Un asistente virtual es un salvavidas. Ofrecen servicios tan variados y ayudan a tantas cosas que se han vuelto indespensables para muchas empresas y profesionales. Si has llegado al punto en que necesitas apoyo y comprendes que te conviene contratar alguien para eso, es porque has prosperado y aprendido en el proceso. Ahora es momento de que experimentes cómo es trabajar con un asistente virtual, ¡y te damos algunos consejos para este gran paso!
1. Ten claras tus expectativas
Te sientes capaz de responder la siguiente pregunta: ¿qué esperas de un asistente virtual en general y en cada tarea específica? La respuesta a esta inquietud es clave para que el trabajo fluya y recibas de tu colaborador justo lo que necesitas. Una vez definas esto, discútelo con la persona que contrates. Tómate el tiempo de dejar esto claro, ya que será la base de su relación.
Entonces, si esperas que tenga una dedicación exclusiva o parcial, que responda siempre tus llamadas, que desarrolle sus tareas en un sistema puntual, que utilice herramientas especializadas, que sepa de un tema específico, que tarde determinado tiempo en alguna tarea recurrente o que abarque múltiples labores de manera simultánea, por ejemplo, tenlo presente. Es importante que tu asistente virtual sepa las condiciones del trabajo, para tener certeza que puede cumplir con tus expectativas.
2. Trabaja en la comunicación efectiva
Sin una buena comunicación, tendrás muchos problemas. Por eso es fundamental que consolides una comunicación efectiva desde el primer momento. Para esto debes definir:
- Canales: correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas, entre otros.
- Horarios: evita incomodar llamando en momentos no laborales y garantiza que te atenderán cuando lo requieras.
- Claridad: asegúrate de das explicaciones claras e información completa, para que tu asistente virtual comprenda lo que dices.
- Escucha activa: lo que tu asistente virtual tenga por decir también es importante. Escúchalo con atención y muéstrate dispuesto a responder inquietudes. El más beneficiado serás tú.
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3. Redacta manuales cortos para tareas complejas o recurrentes
En principio puede parecer mucho trabajo, pero sin duda te ahorrará bastante tiempo en el futuro. Tener instructivos escritos hará más fácil trabajar con un asistente virtual, ya que si le surgen dudas sobre procesos difíciles o repetitivos, puede consultar los textos para resolverlas por sí solo. No tendrá excusa para no avanzar en sus tareas o proyectos y tampoco tendrá que esperar a que tú le expliques.
4. Confirma que tu asistente virtual entiende tus instrucciones
Ante tu ojos y oídos, todo puede parecer claro y sencillo, pero para tu asistente virtual, es un mundo nuevo, lleno de complejidades y dudas. Asegurarte de que comprendió tus instrucciones, no te tomará mucho tiempo y sí te ahorrará muchos inconvenientes. La validación puedes hacerla pidiéndole que te repita lo que debe hacer o invitándolo a preguntar algo.
5. Prepara archivos y herramientas de trabajo compartido
Trabajar con un asistente virtual es cuestión de confianza. Es claro que la confianza se construye con el tiempo, pero hay que comenzar por algo, ¿verdad? Contar con herramientas de trabajo compartido te permitirá supervisar las acciones de tu colaborador, para guiarlo y ayudarlo en su curva de aprendizaje. No tienes que compartir todas tus contraseñas e información confidencial desde el primer momento, si no te sientes cómodo con eso. Sin embargo, sí hay cosas que puedes anticipar.
Mientras llega el día en que tu asistente virtual se ha ganado tu confianza, deberías crear cuentas de correo compartidas, familiarizarte con alguna herramienta de trabajo colaborativo (Asana o Trello, por ejemplo). También sería conveniente que organices tu archivo, alistes documentos y planees cómo será el flujo de información. Esto le dará un escenario preparado a tu ayudante, y a ti la tranquilidad de seguir teniendo control sobre algunas cosas que quieras mantener en reserva.
6. Destaca las virtudes de tu asistente virtual
¿A quién no le gusta recibir elogios? Pues bien, cuando trabajes con un asistente virtual procura que se sienta valorado y motivado por las palabras de felicitación o gratitud que puedas expresarle. Hazle saber cuando te sorprenda alguna iniciativa. Felicítalo cuando comience a mostrar resultados. Agradécele cuando haga favores o tareas que no le has solicitado. No dudes en reconocerle sus virtudes y cualidades profesionales, ya que eso repercutirá de manera positiva en su trabajo y relación.
7. Identifica sus habilidades y fortalezas
Los servicios de un asistente virtual son muchos y muy variados. Por eso, no se trata de poner a prueba a tu asistente virtual, sino de aprovechar sus talentos. Identifica qué tareas gestiona mejor, en qué cosas es bueno, cuáles labores le cuestan trabajo, y podrás guiarlo para mejorar algunos aspectos y, al mismo tiempo, sacar más ventaja de sus capacidades.
8. Sé paciente y amable
Aunque se trate de un trabajo remoto, trabajar con un asistente virtual no es lo mismo que trabajar con una máquina. Detrás de la pantalla hay un ser humano tratando de aprender de ti y tu negocio. Hay una persona con aciertos y fallas, como cualquiera. Hay un colaborador que necesita tiempo para adaptarse. Entonces, tenle paciencia. Sé amable.
Trabajar con un asistente virtual es una gran idea
Los periodos de adaptación pueden ser incómodos, lentos, llenos de ensayos y errores, pero al final son pasajeros. Una vez logres conectar con tu asistente virtual, y él se familiarice con el quehacer de tu negocio, todo va a fluir bien. Dale tiempo al proceso, y sigue los consejos de arriba para que todo sea más fácil para ambos.
Recuerda que recibir ayuda siempre es útil. Además, en este caso, significa que has crecido como profesional o como empresa y que vas a seguir creciendo.
