¿Estás trabajando en grandes proyectos y no sabes cómo administrar los tiempos para cumplir con las metas? Eso es justo lo que hace el método de la ruta crítica: facilita la administración de los tiempos para que sepas cuánto, como máximo, debería llevarte una tarea y que puedas cumplir con los plazos totales del proyecto.
Administrar el tiempo es una de los aspectos más difíciles cuando trabajamos como freelancer, y tenemos que responder a clientes que nos exigen plazos. No todo el mundo sabe cómo manejarlo, así que siempre es bueno contar con herramientas que nos ayuden y nos den un orden para saber cómo trabajar, y la secuencia en la que deberíamos enfrentar cada tarea.
En este artículo te cuento cómo diseñar tu ruta crítica. Verás que es simple y que te ayudará mucho en la planificación de tus proyectos.
¿Qué es el método de la ruta crítica?
El método de la ruta crítica se usa para analizar, planificar y programar proyectos complejos. El método requiere que enumeres todas las actividades necesarias para completar un proyecto, que calcules el tiempo que llevará realizar cada actividad y expliques cuál es la dependencia entre estas actividades.
La ruta crítica será la mayor cantidad de tiempo que te llevará completar el proyecto. Conocer esto te permitirá saber cuál es la mejor manera de programar y planificar el proyecto para garantizar que puedas completarlo a tiempo. Para decirlo más simple, el método de la ruta crítica te ayuda a saber cuál es la línea de tiempo óptima para terminar tu proyecto.
Te recomiendo que leas este post donde te contamos cuáles son las mejores apps para gestionar tus tiempos.
Ventajas del método de la ruta crítica
Este método también es conocido como CPM, por su nombre en inglés: Critical Path Method. Y estas son algunas ventajas del CPM.
- Permite identificar las fechas límites y las actividades necesarias para cumplirlas.
- Muestra de forma gráfica la relación entre cada actividad y cuándo puedes o debes comenzar la ejecución de cada una.
- Ayuda a establecer actividades críticas y actividades cuyo comienzo puedes retrasar si fuera conveniente.
- Conocer el cronograma óptimo permite asignar más recursos humanos y económicos en las actividades prioritarias.
- Facilita el cálculo de tiempos realistas para informar al cliente cuándo tendrás listo el proyecto.
Etapas del método de la ruta crítica
Aunque existen distintas explicaciones de cómo armar una ruta crítica, los pasos son simples.
1. Enumerar todas las actividades
Debes desglosar tu proyecto en tantas actividades individuales como puedas, desde que comienza el proyecto hasta que lo entregas. Luego, realiza un listado con esas tareas que encontraste. Cuando desglosas las tareas, es necesario identificar las de nivel superior o críticas, ya que si incluyeras tareas muy básicas el listado sería eterno.
Por ejemplo, si tu equipo está trabajando en un proyecto para crear una página web, una tarea podría ser “Hacer un estudio de los colores en la industria del cliente”, no tendría sentido desglosar esa tarea en tareas más pequeñas como “Entrar al sitio web del competidor A”, “Entrar al sitio web del competidor B”, “Observar los colores usados anteriormente por el cliente”. Se supone que todas esas subtareas están incluidas en la actividad crítica.
Algo que también puedes usar para no olvidar las tareas que tienes pendiente, son herramientas para hacer y organizar listas de tareas. En este artículo te contamos cuáles son las más recomendadas.
2. Identificar la dependencia entre las tareas
Debes detectar si existe alguna dependencia entre las tareas, ya que esto te permitirá saber cuándo puedes comenzar con una actividad. El esquema gráfico del método de la ruta crítica permite saber si es necesario esperar que la tarea A esté completa para comenzar con la B, o si ambas pueden hacerse de forma simultanea. Una tarea predecesora determina en qué fecha se puede empezar con una sucesora.
Siguiendo con el ejemplo de la página web, no podrás definir los colores que usarás en la página de tu cliente hasta que no termines de hacer el análisis de colores más usados en la industria. Pero mientras alguien del equipo se encarga de la elección de los colores, otro miembro podría hacer en paralelo la base de datos y alguien podría ir escribiendo los textos que debe incluir la página, ya que elegir los colores no traba las otras dos actividades.
Cuando logras establecer el orden de las tareas, lo que haces es la secuencia de actividades, y lo que logras es diseñar la estructura de la ruta crítica.
3. Crear el diagrama de red
Se trata de un diagrama de flujo en el que debes crear una caja para cada una de las actividades desglosadas y, a través de flechas, unirlas de acuerdo a la dependencia detectada en la etapa anterior.
4. Calcular la duración de cada actividad
Es probable que en los primeros proyectos tu estimación no sea muy precisa. Por eso es conveniente que te dejes cierto margen y no prometas fechas que luego no puedas cumplir. Una forma de contrarrestar la falta de experiencia es consultar con colegas o compañeros para saber cuánto demoran en realizar proyectos similares, o cuánto tardan en hacer algunas de las tareas que incluye tu proyecto.
Una vez que tienes más experiencia ya sabes cuánto te lleva ese tipo de proyectos y, si eres prolijo y organizado, deberías tener un registro de cuánto tiempo tardaste en realizar las distintas actividades.
5. Calcular la ruta crítica
Ya sabes cuáles son las tareas que incluye el proyecto, qué relación tienen entre ellas y cuánto tiempo demora cada una. Es hora de unir toda la información.
Debes poner una fecha de inicio y de fin a cada actividad. La fecha de inicio de la primera actividad es el momento 0 del proyecto. La fecha de finalización de una actividad predecesora será la fecha de inicio de la actividad sucesora. Y la fecha de finalización de la última actividad, será la fecha de finalización del proyecto. La secuencia de actividades dependientes que sea más larga, es decir que la suma de sus tiempos de duración sea mayor, será la ruta crítica.
Por lo tanto, tienes que encontrar cuál es la ruta más larga desde el comienzo del proyecto hasta su finalización. Esa ruta será tu ruta crítica. En esta ruta verás cuál es la fecha más temprana y más tardía en la que podrías comenzar cada tarea sin retrasar el trabajo y podrás calcular cuál es el tiempo total que te llevará completar el proyecto.
6. Estimar la holgura del proyecto
La holgura es el tiempo que se puede retrasar una tarea sin generar demoras en la fecha de entrega del trabajo. Este dato sirve para cubrirse ante eventos inesperados que pueden surgir durante el proyecto.
Sin embargo, hay que tener claro que las actividades que componen la ruta crítica no tienen holgura, ya que si se retrasan, generan retraso en la fecha final del proyecto.
Diferencia entre método de la ruta crítica y PERT
Tanto el CPM como el PERT (Program Evaluation and Review Techniques) sirven para planificar proyectos, pero existen algunas diferencias entre ellos. El PERT es un método gráfico que se utiliza en proyectos que incluyen actividades donde el tiempo de ejecución es incierto, mientras que el CPM apunta a proyectos con actividades en las que es posible estimar el plazo de realización.
Agile: Una alternativas al CPM
Existen proyectos en los que la flexibilidad es fundamental, y en esas ocasiones el método de la ruta crítica no se adapta de la mejor forma. En los últimos años se ha popularizaron las metodologías Ágiles, que permiten adaptar la forma de trabajo a los requisitos del proyecto. A diferencia del CPM, con las metodologías ágiles no se realiza un cronograma detallado de las actividades que se deben realizar, sino que se divide el proyecto en entregas parciales, conocidas como sprints.
Cada sprint suele durar unas dos semanas, y se establecen las tareas y objetivos que se deben llevar adelante en ese plazo. Cuando se termina el período, se hace una revisión para conocer los avances que logró el equipo y se planifican las tareas para las siguientes semanas.
Las metodologías ágiles más que un sistema de planificación de un proyecto, como puede ser el CPM, son una forma de administrar el proyecto y un método para trabajar en equipo. Por lo tanto, estos dos métodos podrían ser complementarios.
¿Ya conocías el método de la ruta crítica? Cuéntanos cómo manejas los tiempos de tus proyectos.
