desee. De esta forma, se reduce un gran volumen de material a revisar.
El sistema ATS es muy importante para las empresas porque permite seguir de manera eficiente el proceso que se está llevando a cabo. Su principal objetivo es ahorrar tiempo en la fase de búsqueda y análisis de perfiles; y dar paso con mayor rapidez a la entrevista. Así que, si se quieren cubrir varias vacantes al mismo tiempo, en un lapso rápido y la compañía es propensa a recibir un gran flujo de aplicantes, el sistema ATS viene de maravilla.
Imagina que trabajas en una empresa que quiere cubrir cuatro vacantes en muy poco tiempo, y tras la postulación te llegan al menos entre 50 y 60 currículums por puesto. Revisar todo eso sería un lío, de no existir el sistema ATS. De forma manual tomaría muchísimo tiempo, pero si usas esta herramienta, es más fácil tener a los candidatos que cuentan con las habilidades buscadas (en los cuatro procesos) en cuestión de horas.
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¿Cómo funciona el sistema ATS?
Tal y como lo mencionamos antes, el software se encarga de filtrar las hojas de vida y permite llevar un proceso de selección más ordenado. Pero ¿cómo funciona? El flujo es así:
- Se crea la vacante: debes integrar experiencia requerida y habilidades y conocimientos claves.
- El trabajo se publica en los portales de la empresa o bolsas laborales externas como WeRemote.net. También puede difundirse en redes sociales como LinkedIn.
- Las personas aplican a la vacante y envían sus hojas de vida.
- Las aplicaciones son procesadas por el sistema ATS.
- Se filtran las hojas de vida que corresponden con los requerimientos de la empresa.
A partir de este paso se puede automatizar para contactar a los candidatos preseleccionados por correo electrónico o mensaje de texto. Sin embargo, la mayoría de reclutadores prefiere llegar a través de llamadas y de esta forma coordinar la entrevista.
- Se realiza la entrevista con el personal de Recurs Humanos, gerente de área o gerente general, según corresponda.
- Se comparan los resultados.
- Se elige el mejor perfil y el candidato es contratado.
Para que el sistema ATS logre realizar todo este trabajo, es necesario que cuando lo configures establezcas palabras clave. A través de estas, se podrá seleccionar o descartar las hojas de vida y ahorrar ese proceso que a veces resulta tedioso.
Por ejemplo
En tu empresa necesitan contratar a un programador senior. Eso significa que al menos debería contar con tres años de experiencia y tener habilidades tecnológicas en su campo como desarrollo web, Python, Java, Node, etc. Adicionalmente, se suele pedir que este profesional maneje un segundo idioma, como inglés. Y, en cuanto a habilidades blandas, debe ser proactivo, paciente, organizado, resolutivo y creativo.
Tu lista quedaría con todas las palabras que seleccionamos en negritas. Si en un CV algún candidato escribe esas palabras, será seleccionado pues corresponde al perfil.
Beneficios del sistema ATS
Si todavía no estás seguro de si deberías contar o no con el sistema ATS, aquí te mencionaremos algunos de los múltiples beneficios que tiene.
Reduce gastos de contratación
¿Qué sentido tiene que 5 personas estén haciendo un solo trabajo? Con el sistema ATS puedes hacer el proceso de selección rápido y ágil. Esto te da oportunidad de reorganizar tu departamento y centrarte en otras áreas, como el desarrollo de capacidades y mejoramiento del clima laboral.
Mejor calidad de filtrado
Como es un proceso automático, las hojas de vida seleccionadas coinciden exactamente con los criterios que quiere la empresa para su futuro empleado. Con el sistema ATS también puedes reducir el sesgo entre los reclutadores y candidatos.
Proceso más rápido y ordenado
Es evidente que se puede filtrar un mayor volumen de documentos en más tiempo. Esto permite ahorrar recursos que pueden ser reinvertidos. Asimismo, puedes seguir el proceso de contratación y no perderte los detalles del candidato.
Mayor comunicación con los candidatos
Una falencia común en los departamentos de Recuros Humanos es la poca comunicación que tienen con los candidatos durante el proceso de selección. La mayoría solo llama a los seleccionados, mientras que el resto podría quedarse esperando algo que no pasará. Con el sistema ATS esta comunicación será más sencilla porque puedes seguir el proceso paso a paso y automatizar mensajes.
¿Cómo implementarlo en mi empresa?
Ya sabes qué es, cómo funciona y cuáles son los beneficios del sistema ATS. Ahora llega la pregunta del millón. ¿Cómo lo puedo poner en marcha para mi empresa? Existen diversas compañías que ofrecen este servicio en varias partes del mundo. Por ejemplo:
- Teamtailor
- Personio
- Recruitee
- Zoho Recruit
- Buk
Y más. Puedes utilizar este sistema como departamento de Recursos Humanos para cubrir tus propias vacantes, publicar ofertas en tu sitio web o portales laborales aliados y ejecutar comprobación de antecedentes.
Según el sitio oficial de Zoho, si trabajas en una agencia de dotación de personal también es una buena idea usar un sistema ATS, ya que puedes llegar a postulantes de todo el mundo, no solo de tu área geográfica (¡Excelente para trabajos remotos!), crear evaluaciones y enviar correos electrónicos masivos.
¿Qué esperas para usar un sistema ATS? Recuerda que tendrás la ventaja de automatizar todo el proceso y usar las redes sociales a tu favor para hallar más candidatos.
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