Trabajar como asistente ejecutivo es una excelente forma de iniciarte en el mundo administrativo, mientras aprendes sobre un área específica o una persona concreta. De hecho, no son extrañas las historias de autoridades del mundo tecnológico, financiero, artístico y de la moda, que empezaron como asistentes ejecutivos y se convirtieron en grandes personalidades. ¿Te suenan las películas ‘El diablo viste a la moda’ (2006) o ‘En busca de la felicidad’ (2006)?
Para ser un buen asistente ejecutivo primero debes saber cuáles serán tus tareas y qué habilidades debes potenciar. Por esa razón, ahora te detallaremos todo lo que es imprescindible conocer sobre esta carrera.
¿Qué hace un asistente ejecutivo?
Si te has visto alguna de las películas que mencionamos antes, más o menos sabes de qué se trata el trabajo. Y no, no solo se trata de pasarle café a tu jefe. Un asistente ejecutivo es un profesional que brinda soporte administrativo (y en algunos casos, financiero) a los líderes de una empresa, quienes suelen tienen una carga laboral muy pesada. De esta manera, los asistentes facilitan el flujo del trabajo y dinamizan el funcionamiento de la empresa.
Como asistente ejecutivo, serás el encargado de:
- Revisar los documentos y gestionar las llamadas.
- Organizar reuniones y la realización de las respectivas actas.
- Preparar planes de viaje y gestionar calendarios.
- Planificación de eventos.
- Preparación de informes y de reportes de gastos.
- Establecer contacto entre proveedores y ejecutivo.
- Coordinar la comunicación interna.
Además, deberás contestar llamadas y correos electrónicos, así como organizar la agenda de tu jefe con las reuniones del día, actualizar las bases de datos y administrar el archivo de documentos. En algunas ocasiones los asistentes ejecutivos reciben las visitas de los clientes o el personal de la empresa y filtran la información que le llega a su jefe. También es posible que realicen algunas tareas menores de contabilidad.
En resumen, un asistente ejecutivo debe saber con exactitud qué es lo que hace su jefe y cómo funciona el flujo de trabajo; es necesario que sea capaz de adaptarse a los cambios de agenda y que mantenga una comunicación constante con su empleador.
Para llevar al día tales responsabilidades es necesario que los asistentes ejecutivos sean personas preparadas, con habilidades blandas sobresalientes. ¿Qué necesitas para convertirte en uno? Ahora te lo contaremos.
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¿Qué habilidades debes trabajar?
Si quieres resaltar entre la competencia, es necesario que perfiles algunas habilidades que te ayudarán a perfeccionar tu trabajo como asistente ejecutivo. Toma nota de las que mencionaremos a continuación, para que refuerces aquellas que consideres, sean puntos débiles para ti.
1. Administración del tiempo
Si vas a organizar no solo tu propia agenda, sino también la de tu jefe o jefa, es necesario que seas una persona con altas habilidades de administración del tiempo. No querrás que a tu jefe se le junten tres reuniones el mismo día a la misma hora, o que se pierda de un evento importante porque no le alcanzó el tiempo para ir. Y tampoco querrás que se te junten las reuniones con proveedores a la misma hora que la reunión ejecutiva con los directivos de la empresa, ¿verdad?
Si la organización no es tu punto fuerte, siempre puedes utilizar plataformas de gestión de tiempo como Trello, ClickUp, Notion, Google Calendars, entre otros. No solo te permiten organizar de manera personalizada tus tareas del día, sino que algunas pueden generar recordatorios, para que hagas un seguimiento de qué actividades quedan por hacer el resto del día.
2. Comunicación verbal y escrita
Como ya mencionamos antes, un asistente ejecutivo debe estar en constante contacto con su empleador e informarle de todas las novedades. Por ello, es necesario que, si te vas a desempeñar en este cargo, tengas buenas habilidades de comunicación verbal. Y no solo eso, sino que debes ser asertivo para saber cuándo y cómo dar los mensajes.
De la misma forma, la comunicación escrita es importante, pues varias de las funciones de los asistentes ejecutivos requieren que tenga una buena ortografía y sintaxis en sus escritos. Además, si llegas a coordinar la comunicación interna de la empresa debes estar bien preparado para corregir los errores que veas y solicitar los cambios respectivos. También tu escritura será la representación de la empresa con proveedores, otras compañías y más, así que ¡procura trabajarla!
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3. Resolución de problemas
Como representante de tu jefe se te presentarán situaciones en las que serás tú quien deberá tomar decisiones contundentes. Así las cosas, un buen asistente ejecutivo debe ser una persona que sea capaz de pensar con la cabeza fría en situaciones de estrés y que tome la mejor decisión para la empresa. Si te consideras una persona indecisa, quizás sea necesario que fortalezcas este aspecto antes de postularte.
4. Proactividad y confiabilidad
La toma de iniciativa es una actitud muy valorada por empleadores y reclutadores para el puesto de asistente ejecutivo, ya que tu trabajo será aliviar un poco la carga laboral de un jefe en una empresa. Ten la costumbre de siempre estar pendiente en qué más puedes ayudar (siempre y cuando entre en tus competencias, claro), o qué procesos se pueden mejorar para crear mayor agilidad.
Como serás la mano derecha del jefe, es posible que haya asuntos delicados o de alta confiabilidad que tengas que manejar. Es importante que siempre respetes la confianza que tu empleador y la empresa te dan y que por nada la quebrantes. Si un tema es muy delicado para ti, hazle saber aquello a tu jefe y seguro encontrarán una solución juntos.
Asistente ejecutivo, una pieza clave
Los asistentes ejecutivos son aquella pieza del engranaje que hace funcionar con más eficiencia una empresa. Si te interesa entrar a este puesto, enfrentarás algunos desafíos, pero con su respectiva gratificación. Ahora que sabes cómo debes prepararte, ¿estás listo?
Esperamos que este artículo te haya servido y que te animes a certificar tus habilidades para ser un buen asistente ejecutivo. No olvides compartir esta nota con algún colega o alguien que la necesite.
