Un negocio no puede vivir a la expectativa de sorprenderse con los ingresos que generará al final del mes. Para que una empresa sea exitosa, se requiere una planeación y, sobre todo, un presupuesto de ventas. Es decir, se necesita una hoja de ruta, que además de indicar por dónde avanzar, también que permita determinar si se marcha a buen ritmo. ¿Quieres saber cómo hacer un presupuesto de ventas? Si tu respuesta es sí, continúa y encontrarás lo necesario para comenzar.
¿Qué es el presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas es un informe que hace parte de la planeación financiera de una empresa. Se trata de una herramienta de análisis que, a partir de la proyección de ventas, permite anticipar la rentabilidad del negocio.
Con base en datos del comportamiento histórico de la empresa e información del entorno, es posible fijar una meta comercial realizable, identificar si las ventas cubren los gastos y calcular cuándo las ventas comenzarán a generar ganancias.
En consecuencia, este informe es una herramienta que contribuye a la toma de decisiones que buscarán beneficios para la empresa. Esto es posible porque brinda información sobre la dinámica comercial y da control sobre las ganancias, costos y movimiento en general de los recursos de la compañía.
Componentes básicos del presupuesto de ventas
Hay cuatro componentes indispensables en un presupuesto de ventas. Según tu modelo de negocio, podrías incluir o modificar algún otro, pero los que nombraremos a continuación son los fundamentales:
- Periodicidad: es el periodo de tiempo para el cual propones el presupuesto. Se recomienda hacerlo anual, pero según las necesidades de tu negocio puedes hacerlo mensual, trimestral o semestral.
- Pronóstico de ventas: es la proyección de las futuras ventas.
- Datos del mercado: es la información sobre las tendencias, hábitos y preferencias de los consumidores de tu sector, a la hora de comprar.
- Sistema de control y seguimiento: para que el presupuesto se desarrolle de manera correcta, se debe garantizar su administración, ejecución y vigilancia permanente. Pues, dejar el documento y la operación del negocio a la deriva puede ser un error grave.
Leer también: Pronóstico de ventas, ¿qué es y cómo hacerlo?
8 pasos para hacer un presupuesto de ventas
Hacer un presupuesto de ventas es un proceso que requiere de observación, registro de información y análisis. Los siguientes son los pasos que debes seguir para realizar un informe completo y útil para tu negocio.
1. Define un periodo de tiempo
Hemos dicho que el periodo a presupuestar es un elemento fundamental de este documento. Esto es así, no solo porque permite hacer cortes para revisar, replantear y evaluar el presupuesto de ventas, sino también porque, en la práctica, delimita la proyección y facilita la comparación con periodos anteriores similares.
Así que lo primero que debes hacer es definir qué periodo de tiempo quieres presupuestar. Se sugiere que sea anual, dado que hay muchos factores que impactan las finanzas de un negocio año tras año. Tal es el caso de los impuestos, la inflación, entre otros. Sin embargo, si te parece más sencillo o tu negocio tiene una dinámica muy activa y prefieres hacerlo en un lapso más corto, es válido.
2. Analiza el comportamiento del mercado y conoce tu participación
Saber cómo se mueven las ventas en el sector al que pertenece tu negocio te dará un buen panorama de lo que puedes esperar. Si además comprendes cuál es tu participación, es decir qué tanto los consumidores prefieren tus productos o servicios frente a los de la competencia, tendrás aún más claridad.
Para esto debes recolectar datos sobre la competencia y sobre los consumidores en general. Esa es una gran ventana para observar la dinámica del mercado, el apetito y las tendencias en el consumo, y los precios. Todo esto será punto de referencia para tus decisiones.
3. Haz un inventario y fija precios
Entrando a un plano más tangible, el inventario es el principal aliado en la elaboración de un presupuesto de ventas. La función básica de esta herramienta es indicar cuántos productos o servicios hay para la venta y su precio.
Sin embargo, el inventario también arroja otra información de valor para proyectar las metas del negocio. Un inventario detallado puede decir si se requiere más producción, si hay artículos estancados o cuáles son los más apetecidos, entre otros.
Hacer inventarios es una oportunidad para ajustar precios, activar producción, plantear nuevas soluciones u oportunidades de negocio. Todo esto con el fin de establecer cuál es tu oferta y su valor. Sin ello no es posible hacer un presupuesto.
4. Haz un pronóstico de ventas
Un pronóstico de ventas difiere de un presupuesto de ventas en que se trata de una proyección o predicción de qué tanto venderá tu negocio en un periodo de tiempo específico. El pronóstico no analiza la rentabilidad; cosa que sí se consigue con el presupuesto.
Con ayuda de esta predicción se visualizan y analizan datos históricos sobre las ventas de tu negocio. Esto lo convierte en un insumo clave del presupuesto, ya que una vez se conoce el inventario y se tiene un cálculo aproximado de cuántas ventas se harán en determinado lapso, es sencillo calcular la rentabilidad.
5. Mide tu capacidad
El apetito del mercado, el abastecimiento del inventario e incluso una proyección optimista no son suficientes para presupuestar tus ventas. La capacidad de tu negocio e incluso la de tus proveedores, es un factor determinante, ya que si tienes limitaciones no llegarás a tus metas.
Sé ambicioso, pero objetivo. No te extralimites ni sugieras metas que no estarás en capacidad de cumplir. Revisa las fortalezas de tu equipo, la disponibilidad de tus proveedores, los días laborales vigentes en el periodo, y cualquier otra variable que influya en tu producción.
6. Contempla y registra tus egresos
Hasta acá, con ayuda de los pasos anteriores, el foco ha estado puesto en los ingresos, pero un presupuesto nunca está completo sin los egresos. Estos son tan importantes como los primeros. Entre los elementos que suelen figurar entre los egresos se incluyen:
- Recursos humanos.
- Costos de producción.
- Pago de proveedor.
- Estrategias de mercadeo.
- Seguros, impuestos, y otros.
7. Busca retroalimentación e insights
Los pasos anteriores te han guiado a establecer un presupuesto de ventas que contemple las variables económicas mínimas necesarias, para mostrar una dinámica financiera cercana a la realidad de tu negocio. Sin embargo, esa no es la única información relevante.
El presupuesto de ventas se elabora para anticipar el rumbo del negocio, preparar estrategias y prevenir crisis. Por ello, conocer las opiniones de clientes, colaboradores o colegas es fuente de datos valiosos. Ese es un insumo que complementa la formulación de cualquier plan de acción a partir del presupuesto.
8. Revisa con periodicidad el presupuesto de ventas
Si bien este no es un paso para hacer un presupuesto de ventas, lo incluimos porque es una tarea que salvaguarda la salud financiera que supone el presupuesto. Lo cierto es que de nada sirve un presupuesto que no concuerde con la realidad del negocio, que no se respete o que no se tenga en cuenta para la toma de decisiones y planeación estratégica.
Por eso, tener el hábito de revisar periódicamente el presupuesto y socializar su desarrollo con otras áreas del negocio es de gran utilidad. Esto lleva a analizar los datos para hacer ajustes en la producción en las tácticas de mercadeo o dónde sea necesario y a preparar el terreno para el presupuesto del siguiente periodo, entre otras cosas.
Ejemplo para estructurar un presupuesto de ventas
A continuación explicaremos un ejemplo de cómo podrías estructurar un presupuesto de ventas básico. Para ello necesitarás una hoja de cálculo y toda la información que has recopilado según lo que hemos descrito arriba.
Ahora, incluye al menos cuatro columnas en la hoja de cálculo. En la primera, marcarás el periodo de tiempo. Si fuera una proyección anual, cada línea de esa columna será un meses o un trimestre, por ejemplo.
En la siguiente columna, registrarás las unidades vendidas (o las que proyectas vender) en cada periodo de tiempo. En tercer lugar, indicarás el precio unitario de cada artículo o servicio. Y concluirás con el resultado de multiplicar las unidades vendidas por el precio asignado. En la siguiente tabla te lo explicamos mejor:
| Presupuesta de ventas vestidos de baños | |||
| Trimestre | Unidades | Precio unitario | Ventas totales |
| 1Q | 10 | $15 | $150 |
| 2Q | 15 | $15 | $225 |
| 3Q | 30 | $20 | $600 |
| 4Q | 5 | $15 | $75 |
| Total | 60 | $1050 | |
Como verás, si se tratara de un negocio de vestidos de baños, la proyección de ventas indicará que sus ventas aumentarán en el tercer trimestre, con la llegada del verano. Además, su estrategia de precios sugerirá aumentar el precio unitario, ya que la demanda lo justificará. Asimismo, preparará al negocio para asumir que en los meses de invierno sus ventas caerán.
El ejemplo ha sido muy básico, pero práctico para comenzar. Una vez que tengas esta primera parte dominada, puedes comenzar generar un presupuesto de ventas más complejo, para llegar a obtener información sobre la rentabilidad.
Para ello, deberás incluir información como los costos de producción, como los impuestos, los descuentos, en caso de que los hagas, y otras variables que afecten las ganancias finales. El presupuesto debe sumar y restar cada dato, para determinar si la dinámica comercial de la empresa es saludable, si hay que fortalecer la producción, la fuerza de ventas o si va por mal camino en general.
El presupuesto de ventas no es accesorio, es importante
Si llegaste hasta acá, es seguro que quieres crear un presupuesto de ventas. Te felicitamos por eso, ya que es una señal de que sabes lo que debes hacer y vas a orientar tu negocio por el rumbo correcto.
Lo decimos, porque el presupuesto de ventas no puede ser opcional ni considerarse un accesorio en las operaciones de una empresa. Como habrás podido concluir de lo mencionado en esta entrada, notarás que es un informe importante para conseguir la estabilidad financiera y la eficiencia en la operación.
Esperamos que las definiciones e indicaciones que te hemos brindado sean útiles para tu propósito. Estamos seguros que después de que desarrolles tu informe controlarás bien tus gastos, manejarás mejor tus deudas, tendrás procesos más eficientes y estrategias más apropiadas.
