¿Sabías que crear una política de privacidad es uno de los requisitos legales de toda tienda online? La protección de la información de tus clientes es uno de sus derechos. Tu obligación es garantizarla, y la herramienta que tienes para hacerlo es ese documento.
Si bien debes ser cuidadoso con la información que registres en tu política de privacidad, no necesitas un abogado para hacerla. A continuación te contaremos los pasos que debes seguir para crearla y los contenidos de la misma.
¿Qué es la política de privacidad?
La política de privacidad es un documento que debe informar, tanto a los clientes como a los visitantes en general de cualquier e-commerce, sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales. Debe explicar qué información ha sido recopilada, para qué y cómo, así como el destino y la utilización que la empresa le dará.
Es un texto legal que debe ser visible y claro para todo aquel que brinde su información en el sitio web en cuestión. Además, requiere que cada individuo lo acepte, para poder utilizar la plataforma de compra o acceder a alguno de sus servicios.
Es importante que sepas que la política de privacidad no es lo mismo que los términos y condiciones de tu e-commerce. Con estos el comercio busca que el consumidor acepte asuntos generales del negocio, es decir: tiempos de entrega, cobro de envío, servicio postventa, impuestos y más.
Por su parte, la política de privacidad busca salvaguardar la información del consumidor. Con esto, el comercio no solo cumple requisitos legales, sino que construye confianza entre sus clientes y prospectos.
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¿Qué debe incluir una política de privacidad?
En general, una buena política de privacidad debe contener todos los detalles sobre la gestión de la información personal de cada usuario. La siguiente lista incluye los contenidos mínimos.
- Información de los responsables del dominio. Se deben incluir tanto datos personales como de contacto de quienes se encarguen de gestionar la información de los visitantes.
- Forma de contacto. Debes decirle a tus usuarios cómo pueden comunicarse con tu negocio en caso necesiten revisar, corregir, cancelar o realizar cualquier intervención con la información que han suministrado.
- Objetivos del uso de datos. Además de mencionar cuál es la finalidad del tratamiento de la información, debes indicar el porqué y el tiempo durante el cual lo harás.
- Detalles sobre la cesión o transmisión de los datos. Es importante que especifiques si vas a compartir la información de los usuarios, con quién y para qué.
- Deberes del usuario. Todos los consumidores tienen también algunos deberes. Debes indicarles los límites y posibilidades que tienen para usar, transmitir y divulgar los servicios e información sobre tu negocio.
En todo caso, nuestra recomendación es que siempre revises tu propia tienda en línea para identificar si podrías requerir algo adicional y, por supuesto, la normatividad local para asegurarte de cumplir con todos los requisitos que haya.
Paso a paso para crear tu política de privacidad
Aunque hay unos mínimos comunes en todas las políticas de privacidad, es necesario adecuar este documento a las particularidades de cada negocio. Entonces, antes de comenzar con el siguiente paso a paso, asegúrate de conocer bien tu modelo de negocio y tus necesidades de información para personalizar tu documento.
1. Menciona qué información recopilas
No todas las tiendas en línea recogen la misma información. De modo que debes conocer qué datos necesitas para tu operación: correos electrónicos, datos de contacto, datos personales, datos bancarios, datos analíticos o de navegación… Hacer el listado y presentarlo a tus usuarios les da claridad sobre la información que deben brindarte. Ese es el primer paso para que decidan si quieren permanecer en tu comercio.
2. Explica los motivos por los cuales recopilas esos datos
Si pides información, debes tener un motivo para hacerlo. Puede ser por ley, para cobros, investigación, entregar el producto o servicio, promocionar tu marca, optimizar tu plataforma, entre otros. Lo importante es que seas transparente en ese tema con tus usuarios.
Explícales las razones por las cuales tu negocio necesita sus datos personales, y eso les dará tranquilidad para dártelos. Ofrece todos los detalles que consideres importantes, para que no haya dudas ni suspicacias.
3. Aclara cómo recolectas la información
Aunque en la mayoría de los casos el usuario deberá diligenciar un formulario para darte sus datos, existen diferentes formas de recolectar información en una tienda en línea. Por eso, es fundamental aclararlo en la política de privacidad.
4. Informa los canales de comunicación
En este punto se recomienda tener en cuenta dos aspectos. El primero, informar a los usuarios el medio por el cual se informarán cambios en la política de privacidad. Lo cierto es que este documento puede modificarse por diferentes circunstancias y es importante que las personas que te han dado sus datos lo sepan.
Eso es una forma de respetar sus derechos. En consecuencia, es conveniente que les informes por cuál medio se les notificarán las novedades sobre el uso de sus datos. Además, es bien visto que expliques los motivos de cualquier cambio.
El segundo aspecto se trata de dar medio de contacto, para los casos en que el usuario necesite hacer consultas sobre la política de privacidad o gestionar su información personal. Esto puede ser algo tan básico como un correo electrónico.
Consejos adicionales
Siguiendo los cuatro pasos que hemos mencionado tendrás una estructura básica muy completa para tu política de privacidad. Reiteramos la importancia de validar la normativa local, para incluir los detalles que sean obligatorios en tu país.
Pero queremos cerrar con unos consejos adicionales que te ayudarán a crear un documento sólido que te proteja a ti, a tu negocio, y por supuesto a tus usuarios.
- Identifica las preocupaciones de tus usuarios. Si notas que pierdes clientes porque no quieren darte su información, puede ser que tienen temores que deberías subsanar, para generar confianza y cambiar la situación.
- Asegúrate de que tu documento sea claro y detallado. Todo aquel que lea tu política de privacidad debe estar en capacidad de entenderla. Por eso mismo no hace falta contratar un abogado a alguien con conocimientos técnicos para elaborarla. Solo se necesita la información completa y una redacción clara. Hemos
- No te llenes de datos que no necesitas. Un análisis cuidadoso de la información que es realmente necesaria e importante para tu negocio, te evitará almacenar datos sin sentido. Además, reducirá tus responsabilidades frente a los usuarios.
- Publícala en un lugar visible en tu tienda en línea. Tu deber es hacer que todo aquel que brinde información en tu tienda lea y acepte tu política de privacidad. Sin embargo, mantenerla en un lugar visible para consulta permanente de cualquier usuario es una buena práctica.
Ejemplo básico de política de privacidad
Aquí tienes un ejemplo general de una política de privacidad para tu tienda online. Si lo usas como base para crear la tuya, deberás asegurarte que la redacción y los detalles correspondan a las necesidades y requisitos de tu modelo de negocio.
También sugerimos ajustar el tono según el estilo de tu marca. Además, siempre conviene revisar la normatividad para asegurarte de que nada quede por fuera. Así crearás una política de privacidad adecuada y completa.
Política de Privacidad
Esta es la Política de Privacidad de [Nombre de tu tienda online]. Acá conocerás cómo recopilamos, utilizamos y protegemos la información personal que obtenemos de nuestros usuarios.
Recopilación de Información
Cuando visitas [URL de tu negocio], podemos pedirte que nos proporciones información personal de manera voluntaria. Entre los datos que recopilamos están tu nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono (añade cualquier otro dato que vayas a solicitar a tus usuarios).
Es posible que también recopilemos información no personal, como la dirección IP, el tipo de navegador, el proveedor de servicios de Internet y otros datos técnicos.
Esta información será captada a través de un formulario (especifica el medio por el cual harás la recolección de datos).
Uso de la Información
La información personal que recopilamos es utilizada para los siguientes fines:
- Proveer y mantener nuestro sitio web y sus funcionalidades.
- Responder tus consultas.
- Enviarte correos electrónicos promocionales sobre nuevos productos, ofertas especiales u otra información que creemos que puede ser relevante para ti.
- Mejorar nuestros productos y servicios mediante el análisis de la información recopilada.
- Cumplir con cualquier requisito legal o regulatorio aplicable.
- Divulgación de Información.
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Implementamos medidas de seguridad razonables para proteger tu información personal. Sin embargo, debes tener en cuenta que ninguna transmisión de datos por Internet o almacenamiento electrónico es 100% confiable, y no podemos garantizar la seguridad absoluta de la información.
Cambios a esta Política de Privacidad
Nos reservamos el derecho de actualizar o modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Te notificaremos sobre cambios significativos mediante una notificación en nuestra tienda en línea o a través de un correo electrónico.
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Contacto
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Esta política fue actualizada por última vez el [Fecha de la última actualización].
La política de privacidad es importante
Hemos dejado claro que crear y publicar una política de privacidad no es opcional para una tienda en línea. Tampoco es un asunto menor, ya que de ese documento depende una parte de la legalidad de tu operación y la confianza de tus potenciales clientes.
Sin embargo, también te hemos ayudado a comprender lo que debes mencionar en este documento, y creemos que no es nada que no puedas hacer. Con una buena comprensión de tu negocio y de tus clientes, un análisis claro de la información, un estudio juicioso de la normatividad y siguiendo los pasos que te hemos dado, lo vas a lograr sin problema.
Es evidente que crear una política de privacidad es algo importante para tu negocio. Entonces, elabora un documento que te de seguridad y a tus clientes tranquilidad. Si quieres indagar más, puedes consultar la Guía legislativa sobre la privacidad y la protección de datos personales en las Américas, de la Organización de los Estados Americanos.
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