Después de la pandemia, la mayoría de empleados y empleadores se tuvieron que adaptar de forma forzosa a seguir cumpliendo sus funciones a la distancia. Ahora, las labores remotas son las más deseadas. Sin embargo, trabajar en equipo de forma distante puede ser todo un reto si no hay una excelente organización. Por eso, te traemos 5 consejos útiles para colaborar con un equipo remoto.
En este punto, la forma de trabajo tradicional ya está mandado a recoger y todos lo sabemos. Así, si queremos estar siempre un paso adelante en lo relacionado con trabajos remotos, los siguientes consejos y herramientas te pueden funcionar para que sea de las mejores experiencias. Piensa cómo tu calidad de vida mejora cuando no tienes que pasar tiempo en el tráfico, puedes trabajar mientras viajas, o ganas dinero mientras tienes tiempo para cuidar a tus hijos.
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1. Comunicar, comunicar y comunicar
A pesar de que los trabajos remotos tienen fama de ser solitarios, porque no existe un contacto físico continuo, estos se basan en la comunicación con compañeros de trabajo y clientes. Y no solo se trata de cualquier comunicación, sino que debe ser constante, fluida y directa para que funcione.
Para lograrla, hay muchas herramientas en línea que, no solo te van a permitir estar a un mensaje de distancia , sino que te van a ahorrar mucho dinero en llamadas a larga distancia. Por ejemplo, Skype. Skype fue una de las primeras aplicaciones para hacer videollamadas, y hoy sigue siendo de las más representativas. Una de las ventajas de Skype es que puedes tener dos cuentas: un número de Skype personal y otro, profesional.
Hay otras herramientas más recientes que funcionan igual como Google Meet, e incluso han agregado mantener los chats siempre activos desde cualquier dispositivo como Google Teams, Google Hangouts o Slack. Todas pueden ser usadas de manera gratuita, pero algunas tienen planes adicionales con funciones extras como Slack.
2. Hacer reuniones para conocerse
¡Reúnanse! Ya sea para trabajar un día juntos o para verse en un espacio no laboral. Lo importante es que se reúnan de manera presencial de vez en cuando. A pesar de que la mensajería instantánea ha demostrado ser efectiva, nunca debemos subestimar el poder de conocerse cara a cara.
Sabemos que en algunos casos, estas reuniones ocasionales no pueden ser posibles porque todos los miembros del equipo viven en ciudades o países diferentes. ¿La solución? Aumentar las reuniones con la cámara encendida. El simple hecho de verse cara a cara todos los miembros, puede hacer la diferencia, sobre todo cuando se trata de una reunión importante donde se deben asegurar que todos están presentes en cuerpo y mente.
Las herramientas anterior también funcionan con cámara, ¡así que no hay excusas! Después de todo te estamos dando 5 consejos para colaborar con un equipo remoto.
3. Establecer horarios de comunicación y de cumplimiento
Los trabajos remotos también han sido reconocidos por convertir a las personas en empleados 24/7. Para evitar esto a toda costa, se deben establecer dos tipos de horarios diferentes: un periodo de tiempo máximo para cumplir con las tareas y una ventana de tiempo para escribir y recibir respuestas a mensajes o correos.
Por ejemplo, no pasar más de ocho horas en el computador, o definir tiempos estimados para cada tarea. Es decir, si se tiene un encargo que puede tomar 36 horas, se pueden repartir en un límite máximo de cinco días para entregarlo. Incluso, se puede cerrar la sesión de correo electrónico una vez se cumpla el horario que has predefinido y hacerlo saber a los demás miembros.
Hay herramientas perfectas para el seguimiento de los tiempos para freelancers tal como Hubstaff, Toggl o RescueTime. En Hubstaff, puedes controlar el tiempo de las tareas y proyectos tanto individuales como del equipo. Es un temporizador que te ayuda a medir cuánto tiempo inviertes en el trabajo e incluso te hace el cálculo de la tarifa por hora. ¡Hasta se puede integrar con los tableros de Trello! Toggl funciona muy similar y es reconocido por su interfaz intuitiva y amigable.
4. Trabajar en la confianza y empatía
¿Cómo asegurarte que el trabajo remoto será exitoso? Porque se genera confianza entre las partes. Ya que no pueden estar en un mismo espacio para poder vigilar el nivel de productividad de todo el mundo, la confianza comienza a jugar un papel esencial dentro de las organizaciones.
La confianza está presente cuando le permites a los trabajadores cierta independencia y privacidad para desarrollar las labores asignadas. Esto puede ir muy conectado con establecer tiempos de entrega, así los freelancers pueden organizar su tiempo para que la entrega se haga a tiempo y con una alta calidad, mientras que los encargados pueden enfocarse en sus propias funciones.
¡Todo es un equilibrio! Y la confianza definitivamente debe venir de ambos lados. Esto implica tener empatía en reconocer que hay situaciones que no están bajo el control de nadie y que cada uno debe ser lo suficientemente responsable para llevarlas con profesionalismo.
5. Dar y recibir feedback
Finalmente, ¿cómo se va a mantener la motivación de tus compañeros si nunca reciben un feedback sobre cómo va su desempeño? El feedback es un motivador muy efectivo, por lo tanto, la situación no se puede perder en la distancia, pues beneficia tanto a los trabajadores como a las empresas. Recordemos que un feedback hace referencia a dar y recibir retroalimentación sobre el trabajo, desempeño, fortalezas y oportunidades de mejora.
Estos consejos y recomendaciones funcionan para que la persona sienta que está siendo foco de atención, que su trabajo está siendo valorado. Además, también funcionan para aportar información valiosa que puede llevar al operario a mantener la calidad de su trabajo en continuo crecimiento. Para hacerlo, pueden organizar reuniones periódicas destinadas a darle el espacio a las retroalimentaciones.
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Aplica tus conocimientos
Es hora que descargues todas las herramientas que te hemos mencionado y ¡comiences a poner en práctica estos 5 consejos para colaborar con tu equipo remoto! Te lo van a agradecer desde el primer momento. Si conoces cualquier otro consejo, no olvides dejarlo en el cajón de comentarios.
