La educación en línea y los eventos virtuales pueden desarrollarse en tan diversos formatos, que a veces es difícil escoger el ideal para cada quien. Crear un webinar es una opción fácil y de alto impacto, si tienes un conocimiento especializado y quieres impartirlo de manera masiva, permitiendo la participación de tu audiencia y con bajos costos.
En esta entrada te contaremos todo lo que necesitas saber para montar ese evento virtual que sueñas. Pero antes, debemos hacer claridad en que el éxito de un webinar está en la calidad de su contenido y el manejo del conferencista. Entonces, recuerda: nosotros te daremos las pautas técnicas y tu deberás preparar lo demás.
¿Qué es un webinar?
Aunque para muchos puede ser un término conocido, para algunos quizás no sea tan claro. Con el fin de despejar cualquier duda y estar alineados, diremos que un webinar es un seminario web o conferencia virtual, en formato de video. Por lo general, su transmisión es en directo a través de plataformas digitales.
Dos aspectos que se valoran en los seminarios web son: primero, que permiten la interacción con los asistentes, bien sea con una participación verbal o por medio de chat. Segundo, que suelen ser gratuitos. Esto aumenta su alcance y el nivel de conexión con las audiencias.
Si bien son una herramienta que con frecuencia se utiliza con fines educativos, también es frecuente apoyarse en ella con propósitos comerciales. Crear un webinar se ha convertido en un mecanismo efectivo para atraer leads y dar a conocer marcas. A eso se debe el libre acceso.
Por supuesto que también es posible desarrollar un webinar que sea pago. Esto dependerá de si el propio webinario es tu solución o servicio, y lo definirás según tu estrategia. De momento, pensemos que el cobro es una variable opcional.
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¿Para qué sirve crear un webinar?
Los webinars tienen varios usos y funciones, que van desde lo educativo hasta lo comercial. Son una herramienta muy apetecida porque, a pesar del entorno virtual, se consigue una interacción entre el presentador y su audiencia, mientras se hacen exposiciones detalladas de temas puntuales.
Por eso, crear un ciberseminario sirve, principalmente, para comunicar e impartir conocimiento y generar conexión con públicos objetivos. Sus funcionalidades facilitan este objetivo, pues es posible compartir documentos, mostrar presentaciones, hacer encuestas, conversar vía chat, y más.
Otros usos más específicos para los webinar son los siguientes:
- Educar o capacitar sobre temas específicos.
- Familiarizar a la audiencia con un negocio o marca.
- Presentar un producto o servicio a tus clientes.
- Presentar ofertas.
- Convertirte en una voz de autoridad en tu sector de interés.
- Conectar con nuevas audiencias y potenciales clientes.
Pasos para crear un webinar
Si sientes que un seminario web es la herramienta que necesitas para desarrollar la idea que tienes en mente, ponte en marcha con este paso a paso.
1. Define el objetivo de tu webinar
¿Qué quieres lograr con tu webinar? En esta respuesta está la clave de todo. Un objetivo claro marca la ruta de tus acciones hacia el éxito.
Por supuesto, un objetivo debe ser realizable y medible. Por eso acompaña tu objetivo por unos indicadores de desempeño, que te permitan evaluar cómo resultó tu conferencia y si conseguiste lo que esperabas.
Por ejemplo, tu objetivo es fortalecer tu marca personal como experto en diseño gráfico. ¿Cómo medirías si al final del webinar lo cumples o no? ¿Qué tal si mides el número de nuevos seguidores o la cantidad de interacciones relevantes? ¿Tu indicador está en los contactos o leads que surjan para ofrecer otras charlas o asesorías personalizadas?
Cuando tengas esto claro, debe estar siempre presente para que las demás acciones en la creación de tu webinario apunten al logro de ese objetivo.
2. Escoge la herramienta tecnológica para crear el webinar
Existen múltiples plataformas gratuitas y de pago, para crear y transmitir webinars. Por lo general, todas tienen las mismas funcionalidades básicas para producir un webinar de calidad. Sin embargo, es obvio que con las herramientas pagas tendrás ayudas que pueden llevar tu experiencia a otro nivel.
Los criterios para elegir la herramienta adecuada para ti son: presupuesto, objetivo del negocio y estrategia para el webinar. Así, si no cuentas con recursos, opta por una gratuita y ajusta tu seminario a lo que te ofrecen allí. Y si tu propósito y metodología requieren una funcionalidad especial, opta por la plataforma que la ofrezca.
Las herramientas gratuitas funcionan bastante bien. Algunas seguro las conoces: Zoom, YouTube Live o Skype. Con ninguna de estas te sentirás limitado a la hora de transmitir.
En cuanto a las de pago, su costo varía según las funcionalidades adicionales que brindan, el número de asistentes y más. Sin embargo, hay para todos los presupuestos y algunas ofrecen pruebas gratis. De modo que puedes explorar y pagar lo justo por ese plus que necesitas.
3. Planifica tu evento
Si bien una de las ventajas de los webinars es que te deshaces de todas las tareas logísticas propias de un evento presencial, tu seminario virtual requiere cierta preparación para hacerse realidad.
¿En qué consiste esa planificación? Es muy sencillo, pero muy importante. Ya verás:
Elige una fecha y hora. No lo hagas de manera aleatoria. Piensa si te conviene que coincida con alguna festividad, si lo harás un sábado o un día laboral. También investiga un poco que otras personas o competidores no tengan eventos programados para esa fecha. Y propón una hora que te garantice la disponibilidad de tu público
También es importante que definas la metodología ¿Lo harás tú solo o tendrás panelistas invitados? ¿Será entrevista o debate? ¿Cómo será la participación de la audiencia? Preguntas de este tipo te ayudan a dar orden y prever todo lo que puedas necesitar.
Adicionalmente, la planeación incluye crear una estructura para tu evento. En otras palabras, plantea un orden del día. Así podrás enfocarte y aprovechar el tiempo para cubrir lo fundamental. Por ejemplo, incluye una introducción, tu presentación y la de los invitados, la parte central, espacio de preguntas y respuestas, y cierre.
4. Prepara tu charla
No puedes llegar a improvisar en tu webinar. Debes prepararte para garantizar el contenido de valor que prometes a tu audiencia cuando promocionas tu evento. Además, nunca olvides que el éxito de un webinar está en la calidad de su contenido y en las habilidades comunicativas del expositor.
Redacta tu charla, práctica tu presentación y asegúrate que tu contenido sea agradable, novedoso e interesante para tu audiencia.
5. Crea ayudas audiovisuales para tu webinar
Acompañar de tu charla con ayudas audiovisuales es un truco para dinamizar el webinar. No es lo mismo ver en la pantalla siempre el mismo cuadro del expositor, que leer alguna diapositiva, ver un video, escuchar testimonios, navegar en un dashboard o refrescar la atención recibiendo contenido a través de diferentes recursos.
Las ayudas audiovisuales deben dar valor a tu presentación. Ten en cuenta que funcionan como un complemento para tu discurso. Por eso, de ninguna manera, pueden reemplazarlo o repetirlo. Además, deben ser acordes a tu imagen de marca, voz y mensaje.
Si no tienes claro cómo hacerlo, qué incluir o en qué momento utilizar estos recursos, te damos unas ideas:
- Úsalos como hoja de ruta. Por ejemplo, marca con una diapositiva cada cambio de tema o parte del webinar.
- Muestra tus ejemplos o testimonios desde allí. Proyectar un video o mostrar una imagen o fotografía puede funcionar bien.
- Destaca frases o palabras clave. Así refuerzas tus ideas o mensajes principales.
- Plantea preguntas. Es una forma de invitar a la reflexión.
- Identifica si tu tono será gracioso o serio, técnico o cercano, y así mismo diseña tus ayudas.
6. Promociona tu webinar
En este paso la tarea es vender tu webinar. No nos referimos a conseguir gente que pague por tu contenido. Hablamos de algo más simple y mucho más necesario: tienes que contarle a tu audiencia que vas a ofrecer tu seminario en línea. Si no lo haces, ¿cómo van enterarse?
Este puede ser un proceso paralelo a varios de los anteriores, pues la promoción no se da de un día para otro. Entonces, prepárala con anticipación. Se debe generar una expectativa y luego ahondar en detalles para que la audiencia se interese, y eso requiere tiempo. La recomendación acá es diseñar una estrategia de promoción.
La estrategia debe contemplar los canales, fechas, presupuesto, mensajes clave y más. No hace falta hacer algo robusto y exhaustivo, que te demande demasiado tiempo. La idea es tener claridad y orden frente a las acciones que realizarás para dar a conocer tu webinario.
Si tu webinar es de pago, este paso es mucho más prioritario. Por lo tanto, vas a necesitar más detenimiento en la planeación de tu estrategia. De hecho, podrías considerar una estrategia de descuentos para incentivar la compra e ir garantizando tu audiencia, u otras tácticas similares.
7. Haz un ensayo
Hacer un ensayo no es lo mismo que practicar. Cuando sientas que has practicado lo suficiente y estés preparado, haz un ensayo como si fuera el seminario web real. Este es un paso especialmente importante, si es tu primer webinar. El ensayo te permite familiarizarte con la plataforma, controlar el tiempo, validar aspectos técnicos, entre otras cosas.
Además, puedes invitar a familiares y amigos a que se conecten y hagan preguntas o comentarios, de modo que puedas tener una dinámica de participación real. Ellos también te ayudarían con una retroalimentación para que puedas perfeccionar los detalles que quizás no salieron como esperabas.
Por último, mira la grabación y sé tu propio crítico. No seas tan duro contigo mismo, sé objetivo. Sí encuentras puntos de mejora, dales un giro. Asimismo, mantén y refuerza tus puntos fuertes y las cosas que más te gustan de tu presentación
8. Sal al aire
Si has seguido todos los pasos y te sientes satisfecho con el resultado de tu ensayo, estás listo para salir al aire. Te daremos unos consejos finales para este momento:
- Preséntate, no des por hecho que la audiencia sabe quién eres. Y si tienes invitados, introdúcelos.
- Graba la sesión. Esto será insumo para más contenido en el futuro. Además, podrás compartirla para que la vean posteriormente y publicarla en tu sitio web o canal de YouTube para crear tu repositorio de seminarios web.
- Explícale a tu audiencia la metodología y siempre da espacio para la interacción.
- Capitaliza los logros que obtengas. Por ejemplo, actúa con inmediatez para contactar tus nuevos leads o continua con una campaña de contenido que fidelice tu público.
¿Preparado para crear tu webinar?
Ya tienes claro qué debes hacer para crear tu webinar. También sabes que es un formato fácil de ejecutar, de bajo costo y con gran impacto. Ahora, para cerrar, te contaremos algunas ventajas adicionales:
- Un webinario funciona igual para un público de 10 o 20 personas que para uno de 100 o más.
- Puedes pregrabarlo y transmitirlo después.
- Son mucho más económicos que un evento presencial, y no requieren todo el trabajo logístico.
También te damos una recomendación extra para antes de empezar: asiste a otros webinars de temas relacionados con tu categoría de negocio y con otras diferentes. Esto te dará perspectiva de qué hacen los demás y cómo lo hacen. Al momento de crear tu primer webinar, tendrás referencias de cosas que podrías adaptar a tu contenido y otras que no querrás imitar.
¿Te sientes preparado? Esperamos que sí. Ahora, si te enfrentas a un estancamiento por nervios: respira y confía. Piensa cuánto quieres o necesitas crear este seminario web, evalúa si tienes los conocimientos y manejas el tema de tu charla, revisa si hay personas que necesitan tu contenido y, así, encuentra motivos para lanzarte. Seguro lo harás genial.
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