Asistir a una videoconferencia en calzoncillos es tentador, sí, pero muy mala idea. Similar es estar en la videollamada y que se escuchen los gritos de pelea de tus hijos o los fuertes ladridos de tu perro. Hay infinitos videos de situaciones bochornosas que suceden durante una reunión virtual y, en definitiva, intentamos no ser esa persona. Te mostramos algunas reglas de etiqueta básica que deberías seguir en una videoconferencia.
1. Llega temprano y prueba tu equipo
A pesar de que la idea es unirse a tiempo, es decir, a la hora de inicio de la videoconferencia, esto puede demorar a causa de la conexión a Internet o un problema con los dispositivos. Por ello, procura unirte unos minutos antes, así como revisar todos los dispositivos que usarás durante la videollamada.
Por ejemplo, puede que utilices auriculares inalámbricos para reducir el ruido de los niños y las mascotas y, en ese caso, es necesario que revises la conexión Bluetooth para evitar perderte lo se dice durante la reunión. Además, si trabajas desde un ordenador portátil, debes asegurarte de que tiene la carga completa o por lo menos saber dónde está el cargador.
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2. Activa y silencia el micrófono cuando corresponda
Puede sonar como algo obvio, pero es típico hablar sin tener el micrófono activo, o hacer un comentario que no tiene que ver con la reunión y que accidentalmente se escuche. En ese sentido, crea el hábito de silenciar el micrófono cuando no estés hablando y activarlo cuando sí.
3. Apaga o silencia las notificaciones
Es normal tener un montón de aplicaciones con notificaciones activas. Después de todo, puede ser la confirmación de un prospecto, o el feedback de un cliente sobre la última entrega que realizaste. Sin embargo, si quieres demostrar que eres cortés y te importa la reunión, silencia las notificaciones. Será muy difícil escuchar lo que tienes que decir con un teléfono u ordenador que suena de forma constante.
4. Evita las distracciones
Esto puede ser difícil si tu hijo quiere mostrarte el adorable dibujo que hizo, tu mascota te busca para que le rasques la panza, y tu grupo de Slack no deja de hablar de la última actualización del algoritmo de Instagram. No obstante, debes hacer todo lo que está en tu mano para prestar atención a lo que se dice en la reunión.
Un truco que puede resultar de utilidad es pensar que te encuentras en una reunión o conversación cara a cara. De seguro, no harías nada inapropiado o que falte el respeto a la persona con la que estás.
5. Asegúrate de usar un fondo limpio y calmado
Otro de los mandamientos básicos durante una videollamada es limpiar y ordenar el espacio a tu alrededor. Si bien es cierto que no debe ser perfecto, es preciso que sea agradable de mirar.
En ese sentido, nada de pilas desordenadas de papeles, libros o, incluso peor, ropa sucia. Tampoco realices la videoconferencia en una estancia con un tapiz psicodélico o desde la que se pueda observar el desastre que hay en la cocina.
6. Mira hacia el lente de la cámara
En una conversación cara a cara es importante mirar a la persona a los ojos. Y esto no ha cambiado en absoluto con la llegada de las videoconferencias. Sin embargo, si quieres lucir como si estuvieras haciendo contacto visual con los demás participantes, en lugar de ver a la pantalla, deberás ver al lente de la cámara. Esto es en especial importante en reuniones virtuales donde el contacto visual es determinante para el éxito, como una entrevista de trabajo, por ejemplo.
7. Vístete acorde a la situación
No se trata de lucir elegante, sino apropiado. Cuando te tomas el tiempo de elegir una camisa limpia, usar pantalones y peinar tu cabello, le demuestras a los demás participantes que los consideras y respetas. Además, evitas situaciones embarazosa como mostrarte en ropa interior.
8. Ten cuidado con interrumpir
Dado que en una videoconferencia no se está exento de interrupciones, una de las reglas de etiqueta consiste en hacer una pausa después de que alguien haya terminado de hablar para exponer tu punto. Así mismo, y si la plataforma lo permite, puedes emplear la función “levantar la mano”, que notifica a los demás participantes que seras el siguiente en intervenir.
9. Nada de comer durante la videoconferencia
No cabe duda de que los almuerzos virtuales están de moda, pero si ese no es el caso, evita comer durante la videollamada. De otro modo, tendrás que masticar y tragar muy rápido para que los demás participantes no escuchen o noten que estás comiendo. Y esto no solo hará que no disfrutes la comida, sino que puede causarte un problema estomacal, así como impedirte prestar atención.
10. Comprueba que estás fuera de cámara
Un error común es no comprobar que la cámara y el audio estén por completo apagados cuando la reunión termina. Por ello, revisa muy bien antes de hacer algo que no harías en cámara, y que puede perjudicar tu imagen y relación con alguno de los asistentes.
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Hoy más que nunca se hace imperante seguir algunas reglas de etiqueta básica durante una videoconferencia para no cometer ninguna imprudencia. Si sigues estas recomendaciones, es muy probable que no te conviertas en esa persona y demuestres cortesía, respeto y consideración.
