Gestionar bien el tiempo es el pilar principal de la productividad. Acciones como poner límite a la jornada laboral, dedicar tiempo suficiente al descanso, evitar la procrastinación y no ser una persona multitareas pueden llevarte a ser más productivo en tu trabajo y en tu vida en general. ¿Cómo lograrlo? ¿Qué tal si aplicas la técnica del time blocking?
Si no habías escuchado del time blocking hasta ahora, estas a punto de descubrir una herramienta que te ayudará a dar orden a tus días. Con un poco de organización, no solo te enfocarás, priorizarás y avanzarás en tus proyectos, sino que reducirás el estrés, y, lo mejor, tendrás más tiempo para ti.
Recordemos que la productividad no está en quién más horas trabaja o más tareas realiza al día, está en quien optimiza sus recursos y avanza de manera eficiente en sus metas. Entonces, si te sientes sobrecargado, sin norte, agotado y desanimado, necesitas comenzar a aplicar esta técnica en tu agenda. Ya te diremos cómo.
¿Qué es time blocking?
Se trata de una metodología para dividir la jornada laboral en bloques de tiempo por actividades. Así, se dedica cada día un determinado número de horas a una tarea específica o a varias similares. Esta táctica evita la superposición de trabajo y las distracciones que no permiten finalizar las gestiones de manera oportuna.
Para mayor claridad, imagina un horario de escuela. Cada asignatura se dicta en un momento preciso y su duración en limitada. ¿Notas la semblanza? Lo interesante es que, al igual que en un horario escolar, tu agenda organizada con time blocking debería incluir espacio para el almuerzo o gestiones personales y delimitar el final de la jornada.
Con esta técnica, puedes organizar tus tareas según su nivel de importancia, según el tipo de labor o urgencia. Luego, les asignas un bloque de tiempo y te concentras en ejecutar solo eso que te has propuesto para ese momento. Puedes dar esa dedicación exclusiva, porque sabes que más adelante, tendrás tiempo para otras cosas.
Existen aplicaciones virtuales que facilitan la implementación de esta metodología. Sin embargo, también puedes ejecutarla en agenda física. Hazlo cómo mejor funcione para ti.
¿Cómo comenzar a aplicar el time blocking ?
Aunque implementar el time blocking es relativamente sencillo, hemos preparado un paso a paso para que sepas por dónde comenzar. Además, seguir estos consejos como rutina, te ayudará a incorporar la técnica de manera permanente en tu calendario y a mantenerla cómo parte de tu estilo de trabajo.
1. Encuentra un momento para organizar tu agenda
Los bloques no se crearán por arte de magia, ni se distribuirán por sí solos a lo largo de la jornada. Por eso, debes sacar tiempo para organizar tu agenda. No hay un momento ideal, dependerá de tus dinámicas o ritmo de vida.
Nuestra sugerencia es que programes tu calendario semanal, los domingos en la noche o el lunes a primera hora. Así tendrás un panorama general de lo que vendrá en los próximos días. Luego, haz ajustes diarios de acuerdo a las novedades que se presenten.
Lee también: 10 tips para aprender a trabajar bajo presión
2. Haz una lista de tareas y gestiónala
Este es un paso obligado de toda metodología de gestión del tiempo, ya que es la única forma de visualizar qué tanto debes hacer. El listado deberá incluir asuntos laborales y personales, urgentes, importantes, irrelevantes, todos. Además, será de gran ayuda incluir algunos detalles que te faciliten su ejecución o te recuerden de qué se trata.
La segunda tarea en este paso es gestionar la lista de tareas. Esto consiste, primero, en priorizar las actividades y, luego, en agrupar las tareas relacionadas. Así crearás los bloques sin descuidar nada y optimizando la dedicación que pones en cada uno.
En este punto, debemos hacer una salvedad: habrá días en los que no consigas hacer todo lo que te propongas. Es normal, pues el tiempo es un recurso limitado. Por eso, es fundamental saber priorizar. Así, al final de la jornada, tendrás al tranquilidad de haber evacuado el trabajo más necesario. De eso se trata la productividad.
3. Programa tus bloques en el calendario
Para distribuir de la mejor manera los bloques en tu calendario es importante que identifiques tus horas más productivas y las circunstancias del contexto que puedan afectar tu planeación.
¿No sabes cuáles son tus horas más productivas? Lo único que requieres es un sencillo ejercicio de autoanálisis. Por ejemplo, piensa si en la mañana estás soñoliento y te cuesta concentrarte, o si, por el contrario, estás activo, con la mente fresca y sientes que avanzas con facilidad en tareas complejas. La respuesta te dirá qué tipo de tarea asignar a ese horario, una operativa o una de trabajo profundo.
En cuanto a las circunstancias del contexto, nos referimos a asunto como que los colegas o el jefe programen reuniones en algún momento particular. También hacen parte de estas consideraciones las fechas límites, si alguien depende de tu parte de la tarea para avanzar con la suya, incapacidades y más.
Con esos dos puntos claros, puedes comenzar a distribuir los bloques en tu calendario de un modo funcional para ti y también para el equipo. Para facilitar el tema, sirve tener una estructura que se repita día a día, semana a semana. Pero, como hemos indicado, deberás revisarla y ajustarla según como marche cada jornada.
4. Deja espacio para recuperarte de imprevistos
Implementar la técnica del time blocking no garantiza que tus días serán perfectos y que cumplirás todo lo que te propongas a diario. Siempre hay factores externos: llamadas, imprevistos familiares o personales, correos de emergencia, ajustes a trabajos que ya se habían presentado, en fin… tantas cosas que pueden arruinar tu planeación.
Eso es algo inevitable. La clave es realizar una planeación que te permita recuperarte ante ellos. Si haces un horario de bloques muy rígido, el time blocking se tornará en un dolor de cabeza. Pasarás más tiempo pensando en cumplir con cada bloque, que centrado en conseguir su objetivo de fondo. Además, la situación empeoraría cuando surjan imprevistos que desdibujen tu calendario.
Por eso, es importante que programes algunos bloques de tiempo para trabajo flexible. Así, cuando haya eventualidades, puedes utilizar esos espacios para acomodar otras tareas que no hayas podido ejecutar según tu programación inicial. Si todo marcha en orden, solo avanza en tus tareas ordinarias.
5. Marca los bloques de tiempo personal
Aunque sean dos aristas muy distintas de tu vida, en tu agenda deben estar juntas. Eso te permite tener límites claros en cuanto al tiempo que dedicas a tu trabajo y a tus asuntos personales. Además evitará que descuides unos por cubrir los otros.
El tiempo personal incluye pausas activas, almuerzo y hora de salida. Pero también es muy importante que registres en tu agenda los bloques en que te ausentarás por citas médicas, compromisos familiares, diligencias o similares.
El time blocking puede ser flexible, pruébalo
Volviendo al símil con el horario escolar, ¿recuerdas que se respetaba la mayor parte del tiempo pero también era flexible, si las circunstancias lo requerían? Por ejemplo, si un profesor se ausentaba o había alguna programación especial… Lo mismo puede ocurrir con tu agenda.
Sin duda, es una técnica que requiere compromiso y disciplina por eso el punto es que la excepción no sobrepase la regla. Es decir, que debes procurar al máximo cumplir con los horarios que te has propuesto. En la vida laboral no hay maestros vigilando, pero sí obligaciones y responsabilidades esperando que las cumplas. Hacerlo depende solo de ti.
Si piensas que una lista de tarea bastaría para dar orden y comenzar a cumplir con mayor productividad tus deberes, no estás viendo el panorama completo. Sin duda, la lista te ayudará a saber cuáles son tus pendientes. Pero el time blocking te permite definir cuándo lo harás.
Ese factor de tiempo, no lo tiene ninguna lista. Ahí está el valor más grande de esta técnica. Conseguir un buen manejo del tiempo es algo invaluable para el trabajo y la vida personal. ¡Ya verás!
