Cómo debes organizarte si eres asistente virtual

Si eres un asistente virtual y no sabes organizarte, estás perdido. Aunque esto puede sonar un tanto exagerado, mira el siguiente ejemplo. Vamos a suponer que compras un ordenador en una tienda virtual y, en lugar de recibirlo en el lapso de 3 días que te prometieron, llega después de una semana. Qué molesto, ¿no lo crees? De seguro estás pensando no comprar nunca más allí, ya que no quieres tener nada que ver con personas irresponsabes y desorganizadas.

Ahí está. Eso es lo que pensarán tus clientes. No importa si eres un asistente virtual que se dedica a tareas administrativas, técnicas o creativas, es probable que no vuelvan a ti y tu negocio muera poco a poco. Aquí, algunos consejos útiles para organizarte si eres asistente virtual.

Escribe todo

No solo tus pendientes, ¡también anota lo que se hable en una junta o lo que te envíen por correo! Con tantos canales de comunicación que tenemos hoy en día, es fácil que pierdas de vista algún dato importante. Si en un correo electrónico en el que se menciona alguna fecha importante, apúntala en tu cuaderno de notas. Si tu cliente menciona que tomará vacaciones el siguiente mes, ¡escríbelo! Todo contribuye a que tengas en la mira cualquier punto a considerar en el futuro.

Lleva una agenda

Llevar una agenda es fundamental para organizarte como asistente virtual. Y es que otra ventaja de escribir todo es que te permite planear con anticipación y prepararte. Apunta todas las fechas importantes: eventos de tus clientes, juntas, vacaciones… Y, por supuesto, fechas de entrega de proyectos y tareas. ¡Será la mejor aliada en tu día a día!

Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

Aunque hay quienes prefieren el lápiz y el papel, lo ideal sería que llevaras tu registro de tareas y proyectos en una herramienta digital. Las ventajas son muchas; desde recibir notificaciones, hasta poder compartirlo con otras personas, ya sea tu cliente u otros miembros del equipo.

Las herramientas de gestión de proyectos son perfectas para llevar a cabo este cometido. Algunas de las más populares son Asana, Trello y ClickUp, pero hay muchas más. Explóralas y elige la que más te funcione para una mejor organización.

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Prioriza tus pendientes

De seguro tendrás muchas entregas el mismo día. O surgirán pendientes no planeados que resulten urgentes para tu cliente. En la herramienta de gestión que hayas elegido podrás ordenarlas por importancia y urgencia y, en consecuencia, organizar tus días.

La matriz de Eisenhower puede ser muy útil para realizar este paso. Se trata de organizar en cuatro cuadrantes todas tus tareas: las que son importantes y urgentes se realizan en primer lugar, las que son urgentes pero no importantes puedes delegarlas o hacerlas en segundo lugar. Las que son importantes pero no tienen una urgencia se programan, y las últimas pueden eliminarse o hacerse cuando ya todo lo demás se ha cumplido.

Establece horarios con tus clientes

No importa si tienes un solo cliente o trabajas con varios, es importante que tengan claros tus horarios de trabajo. Asigna ciertos días u horas a realizar reuniones de planeación o a recibir solicitudes. De esta manera, organizarte será más sencillo y podrás planificar tu agenda para encontrar tiempo para todo, incluyendo tú y tu familia.

Organiza tus archivos

Un área de trabajo despejada hace que todo fluya de mejor manera. Esto aplica en lo físico y en lo virtual. Así como es importante que mantengas limpio tu escritorio y que solo tengas a la mano lo que utilizas en el trabajo, también es esencial que tus documentos en la computadora estén en orden, así como tus contactos de teléfono y tus correos electrónicos.

Crea una carpeta por cliente y dentro agrega carpetas por cada proyecto. Recuerda nombrar los archivos con una nomenclatura clara que te permita encontrarlos fácilmente (puedes colocar la fecha, el cliente y el nombre del proyecto como inicio). También te servirá asignar etiquetas en tu correo electrónico para identificar a tus clientes o las solicitudes que recibas.

Trabaja en la nube

Una manera excelente de tener todo a la mano y poder compartir tus archivos es utilizar alguna plataforma para trabajar en línea. Esto también es útil para cuando trabajas fuera de casa, ya que incluso desde tu celular puedes resolver pendientes y cumplir tus tareas.

Asigna un lugar o una rutina de trabajo

Trabajar de forma remota, por la comodidad y la flexibilidad que ofrece, a veces es complicado y puede disminuir nuestra productividad. Para evitar esto, implementa una rutina en tu día a día en la que cumplas ciertos horarios. Si trabajas en casa, elige un lugar como oficina y trabaja solamente desde ahí, ¡aunque tu cama sea muy tentadora!

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El trabajo de asistente virtual puede ser tan sencillo o complicado como tú lo permitas. Adapta estas sugerencias a ti y a la forma de trabajo que más te acomode para que tu día a día sea más sencillo y tu desempeño ante tus clientes sea excelente.