Los procesos permiten estandarizar actividades, reconocer progresos, puntos de mejora y avanzar hacia una meta determinada de forma clara y ordenada. En ventas, la herramienta clave para visualizar tu proceso se llama pipeline. El pipeline, además de ayudar en lo que hemos mencionado, permite anticipar situaciones e identificar las tácticas requeridas con cada prospecto en momentos específicos de la venta. ¿Quieres saber más?
En esta entrada te contaremos que es un pipeline y cómo estructurarlo. Queremos ayudarte a optimizar tu gestión comercial y a convertir más leads en clientes.
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¿Qué es un pipeline?
Pipeline es una herramienta para visualizar y gestionar el recorrido de los consumidores, desde que conocen por primera vez un producto o servicio, hasta que concretan la compra y se convierten en cliente. Es un término que en español se traduce como “tubería”, representa la idea de que aquello que entra por un extremo, saldrá por el otro (un consumidor que entra saldrá como cliente).
El pipeline es una evolución del concepto del embudo de ventas. Este último de antemano presupone que en el proceso de una venta entran muchos leads, pero salen pocos (tal y como ocurre al verter algo en un embudo). Por su parte, el pipeline tiene una percepción más motivante y exitosa del proceso, pues en un tubo todos los elementos que ingresan tiene la misma posibilidad de salir; si son gestionados de manera correcta.
¿Qué significa esto? Significa que observando en qué fase del recorrido está tu prospecto, puedes comprender sus necesidades puntuales en ese momento y atenderlas, para ayudarlo a tomar la decisión de compra.
Te daremos un ejemplo para hacerlo más claro
Imagina que vendes tu producto o servicio a través de una página web y alguien te contacta por medio de un formulario que tienes allí. En ese momento, esa persona ha ingresado a tu tubo, a tu pipeline. Entonces tu: ¿respondes su inquietud y te quedas esperando? o ¿comienzas a accionar para que concrete la compra?
La mejor opción será accionar. De la calidad de tu respuesta, lo oportuna o demorada que sea, el seguimiento que hagas posterior a ese contacto, la información adicional que envíes, y otras gestiones que puedas realizar ayudarán en la toma de decisión del prospecto.
Si tienes un proceso definido que te indica qué hacer o cómo hacerlo, según el tipo de consumidor o la fase en que se encuentre, todo lo que hagas tendrá un mayor efecto a tu favor. Es decir, no le darás información básica a alguien que ya conoce tu producto y necesita detalles técnicos, ni hablarás de envíos y plazos de pago con alguien que apenas quiere conocer detalles básicos de lo que vendes.
En suma, un pipeline es la herramienta que te ayuda a estandarizar y optimizar acciones frente a las distintas etapas de un consumidor en tu proceso de venta.
Fases de un pipeline de ventas
Si bien las estrategias implementadas en un pipeline deben ser ideadas de manera específica para cada negocio o, incluso, para cada producto o servicio, existen unas fases básicas y generales para hacerlo. Depende de cada quien adaptar con las tácticas y actividades que mejor se adecuen a su negocio.
Estas son las 6 fases de un pipeline:
- Primer contacto: es ese momento en que un consumidor manifiesta su interés en lo que vendes. Puede ser por iniciativa propia o por alguna gestión tuya. En todo caso, será el inicio de la conversación con ese lead.
Nota: acá comienza una dinámica de comunicación en la que ofreces información sobe tu marca, tu producto o servicio, y recibes datos que te permiten conocer a tu prospecto. - Calificación del lead: se trata de observar y analizar las características de tu lead para tener certeza de que corresponde a tu “cliente ideal”. Cuando comprendes aspectos como cuál es su poder adquisitivo, si necesita una u otra solución, si es su momento ideal para comprar, sabes si debes enfocarte en él, abandonarlo o “dejarlo en observación”. Además te vas haciendo una idea de cómo y cuándo abordarlo.
- Formulación de una propuesta: con la calificación del lead ya confirmaste su interés en lo que vendes, ahora debes hacerle una propuesta que lo cautive definitivamente. La clave del éxito en este punto puede estar en hacerla personalizada; es decir a la medida de sus necesidades y hábitos de compra.
- Seguimiento: esta es una fase clave del pipeline de ventas. Es la que te ayuda a prender alertas y a tomar decisiones, según si un prospecto está avanzando por el tubo, si se estancó en algún punto, o si llegó al momento del cierre.
- Negociación: una buena relación comercial se caracterizará por ser una donde ambas partes terminan satisfechas el proceso. La negociación te ayuda a poner en perspectiva dónde puedes ceder, cuáles son tus mínimos y máximos en términos de precio o capacidad, la proyección del negocio, las expectativas del comprador, y más. Encontrar puntos de encuentro, donde todos ganen, es lo óptimo en esta fase.
- Cierre: ¡este es el momento de vender! Tu atención debe enfocarse en aquellos leads que avanzaron hasta este punto crucial. Muy importante que tu estrategia no termine acá. El cierre correcto debe incluir tácticas de servicio postventa, fidelización, y retroalimentación por parte del cliente.
¿Cómo hacer un pipeline de ventas?
Pasemos ahora de la teoría a la práctica. Crea tu propio pipeline de ventas con ayuda de las siguientes pautas:
- Define el recorrido del cliente: ponte en los zapatos de tu lead, piensa y escribe cada una de las etapas que debe superar para comprarte. Piensa en detalle y si existen varias alternativas, puedes hacer varios pipelines o tratar de estandarizar y limitar las opciones de tus compradores. Esto te permite eliminar fases innecesarias o poco eficientes, para tener más control sobre el proceso y convertir más.
- Asigna actividades a las etapas: recuerda que el propósito del pipeline de ventas es que puedas ayudarle a tu lead a avanzar hacia la compra. Si tienes claro qué hacer en cada momento del proceso, aumentarás las probabilidades de vender. No lo hagas de manera arbitraria, piensa qué acciones serán más útiles para tu prospecto y más contundentes para motivarlo a dar el siguiente paso.
- Mide tiempos y avances: establece indicadores o mecanismo de medición. Es importante que sepas cuánto tiempo en promedio pasa un lead en cada etapa y cuántos avanzan por el tipo. Esta es la forma de validar la efectividad de tu proceso, pero además de predecir el comportamiento de tu negocio.
- Identifica patrones: haciendo un seguimiento cuidadoso del proceso de tus leads, encontrarás conductas repetidas, factores desencadenantes, acciones de mayor impacto, y otras indicaciones de lo que estás haciendo bien y lo que puedes mejorar. Cuando detectes un patrón que motiva el avance hacia el cierre, explótalo para generar más oportunidades de vender.
- Prioriza: la información que vas obteniendo de tu pipeline te muestra claramente quiénes están cerca del final y listos para comprar. Dale prioridad a atender esos leads, pues sería una lástima perderlos a un paso del cierre.
- Alimenta y actualiza de manera permanente tu pipeline: sentir que tienes un gran volumen y movimiento entre tus potenciales clientes es positivo, pero no una excusa para confiarte. Siempre debes estar buscando nuevos leads para ingresar en tu pipeline de ventas. Así lograrás mantener una dinámica de crecimiento constante.
¿Dónde hago todo esto?
A estas alturas, es muy seguro que esta pregunta esté rondando tu mente. ¿En cuál tubo meto a toda esa gente? La respuesta es simple: en una base de datos. Podrías ensayar con un sistema CMR (Gestor de relación con el cliente) u otro similar. Sin embargo, no es necesario invertir recursos en eso, si no está en tus posibilidades. Una hoja de cálculo organizada y bien manejada puede ser el punto de partida.
¿Quién debería implementar un pipeline de ventas?
La pregunta correcta para concluir sería: ¿quién quisiera organizar y optimizar el proceso de ventas, visualizar las acciones del equipo comercial y de los leads, identificar consumidores listos para comprar, y en general optimizar toda la gestión comercial? No cabe duda, que todos quisiéramos. Por lo mismo, todos los negocios deberían implementar un pipeline de ventas.
Esta herramienta no se construye de la noche a la mañana. Especialmente si no tienes todavía una base de datos amplia y consolidada que te de pauta para comenzar. Pero lo fundamental es dar los primeros pasos: pensar bien tu proceso y las acciones que debes dar en cada etapa. Poco a poco se puede perfeccionar el pipeline y adaptar a tu negocio.
Es decir, no hay excusa para no transformar una simple base de datos en una tubería de la cual salen clientes y más clientes.
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