Los viajes de trabajo tienen sus altibajos. Aunque te sacan de la rutina y te permiten conocer nuevos lugares y personas, también pueden ser desafiantes, agotadores y, en todo caso, trabajo. Ahora bien, con sus pros y contras, no podemos negar que se tratan de una oportunidad de crecimiento profesional y personal invaluable. Por ello, si quieres sacarles el máximo provecho, ¡debes estar preparado!
Desde investigar qué documentos necesitas y empacar de forma inteligente, hasta cuidar tu alimentación y dejar tiempo para el ocio. Aquí una lista de 12 consejos para tus viajes de trabajo, ya sea que se trate del primero, o que lo hagas de forma habitual.
1. Planea el viaje
Esta planificación va más allá de comprar un tiquete de avión y reservar un hotel. Tiene que ver con coordinar y organizar el trabajo que vas a realizar y, si el tiempo lo permite, también las actividades de esparcimiento. Para ello te sugerimos tener muy claro el propósito del viaje: cerrar un negocio, realizar una visita técnica, asistir a un evento, dar una charla, entre otros.
Con base en eso, identifica las tareas, materiales, aspectos logísticos o cualquier otro detalle que requieras para cumplir con la misión del viaje. Adelanta tanto como te sea posible, para que llegues a tu destino con el trabajo avanzado y evites contratiempos.
Es importante que tengas en cuenta que estarás fuera de tu zona de confort. En consecuencia, estarás limitado en cuanto a movilidad o no estarás familiarizado con los recursos locales para encontrar soluciones efectivas y rápidas. En definitiva, cuanto más lleves bajo control, mayor es tu probabilidad de tener un viaje exitoso.
2. Optimiza tu equipaje
Sobre el equipaje diremos 3 cosas:
- Siempre que te sea posible, lleva equipaje de mano. Así evitarás tiempos de espera, agilizarás tus desplazamientos y tendrás a tu alcance todo lo que necesitas.
- Prepara tus outfits de acuerdo con las actividades que realizarás y al clima. Ten claro el tipo de eventos a los que asistirás, las reuniones que tendrás, las actividades que realizarás y lleva atuendos apropiados. Revisa con antelación las condiciones climáticas del lugar. Para terminar, empaca algo extra en caso de imprevistos o ropa adicional para el tiempo libre que tengas. Sin embargo, lo principal es que mantengas tu equipaje lo más ligero posible.
- Ten un neceser de viaje listo. Este consejo es clave, en especial para quienes viajan con frecuencia. Si tienes empaques pequeños para equipaje de mano con tus implementos de aseo personal, maquillaje, cepillo de dientes, peine y otros esenciales, tendrás todo a la mano y evitarás tener que prepararlo en cada viaje.
3. Piensa en el presupuesto para el viaje
Este es uno de los consejos para viajes de trabajo más valiosos, porque nadie quiere hacer un viaje de negocios y gastar más de lo debido. Ni si quiera en vacaciones, sería algo positivo. Averigua la política de viáticos de tu empresa y aclara cualquier duda que tengas. Es mejor preguntar a tiempo, que lamentar después.
Si tienes intenciones y tiempo de recorrer tu destino, ir a restaurantes o eventos, al margen de la agenda de trabajo, prepara un presupuesto aparte con tus propios recursos.
4. Cuida tu gastos
Sé organizado y racional con los gastos. Organizado para poder pedir reintegros, no pasarte del presupuesto, ni mezclar tus gastos personales (por ejemplo, un souvenir) con los de la misión (un desayuno con un cliente) y, en general, para saber cuánto y en qué gastaste. Racional para poder justificar los gastos ante la empresa. Toma fotos a todos tus recibos, para llevar el registro. Nunca abuses de la generosidad de la empresa y cuídate de no costear gastos que no te corresponden.
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5. Hazte miembro de las aerolíneas
Regístrate en los programas de beneficios de las aerolíneas para acumular puntos o millas, y también para conseguir mejores condiciones de viaje y atención especial. Aunque no lo creas, esto podría hacer más llevaderos los vuelos continuos.
6. Carga la batería de tus equipos
Si bien podrías encontrar un punto para recargar la batería de tu laptop o celular en cualquier parte, a veces no es tan fácil ni tan práctico. Lleva tus equipos con la batería cargada, para que puedas utilizarlos en cualquier momento hasta que puedas volver a conectarlos a la energía. Si te es posible, lleva contigo un batería externa y un adaptador para los tomacorrientes.
7. Cuida tu alimentación
Por lo general al viajar los hábitos alimenticios se pierden. No se tienen horarios de comida, no se consigue la calidad o variedad ideal en los alimentos, e incluso se deja de comer. Haz lo necesario para no descuidar tu alimentación, tanto por tu rendimiento (recuerda que estás trabajando) como por tu salud. Empaca snacks saludables. Averigua lugares para comer bien y a buen precio. Y bueno, cabe decir que disfrutar la gastronomía local nunca cae mal, pero hazlo con moderación.
8. Consulta condiciones o requisitos para viajar
La empresa podría asesorarte en estos temas, pero en el fondo es una responsabilidad tuya. Infórmate sobre las visas que solicita el destino y qué vacunas son requeridas; diligencia los formularios pertinentes y ocúpate de cualquier otro trámite o requisito personal. La gravedad de esto es clara: la empresa puede tener la intensión de delegarte un viaje de trabajo, pero si no cumples los requisitos, perderás la oportunidad.
9. No te desconectes por completo de tu trabajo local
Aunque te encuentres bastante ocupado en tu misión, toma en cuenta este consejo para viajes de trabajo. Lo más probable es que muchas de tus labores recurrentes no paren mientras estás de viaje. En la medida de lo posible, revisa tu correo electrónico y adelanta tareas que tengas pendientes. Así, cuando regreses no te encontrarás con el trabajo acumulado.
10. Busca espacios alternativos para trabajar
No te quedes todo el tiempo en tu habitación. Busca áreas comunes en el hotel donde te hospedes o espacios de coworking, pide un lugar en la oficinas que visitas, ve a una biblioteca, en fin… Encuentra opciones para cambiar de ambiente y ser productivo.
11. Deja tiempo para el ocio y el descanso
Entre los consejos para viajes de trabajo este te ayudará mucho a disfrutar la oportunidad que te da la empresa y a hacer más llevadera la dinámica de viajes frecuentes. No es una invitación a relajarte y descuidar tu misión laboral, de ninguna manera. Es un llamado para que recuerdes que no importa dónde esté tu lugar de trabajo, la jornada laboral termina en algún momento del día.
Cuando trabajas desde tu casa, seguro que ocupas tu tiempo libre en ir al cine, cocinar algo rico o dormir (si no lo haces, ¡deberías!). De la misma manera, cuando estés afuera, deja tiempo para ir a un museo, cenar en el restaurante típico de la ciudad y descansar en tu habitación de hotel.
12. Haz los trámites posviaje lo antes posible
Una vez regreses a tu oficina local, ejecuta todos lo trámites para cerrar la comisión de viaje de inmediato. Esto puede incluir hacer informes, legalizar gastos, enviar agradecimientos, gestionar tareas que hayan surgido en la visita, y más. Recomendamos hacerlo cuanto antes, para que todo este fresco en tu mente y para que la empresa liberé esa carga administrativa de llevar control del asunto.
Aplica estos consejos para viajes de trabajo y mejora tu experiencia
Esperamos que hayas encontrado útiles estos consejos y que los pongas en práctica. Viajar es emocionante, pero seamos francos, también es extenuante. Estamos seguros de que mejorarán tu experiencia y lo harán más fácil, sobre todo si es algo recurrente en tu trabajo. Saca todo el provecho de cada viaje en lo profesional y disfruta nuevas aventuras en lo personal. De eso se trata. Viajar por trabajo es un reconocimiento y una oportunidad, no un castigo.
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