¿Alguna vez has escuchado sobre el método Kaizen? Se trata de una estrategia que busca mejorar la productividad de una empresa a través de la revisión constante del sistema de producción. Algo así como cuando se le cambia de aceite al carro de vez en cuando para que ande mejor.
Este método ayuda a las empresas a reinventarse de forma continua, de modo que siempre estén buscando la forma de ser mejores. Si te interesa saber más sobre esta técnica y cómo puedes aplicarla para mejorar el rendimiento de tu equipo de trabajo, no dejes de leer este artículo.
¿Qué es el método Kaizen?
Lo primero que debes saber es que esta filosofía parte de la búsqueda de la perfección. De hecho, Kai significa “cambio” en japonés y zen, “bueno”. Este método no busca el perfeccionismo; sino la mejora continua para ir desarrollando una mejor versión de la empresa mientras pasa el tiempo. Por eso, tiene 10 principios fundamentales que guían todo el proceso:
- Desecha las ideas tradicionales.
- Aterriza ideas, encuentra la manera de convertirlas en proyectos tangibles.
- Cuestiona tácticas existentes desde el pasado.
- Cuando se comete un error, enseguida se debe rectificar. No hay tiempo para lamentaciones.
- Más que obtener un proyecto 100 % perfecto en un mes, es preferible tener mañana un proyecto perfectible, con el 50 % de perfección.
- La creatividad es capaz de resolver más problemas que el capital.
- Las dificultades trabajan la resiliencia y potencian la sabiduría.
- Para hallar la raíz del problema, hay que preguntarse “por qué” mínimo 5 veces.
- Es mejor que muchas personas conozcan un tema a que exista un solo perito en el mismo.
- La búsqueda de la mejora es algo de todos los días.
Lo que distingue al método Kaizen del concepto de optimización y cualquier otro plan de mejora constante son las herramientas que utiliza: el diagrama de Ishikawa, el diagrama de Pareto y las 5 S.
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Herramientas: Las 5 S del método Kaizen
Como explicamos antes, este método se apoya en algunas herramientas para generar un proceso a través del cual se pueda optimizar el ambiente laboral, los flujos de trabajo y aumentar la productividad. Uno de ellos es la guía de las 5 S.
Las 5 S consisten en eliminar las imperfecciones para generar una mejora en el ambiente laboral, y por ende, en la productividad. De esta forma, estas “s” forman parte de un proceso a través del cual se puede lograr este cometido y, además, reducir los tiempos muertos que se podrían ocasional al aplicar todos estos cambios.
1. Seiri (Clasificación)
Se trata de examinar los procesos existentes en tu empresa y clasificarlos por funcionales y no funcionales. Los que sirven se conservan y potenciarán para mejora, y los que no sirven se desecharán de manera que la empresa se quede solo con lo que le es útil.
2. Seiton (Organización)
Este paso del método Kaizen propone reorganizar u ordenar los procesos para que cumplan su función de manera efectiva. Por ejemplo, la ruta que debe pasar un documento para ser aprobado, la gestión interna de calidad, entre otros. Para esta parte se necesita mucha creatividad, pero, sobre todo, haber eliminado los obstáculos y pasos inservibles tras la clasificación.
3. Seiso (Limpieza)
Tras hacer la organización, te darás cuenta de que pudo haber quedado rastros o rezagos de funciones o pasos no esenciales. Aquí es cuando se hace un análisis meticuloso y se procede a “depurar” el sistema, verificando que en realidad todo fluya como tiene que fluir. Es como una revisión microscópica del proceso en busca de aquellas cosas flojas que se nos pudieron haber pasado por alto.
4. Seiketsu (Estandarización)
Es la primera prueba que debe pasar el nuevo proceso. Consiste en ponerlo en marcha y verificar que el flujo de trabajo sea más rápido, optimizado y que haya mejorado. Una vez que se haya evaluado y aprobado, todo el equipo o la empresa tiene que adoptar este nuevo proceso en sus labores diarias.
5. Shitsuke (Mejora continua)
Como resaltamos antes, una de las características del método Kaizen es su perfectibilidad. Quizás en 6 meses o en un año ese mismo proceso se puede mejorar todavía más. Por ello, se propone que se trabaje todos los días el nuevo método, para garantizar su éxito; y que la empresa se comprometa a seguir buscando maneras de optimizarlo.
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¿Cómo aplicar el método Kaizen?
Para aplicar de manera correcta el método Kaizen existen algunas claves. Ahora te indicaremos cuáles son. Procura mantenerlas presente mientras desarrolles los cambios y a lo largo de la vida de tu empresa, para poder siempre estar pendientes de mejoras constantes:
- Busca la simplificación de las tareas.
- Aplica el método todos los días, trabaja de manera continua.
- Puedes ayudarte con el diagrama de Pareto para verificar lo que sirve y lo que no: un gráfico en el cual se ordenan elementos de forma ascendente a descendente.
- También puedes elaborar un histograma para identificar las variables que afectan la productividad de tu empresa.
- Y si encuentras problemas en tu empresa, pero no estás seguro de dónde salen, te recomendamos aplicar el diagrama de Ishikawa. Se usa para este fin, mediante el análisis de los factores que inciden en el desarrollo de un problema.
El método Kaizen requiere rigurosidad y disciplina. No solo se trata de optimizar el proceso y ya, sino que hay que aplicar esta nueva fórmula para ver si en realidad existe un cambio o no. Además, se requiere el compromiso por parte de la empresa, de buscar puntos débiles para mejorar.
