¿Te sientes desbordado de trabajo, pero te cuesta entregarle a tus colaboradores la responsabilidad de los asuntos que por lo general manejas tú? Muchas personas, a pesar de necesitar ayuda en sus entornos laborales, tienen problemas para delegar tareas a un asistente virtual o no saben con exactitud qué labores deberían encomendarle. Es que delegar no es una cosa sencilla. Es un acto de confianza que requiere soltar el control. Para ellos, preparamos este listado.
La importancia de delegar a un asistente virtual
El objetivo de contratar un asistente virtual es aumentar tu productividad y optimizar procesos. El vehículo para conseguir ese objetivo es delegar. Delegar significa entregar una responsabilidad a otra persona para que esta la desarrolle. Por eso, debes confiar que tu asistente virtual realizará sus labores de la manera esperada.
Cuando delegas, liberas tiempo y esfuerzo para enfocarte en asuntos de mayor relevancia. Al mismo tiempo, empoderas a tu asistente virtual para desarrollar sus funciones con compromiso. Además, es un ejercicio de crecimiento profesional, una muestra de liderazgo e inteligencia laboral.
¿Cómo decidir qué tareas delegar a un asistente virtual?
Este truco es un muy simple, pero te saca del apuro y te da la tranquilidad de que no tomaste decisiones a la ligera.
- Haz un listado de todas las tareas que realizas al día, durante al menos una semana.
- Asegúrate de que nada quede por fuera. Si sabes que hay otras tareas que no realizaste en esos días, pero son recurrentes, inclúyelas.
- Clasifica todas esas tareas en 4 categorías: las que no te gusta hacer, las que no te generan ingresos, las que te quitan demasiado tiempo y las que te gustan y hacen avanzar tu negocio (ojo, en esta categoría se deben cumplir ambos criterios).
- Ahora, comienza por delegar a tu asistente virtual, aquellas cuestiones que no te gustan y las que te quitan mucho tiempo. En todos los casos, da instrucciones claras de cómo desarrollar las tareas.
- Luego, evalúa si vale la pena seguir ejecutando todo aquello que no te genera ingresos. Si decides mantenerlo, podrías delegarlo también.
- Finalmente, concéntrate en aquellas gestiones que en realidad te gustan y que sabes que harán crecer tu negocio. Al fin y cabo, de eso se trata contratar un asistente virtual: de conseguir tiempo para impulsar tu empresa.
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¿Cuáles tareas puedes delegar a un asistente virtual?
El truco de arriba es útil, pero para darte más pautas a la hora de delegar, acá van las 9 ideas más comunes de cosas que puedes delegar a un asistente virtual. Evalúa si coinciden con tu listado y clasificación de tareas. Si es así, suelta y confía.
1. Administrar el correo electrónico
La gestión del correo electrónico es una tarea que toma demasiado tiempo y suele ser poco productiva, dependiendo de la relevancia o cantidad de mensajes que debas enviar o leer. Delegar a tu asistente virtual la tarea de depurar tu correo electrónico y mantenerlo siempre al día, será una ayuda invaluable.
Este servicio puede ayudarte a detectar de manera oportuna mensajes estratégicos, de clientes u otro importantes. También te permite mantener comunicaciones activas y reaccionar ante noticias o imprevistos que sean informados por correo electrónico.
2. Labores administrativas en general
Ante todos los asuntos estratégicos que debes atender, es probable que las labores administrativas pasen a un segundo plano, se acumulen y atrasen. Nos referimos a tareas como depurar bases de datos, pagos de servicios o proveedores, administrar archivos, y hacer papeleo y támites en general. Estas actividades son fáciles de delegar, porque son muy operativas y no requieren conocer detalles específicos del negocio. Además tienen bajo marjen de error y, por eso mismo, bajo riesgo de perjudicar tu operación.
3. Manejar tu agenda
Si en tu día a día ocurren muchas cosas en simultáneo, y no consigues un minuto para tu pareja o hijos, ir al médico o, peor, atender un prospecto importante, necesitas ayuda con tu agenda. Es fácil pensar que tienes las cosas bajo control, pero cuando lo miras en perspectiva puede que las cosas no marchen tan bien como deberían.
Un asistente virtual manejando tu agenda no está solo para llenar casillas en un calendario. Su trabajo es recordarte cada cita que tengas, programar o reprogramar reuniones según se lo indiques, mantenerte al tanto de fechas de cierre, y más. En suma: funciona como una vocecita en tu oreja que cuida que cumplas con todo en tiempo.
4. Investigación
Entre las tareas que puedes delegar a un asistente virtual, esta es de las que más tiempo puede ahorrarte. Según el trabajo que realices, investigar puede ser una tarea inagotable que va desde un tema académico, un prospecto, la competencia, materiales o proveedores. Sea como sea, sabes que es algo primordial. Qué bueno tener alguien que haga las investigaciones preliminares y exaustivas, para que luego tu profundices en lo que más te interesa o sirve. ¿No te parece?
5. Gestionar de redes sociales
Los canales digitales exigen actividad 24/7, oportunidad en la interacción, altos niveles de creatividad e inmediatez. Además, en general, consumen mucho tiempo. Si tus redes sociales y página web son canales importantes para ti, delega su administración a un asistente virtual. Se encargará de programar publicaciones, responder comentarios, y más.
6. Seguimiento a clientes
Sin duda querrás mantener el contacto y la relación con clientes importantes en tu mira, bajo tu control. Pero si se trata de nuevos clientes o prospectos que apenas están conociendo tu marca, ¿estarías dispuesto a delegar el seguimiento? Es muy probable que sí. Un asistente virtual que envíe esos correos y haga esas llamadas de seguimiento activará tus dinámicas comerciales.
7. Contabilidad
Gestionar facturas, realizar informes y llevar control sobre los pagos de tus clientes son solo algunas de las tareas contables que desarrollan los asistentes virtuales. Asegúrate de contratar alguien con conocimientos en el asunto, así todo fluirá sin problemas.
8. Diseños
Si lo tuyo no es el diseño, seguro has sufrido el dolor de cabeza que es hacer una presentación agradable a la vista, editar un video o hacer un post impactante. En estos casos puedes delegarle a un asistente virtual con habilidades en diseño que te apoye. No solo ahorrarás tiempo, sino también obtendrás mejores resultados.
9. Administrar blogs y páginas web.
Nada peor que una página web desactualizada e inútil. Con la ayuda de un asistente virtual mantendrás tu blog y tu página web activa. Puedes pedirle que suba contenidos, que cree landing pages, formularios o que optimice el SEO.
10. Redacción y corrección de textos
Un asistente virtual puede preparar un discurso, guión, artículo, informe, y cualquier otro documento que requieras que redacte. También puede editar y corregir textos que tú mismo escribas. Esto, más que una delegación, parece un trabajo colaborativo, pero en todo caso funciona bien.
No hay labor que no puedas delegar a un asistente virtual
Presentar un listado exhaustivo de las tareas que puedes delegar a un asistente virtual es imposible. De hecho, podríamos afirmar que no hay una labor que no puedas asignarle. Eso dependerá de tu estilo de liderazgo, de la confianza que le tengas, de sus conocimientos y, por supuesto, de tus necesidades.
Por eso insistimos en que lo fundamental es que logres soltar el control. Asuntos para delegar, encontrarás miles, si aceptas la ayuda. Eso no quiere decir que abandones por completo esas tareas o que tengas que admitir cualquier resultado del trabajo de tu asistente virtual. Eso quiere decir que si encuentras una estrategia para hacer seguimiento, para enseñarle y acompañar en el proceso para confiar poco a poco, todo va a marchar bien y tu negocio seguirá avanzando por buen camino.
Me parece muy flexible y demás
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