¿Necesitas visualizar el panorama comercial de tu empresa y el impacto que este tendrá en el negocio? Un reporte de ventas es la herramienta que te servirá para solucionarlo. Ahora bien, ¿nunca has hecho uno o quieres hacer un informe más robusto y eficiente? ¡En WeRemote te ayudamos! No te pierdas ni una sola línea de este post.
¿Qué es un reporte de ventas?
El reporte de ventas es un informe que contiene el historial comercial de una empresa. Sin embargo, no es tan simple como un registro de cuánto o qué se vende mes a mes. Es una herramienta especializada que reúne información valiosa para la toma de decisiones en las organizaciones. Entre los datos más importantes que arroja este reporte están los siguientes:
- Productividad de la fuerza de ventas
- Efectividad de estrategias de marketing
- Bloqueos o aciertos en el proceso de venta
- Alcance de los objetivos planteados
- % de crecimiento y rentabilidad
- Insumos para proyecciones
- Criterios para clasificar y calificar tus prospectos y clientes
- Registro para gestionar inventario
- Evidencia para fortalecer o modificar la estrategia de precios
Como ves, no es una relación de inventario, sino un insumo valioso para el trabajo. Por eso, este documento debe hacerse con rigurosidad; de lo contrario su contenido no será acertado y surgirá el riesgo de tomar decisiones equivocadas.
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¿Cómo hacer un reporte de ventas?
La herramienta básica para elaborar un reporte de ventas es una hoja de cálculo. Podrías trabajarla en un archivo de Excel, en Google Sheets o en alguna plataforma de dashboard. La ventaja de estas dos últimas opciones es que puedes realizar un reporte colaborativo en tiempo real, lo cual facilitará la compilación de la información y además permitirá hacer análisis oportunos.
Lo segundo que debe saber es para cualquier tipo de informe de ventas se debe tener claro el presupuesto asignado y un periodo de tiempo determinado a evaluar. Con estos dos elementos se tendrán parámetros generales para el análisis. Además, se recomienda llevar cuenta de los reportes históricos. Si este es tu primer reporte, es obvio que no aplica. Sin embargo, te sugerimos que, de ahora en adelante, tengas presente los resultados de cada informe, para poder comparar y hacer seguimiento real cada año.
Ahora sí vamos con los pasos que debes tener en cuenta para generar un reporte con valor para tu negocio.
1. Define un objetivo para tu reporte
Un reporte de ventas puede ser tan básico o tan exhaustivo como lo requiera el gerente comercial. Por eso es importante definir el objetivo, pues con base en eso se determinará qué información se recopilará, la periodicidad, los participantes, y otras variables.
2. Agrupa y registra toda la información
Tu hoja de cálculo deberá contener los campos necesarios para suministrar la información que responde a tus objetivos. Algunos ejemplos de los datos que puedes recopilar son:
- Datos del cliente: nombre, dirección, correo electrónico y otros que permitan identificarlo.
- Datos del producto o servicio: nombre, código, tipo, entre otros.
- Datos por vendedor: nombre, meta, ventas, diferencia con relación a la meta
- Datos estratégicos: % de crecimiento, comparativo de % de crecimiento.
- Valores: precios, ticket promedio, número de unidades totales, unidades vendidas, unidades en stock.
- Fechas.
Es obvio, pero no está demás decir que cuanto más organizada, completa y clara sea la información, mejor será el reporte y las conclusiones que podrán sacarse de él. También es claro que no deberías incluir datos que no sean relevantes para tus objetivos. Esta es una tarea desgastante y sin impacto, que además podría desviar la atención sobre las variables relevantes de verdad.
2. Sé disciplinado en el registro de información
Este, más que un paso en la elaboración del reporte de ventas, es un consejo: para que la información sea confiable y suficiente, su registro debe ser sistemático. Según como lo establezcas, debe cumplirse. Es decir, si es diario, no puede faltar ningún día; si es semanal, de igual manera. Asimismo, es clave procurar completar la totalidad de los campos requeridos, siempre que sea posible.
3. Crea tablas dinámicas para analizar los datos
Las tablas dinámicas son un recurso de las hojas de cálculo que te permite hacer cómputos, síntesis, conclusiones de una gran cantidad de datos. Con ayuda de esta herramienta, no importa cuán extensa sea la base de datos de tu reporte, siempre podrás encontrar y destacar información de valor. Es muy útil para tabular el informe y reducir el riesgo de error al procesarlo.
4. Incluye gráficas en tu reporte de ventas
El reporte de ventas debe ser entendible por cualquier persona del equipo comercial. Por eso, la mejor forma de visualizar la información es por medio de gráficas. Estas sintetizan los resultados y, con el uso de colores y formas, facilitan la lectura y comprensión. La buena noticia es que esto, en realidad, no es demasiado trabajo extra para ti. Las hojas de cálculo lo hacen por ti.
5. Redacta unas conclusiones generales
Es conveniente acompañar los datos duros incluidos en tablas y gráficas, con un resumen ejecutivo del reporte de ventas. No debería superar una página y debe contener las conclusiones principales y aquellas que apunten al objetivo propuesto al inicio.
¿Para qué hacer un reporte de ventas?
Si tuviéramos que decirlo en una sola frase, sería: para tener una radiografía del área comercial de tu negocio, con el fin de optimizar la toma de decisiones. Sin embargo, si aún no estás convencido de realizar todo el trabajo que hemos descrito, mencionaremos unas ventajas más específicas, de modo que salgas de dudas y notes que merece el esfuerzo:
- Da insumos para la planeación estratégica. Al ser un informe de resultados, evidencia los logros y fallas de la gestión. Con base en eso es posible hacer una planeación consciente y no a ciegas.
- Presenta indicadores para hacer mediciones. El registro de los resultados de cada vendedor, por producto, periodo o campaña, por ejemplo, evidencia qué acciones fueron efectivas, qué miembros del equipo deben fortalecer sus tácticas, cuales sobresalen y más.
- Ayuda a llevar mejor control de los gastos e ingresos. De nuevo, tener el registro de la información por periodos de tiempo, permite saber en qué momentos se desequilibran las finanzas, cuándo se debe invertir más y cuándo hay más retorno.
- Permite optimizar servicios y ampliar portafolio. Cuando el reporte de ventas es exhaustivo y cuenta con información específica de los clientes, se pueden identificar oportunidades de negocio o para fortalecer las líneas que ya se estén ejecutando.
Si bien hacer un reporte de ventas es un trabajo dispendioso, su valor es evidente. Además, como has visto, es una tarea relativamente sencilla; solo requiere la disciplina para realizar el registro constante y preciso, y el apoyo de todo el equipo comercial. El principal estímulo para realizarlo debe ser que se verá reflejado en mejores resultados y el éxito de tu empresa.
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