11 herramientas básicas para un asistente virtual

Si eres asistente virtual y quieres perfeccionar tus habilidades, deberás incorporar algunas herramientas básicas que te proporcionen atajos y hagan más sencillos tus procesos. Como profesional deberás contar con ases bajo la manga que te ayuden en todo momento. ¿Quieres saber cuáles son?

En WeRemote contamos con vacantes para asistencia virtual. Si deseas postularte, toma en cuenta este blog, en el que conocerás de todo un poco y, que te dará algunas luces para destacar como el mejor asistente virtual.

Herramientas de comunicación

Todo asistente virtual necesita herramientas que conecten su trabajo con otras personas, ya sea un equipo de trabajo, clientes, operadores, empresas, entre otros. Para ello, considera las siguientes:

1. Slack

La plataforma estrella de mensajería, en la que podrás enviar mensajes, compartir archivos, información y proyectos a tus compañeros de trabajo. Además puedes crear canales especializados para centrarte en un tema o conversación sin perder el hilo.

Una sorpresa de Slack es que puedes conectarlo a Google Drive, Dropbox, Asana, y otras aplicaciones de organización, para no perder de vista nada.

¿Quieres saber más sobre lo que conlleva ser un asistente virtual?, te invitamos a leer: Asistente virtual: ¿qué es y qué funciones cumple?

2. Hall

Hall es una herramienta especial de comunicación y no solo porque nosotros lo decimos, sino por sus grandes cualidades:

1. Sincronización de equipos.
2. Integración de plataformas y aplicaciones.
3. No limita el espacio de almacenamiento.
4. Ofrece un plan gratuito y otro bastante económico (4 dólares al mes) en caso de requerir la exportación de datos y funciones especiales.

Otras herramientas que puedes añadir a la lista son Zoom, Google Meet, HipChat y Yammer.

Herramientas de organización y gestión

Las herramientas perfectas para ordenar tu mente y las tareas del día a día.

3. Notion

Notion será como ese amigo que organiza todo en un 2 x 3 y te salva de cualquier olvido. Con esta plataforma podrás organizar tus tareas personales, laborales y en equipos, ya que cuenta con páginas y subpáginas que podrás ordenar y personalizar. Con Notion no podrás aburrirte, ya que es bastante interactiva y dinámica en cuanto a sus apartados; mientras más la explores, encontrarás mejores opciones. Sin duda, la mejor agenda personal para un asistente virtual.

4. Trello

Trello es una gran herramienta para gestionar proyectos que podrás compartir con otros colaboradores o de manera personal. Las funciones que esta plataforma ofrece incluyen:

• Calendarios y checklists.
• Integración con otras aplicaciones como Drive, Slack o Gmail.
• Tableros que podrás personalizar y convertir en un calendario para redes sociales, bases de datos, entre otros.
• Tarjetas de progreso para gestionar el seguimiento de las tareas asignadas

Trello cuenta con una versión gratuita y premium.

5. Asana

Alcanzar tus objetivos nunca había sido tan fácil. Asana te ayudará a cumplirlos con sus tableros de tarea y organización de procesos.

Podrás crear tareas personales o asignar tareas otras personas, así como visualizar aquellas que se te han asignado en un apartado especial. Además, serás capaz de llevar un seguimiento de las mismas y evaluarlas.

Descubre: Las 5 habilidades que todo asistente virtual debe tener

Herramientas para creación y gestión de facturas

Porque también hay que asegurarse de que las facturas y presupuestos estén al día y cuenten con una buena organización. Si eres asistente virtual en el área de ventas, recepcionista o administrador, estas herramientas serán tu salvación:

6. Wave

En Wave podrás administrar facturas y pagos dentro de un panel y tableros. Ideal si eres asistente virtual de un negocio pequeño.

Esta herramienta cuenta con una versión gratuita que ofrece servicios de escaneo para recibos y facturas.

7. Quaderno

La automatización es lo de hoy en día y Quaderno lo sabe. Si eres asistente virtual en un negocio online quizá debas generar facturas, presupuestos y calcular impuestos de manera rápida y eficaz. Quaderno se encargará de su creación en poco tiempo.

Herramientas para administración de correos y contactos

Gestionar y redactar correos puede llegar a ser tardado y tedioso. Con estas herramientas podrás agilizar tus procesos y estrategias para enviar correos.

8. Mailchimp

La herramienta que más se destaca dentro del email marketing. Ideal para asistentes virtuales enfocados en la publicidad, marketing y atención a clientes.

Con Mailchimp podrás:

• Automatizar procesos en pocos clics.
• Enviar varios correos a la vez.
• Personalizar correos.
• Calcular y rastrear campañas de email marketing.

9. Hubspot

Hubspot no solo te ayudará a organizar correos, sino que te dará otras opciones para mejorar la segmentación, seguimiento de leads y contactos, su información y mejorar tu interacción con ellos, automatización de chats, anuncios y analíticas de tráfico y conversión.

Existen 3 planes además de la versión gratuita, según las necesidades de tu trabajo.

Herramientas para diseño/visuales

Si dentro de tu trabajo de asistencia virtual necesitas crear y diseñar presentaciones, flyers y contenido exprés para redes sociales, estos recursos te serán útiles:

10. Editores

• Canva: El lienzo que ofrece miles de alternativas para la creación de presentaciones, invitaciones, flyers, infografías y demás recursos que podrás personalizar y editar.
• Pixlr: El sitio ideal para editar fotografías y publicarlas en sitios web o presentaciones. Pixlr contiene herramientas de recorte, efectos y texto.

11. Bancos de imágenes y video gratuitas

• Pixabay: En este sitio web podrás encontrar miles de fotografías de licencia libre en alta calidad.
• Freepik: El sitio ideal para encontrar ilustraciones en vectores, fotografías, videos.

Sube de nivel y mejora como asistente virtual…

Si quieres potenciar aún más tus habilidades como asistente, no olvides adoptar hábitos y actitudes saludables, como la responsabilidad, proactividad, autoaprendizaje y una buena gestión del tiempo mientras utilizas estas 11 herramientas.

Recuerda que para mejorar debes ser un asistente virtual integral, que se comprometa a lograr sus metas con paciencia y perseverancia. Estamos seguros que podrás lograrlo, ¡paso a paso!